Еще одним способом форматирования текста в MS-Word являются таблицы, позволяющие наглядно представить различного рода информацию: результаты анализа, статистических прогнозов, финансовых отчетов и т. д.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Таблица - один или несколько рядов ячеек, обычно используемых для представления чисел и других элементов в виде, упрощающем их просмотр и анализ.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
MS-Word предлагает несколько способов создания таблицы. Выбор наилучшего из них зависит от ее сложности отображаемых данных и требований пользователя. Вначале следует выбрать место создания таблицы, а затем использовать один из следующих способов:
1) Если формат таблицы несложный: на панели инструментов «Стандартная» нажать кнопку «Добавить таблицу», выбрать нужное число строк и столбцов перемещением указателя мыши.
2) Если формат таблицы должен отличаться от используемого по умолчанию: выбрать команду «Таблица ⇒ Вставить ⇒ Таблица» и в появившемся окне (рисунок 1.28) задать число строк, столбцов, параметры для настройки размера таблицы (группа «Автоподбор ширины столбцов»), один из встроенных форматов (кнопка «Автоформат»).
Рис. 1.28 – Вставка таблицы
Для создания более сложного представления таблиц в MS-Word имеется целый набор средств.
Добавление строк/столбцов к уже существующей таблице возможно с помощью меню «Таблица ⇒ Вставить» и соответствующих команд добавления строк/ столбцов. Удаление строк/столбцов осуществляется с помощью команд меню «Таблица ⇒ Удалить». Аналогичные действия можно выполнить соответствующими командами контекстного меню, если вызвать его на заданных элементах таблицы.
Ячейки таблицы можно также разбивать на несколько ячеек и выполнять обратную процедуру - объединять несколько ячеек в одну. В первом случае следует вызвать контекстное меню на ячейке, выбрать команду «Разбить ячейки» и в появившемся окне указать нужное количество строк и столбцов. Во втором случае ячейки для объединения нужно выделить, а затем, вызвав контекстное меню, выбрать команду «Объединить ячейки».
На рисунке 1.29, a представлен пример таблицы с разбиением ячеек, а на рисунке 1.29, б - с их объединением. Кроме того, на этом рисунке для оформления таблиц использовались различные приемы оформления, такие, как настройка обрамления таблицы, изменение направления текста ячеек, выравнивание содержимого ячеек.
Рис. 1.29 – Представление таблиц
Вид таблицы можно изменять с помощью команд панели инструментов «Таблицы и границы», представленной на рисунке 1.30, a . Например, для изменения границ следует выбрать тип линий границы (на рисунке выбрана одинарная сплошная линия), их толщину (на рисунке установлено значение 0,5), а затем с помощью элемента «Границы» определить границы таблицы, для которых следует использовать указанный тип форматирования.
Текст, расположенный в ячейках таблицы, может быть отображен с разным направлением. Для этого используется соответствующая команда «Направление текста» панели «Таблицы и границы», исполнение которой приводит к смене направления вывода текста: горизонтально слева направо, горизонтально справа налево, вертикально снизу вверх, вертикально сверху вниз (рисунок 1.29, б ).
Содержимое ячеек также может быть выровнено внутри ячейки нескольким способами. Эти способы выравнивания доступны из контекстного меню. На рисунке 1.30, б показано, как можно задать способ выравнивания информации в ячейке. Для изменения практически всех параметров таблиц можно использовать команду «Свойства таблицы». При выборе этой команды на экране появляется диалоговое окно, где пользователь может изменять любые элементы таблицы и любые их параметры.
Рис. 1.30 – Приемы работы с таблицами
В таблицах MS-Word предусмотрена возможность проводить элементарные математические расчеты. Для этого необходимо поместить курсор в ячейку и открыть диалоговое окно «Формула» с помощью команды «Таблица ⇒ Формула» (рисунок 1.31).
Рис. 1.31 – Создание и форматирование формул
В первое поле вводится формула с использованием простых арифметических операций и некоторых стандартных функций, доступных из выпадающего списка
«Вставить функцию:».
Во втором поле «Формат числа:» задается формат представления результата.
Практически в любой формуле используются значения, находящиеся в других ячейках. Чтобы получить эти значения, необходимо обратиться к ячейке по ее адресу. Адрес ячейки формируется из индекса столбца и номера строки. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (A, B, C, . . .). Нумерация строк начинается с единицы. Ниже показана таблица 3 × 4, в каждой ячейке которой помещен ее адрес.
Таблица 1.1
Если в функции используются значения из нескольких ячеек, то их адреса перечисляются через точку с запятой (A2; B4; C3; C4). В том случае, когда ячейки
располагаются рядом, можно указать только адрес первой и адрес последней ячеек, разделив их двоеточием. Например:
А1:А3 (группа из трех, вертикально расположенных ячеек);
А1:D1 (группа состоит из четырех ячеек, которые находятся в первой строке);
B1:D3 (прямоугольная область, включающая в себя девять ячеек. B1 обозначает верхний левый угол области, D3 - нижний правый).
Существуют еще два зарезервированных слова, обозначающие группы ячеек:
LEFT - указывает на все ячейки, стоящие в строке слева от ячейки с формулой;
ABOVE - указывает на все ячейки, стоящие в столбце выше от ячейки с формулой.
В таблице 1.2 представлены некоторые стандартные функции, используемые в поле «Формула:».
Таблица 1.2 – Функции MS-Word
Для функций с пустыми скобками допустимо любое число аргументов, разделенных точками с запятыми (;). Аргументы могут быть числами, формулами или именами закладок 1, содержащих числа.
Для выполнения вычислений в таблице предлагается следующий алгоритм:
1) Выделить ячейку, в которую будет помещен результат.
2) В меню «Таблица» выбрать команду «Формула».
3) Если MS-Word предлагает неподходящую формулу, удалить ее из поля
«Формула».
4) В списке «Вставить функцию» выбрать нужную функцию.
6) В поле «Формат» числа ввести формат представления чисел.
MS-Word вставляет результат вычисления в выбранную ячейку в виде поля. При изменении ссылок на ячейки результаты вычислений можно обновить, выделив поле и нажав клавишу F9.
1Закладка - отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет переходить к нему в дальнейшем.
Таблицы в программе Word позволяют осуществит более сложные задачи по расположению текста на листе. Более того, можно точно до миллиметра настроить размер таблицы, указать высоту строк и ширину каждого столбца.
В рамках данной статьи будет рассмотрен пример точного задания размеров таблицы, а также других параметров, влияющих на отображение таблицы при печати листа.
При выделении таблицы или при попадании курсора в область таблицы в меню Word появляется новая графа «Работа с таблицами» , включающую в себя закладки «Конструктор» и «Макет» . Именно в этих закладках и находятся все необходимые нам пункты меню для точной настройки таблиц в программе Word .
В закладке «Конструктор» имеется меню уже настроенных различных стилей таблиц, которые присваиваются выделенной таблице простым выбором из списка понравившегося стиля.
В графе «Стили таблиц» имеется пункт «Заливка» , в котором можно выбрать цвет заливки таблицы. Заливка выбирается только для выделенной таблицы или для отдельной выбранной ячейки в таблице, что позволяет создать таблицы с разноцветными ячейками.
Под пунктом «Заливка» имеется пункт «Границы» , который позволяет сделать грани таблицы или линии между ячейками невидимыми. При этом можно сделать совершенно любую комбинацию видимых и невидимых линий таблицы, как это видно на скриншоте ниже. Голубыми пунктирными линиями отображаются невидимые линии, которые можно при желании вообще скрыть, нажав пункт «Отобразить сетку» .
В пункте «Границы» в самом низу выпадающего меню есть пункт «Границы и заливка» , который также можно найти в появляющемся меню при нажатии правой кнопкой мыши в области таблицы. Этот пункт вызывает окошко настроек, в котором имеется три закладки «Граница» , «Страница» , «Заливка» , которые немного расширяют рассмотренные уже настройки.
В дополнение к рассмотренным настройкам заливки таблиц и конфигурации видимых и невидимых границ таблицы, в данном окошке можно выбрать уже толщину линии таблицы, тип линии таблицы. В закладке «Страница» можно выбрать различные эффекты для самой страницы, такие, как рамка, тень и другое.
С различными стилями отображения таблиц можно сказать, что разобрались. Теперь перейдем к точному заданию размеров таблицы. Сделать подобные настройки можно вызвав окошко «Свойства таблицы» . Вызывается это окошко в закладке «Макет» в графе «Таблица» , либо в появляющемся меню при нажатии правой кнопкой мыши в области таблицы.
В окошке «Свойства таблицы» имеются следующие закладки: «Таблица», «Строка», «Столбец», «Ячейка» и «Замещающий текст» . Закладкой «Замещающий текст» мы пользоваться не будем, а вот все остальные рассмотрим более подробно.
Начнем мы с закладки «Таблица» . В этой закладке настраивается таблица в целом. Имеется строка «Размер» , в которой мы в сантиметрах укажем ширину таблицы 10 см.
Следующая строка «Выравнивание» , в которой определяется положение нашей таблицы на листе. Укажем «по центру» . При варианте «слева» можно также указать отступ от границы используемой части листа.
В строке «Обтекание» можно указать, будет ли текст обтекать нашу таблицу. Выбираем «нет» .
Также на этой закладке имеется две кнопки. Одна из них «Границы и заливка» , этот пункт мы разобрали выше, и «Параметры» . При нажатии этой кнопки появляется окошко «Параметры таблицы» , в котором можно сделать дополнительные настройки. Можно настроить «Поля ячеек по умолчанию» , т.е. отступы от границ ячейки. Это область, в которую будет помещаться текст в ячейке. «Интервалы между ячейками по умолчанию» мы менять не будем, так как нас вполне устраивает расположение ячеек впритык. Галочку напротив пункта «автоподбор размеров по содержимому» мы уберем, иначе размер ячейки будет увеличиваться автоматически, если текст в нее не будет помещаться.
В закладке «Строка» можно настроить высоту строки. Задается минимальная высота в сантиметрах, либо точное значение высоты строки. Мы зададим для всех строк точное значение 1 см, а для первой зададим высоту 0,5 см. Также можно разрешить или запретить такие параметры, как «разрешить перенос строк на следующую строку» и «повторять как заголовок на каждой странице» .
Для того чтобы отредактировать таблицу, созданную по варианту 1 или по варианту 2, можно (в документе Word) выполнить одно из следующих действий: - выполнить двойной щелчок по таблице; - выполнить команду Объект Лист-Изменить контекстного меню таблицы или пункта меню Правка; - выполнить команду Объект Лист-Открыть контекстного меню таблицы или пункта меню Правка. В первых двух случаях происходит запуск интерфейса Excel. Тогда для возврата в документ Word следует щелкнуть за пределами поля таблицы или нажать Esc. В третьем случае происходит запуск Excel в отдельном окне и загрузка в него таблицы (а точнее, книги) из документа Word. Для возврата в Word после редактирования следует просто закрыть Excel (обновление таблицы в документе Word произойдет автоматически).
Такие же действия выполняются и для таблиц, вставленных в виде пиктограммы. Только в этом случае открытие может быть использовано просто для просмотра таблицы. Аналогично выполняется редактирование таблицы, созданной по варианту 3.
Однако в этом случае имеются следующие отличия:
» независимо от способа входа в режим редактирования происходит запуск Excel в отдельном окне;
» после запуска Excel, в него загружается книга, с которой связана таблица в документе Word;
» при выходе из Excel появляется запрос о необходимости сохранения изменений, внесенных в книгу, после чего можно:
Согласиться на сохранение, и тогда произойдет сохранение файла книги с внесенными изменениями и возврат в документ Word, в котором также отразятся внесенные в таблицу изменения; - не согласиться на сохранение, и тогда произойдет возврат в документ без сохранения файла книги и без изменения таблицы в документе Word. Управление связями в Word выполняется практически так же, как это делается в Excel.
В документ Word можно также вставить и диаграмму Excel. Если используется уже существующая на диске книга, то для этого следует войти в режим редактирования и выбрать лист диаграммы. Если же требуется вставить новый лист диаграммы (вариант 1), то в поле списка Тип объекта на вкладке Создание диалогового окна Вставка объекта необходимо выбрать значение Диаграмма Microsoft Excel. И тогда в документе Word появится книга, состоящая их двух пустых листов: диаграммы и таблицы.
Действие 1
Откройте документ Вторая книга, перейдите на лист Отчет по продажам. Затем сохраните документ Вторая книга и закройте Excel. Запустите Word (это можно сделать, выполнив команду ПрограммыMicrosoft Office-Microsoft Office Word 2003 из Главного меню Windows). Находясь в новом документе Word, выполните команду Объект... (Вставка) и в появившемся диалоговом окне на вкладке Создание из файла в поле Имя файла наберите полное имя файла C:\Таbеs\Вторая книга.хls (можно не набирать имя файла, а нажать кнопку Обзор... и, используя появившееся диалоговое окно, найти файл Вторая книга. хls).
Нажмите кнопку ОК и убедитесь, что в текстовом документе появилась таблица и диаграмма листа Отчет по продажам документа Вторая книга.
Действие 2
Находясь в документе Word, выполните двойной щелчок по таблице. В результате этого произойдет запуск интерфейса Excel. Измените содержимое любой ячейки и щелкните в документе Word за пределами поля таблицы.
Убедитесь, что таблица в документе Word изменилась. Откройте документ Вторая книга, перейдите на лист Отчет по продажам. Убедитесь, что лист не изменился, т. к. связь между документом Excel и документом Word не устанавливалась. Закройте документ Вторая книга.
Закройте Word, не сохраняя в нем новый документ.
Работая в Microsoft Word с таблицами, может возникнуть необходимость выделить некоторые части в ней, или полностью ее залить. Это поможет акцентировать внимание на заголовках, или на тех ячейках, информация в которых крайне важна.
Вот давайте в этой статье мы с Вами и рассмотрим, как изменить цвет таблицы в Ворде, всей целиком, или только определенных ячеек, и каким образом он меняется для границ.
Для того чтобы полностью залить таблицу, выделите ее – нажмите на стрелочки в левом верхнем углу. Откройте вкладку «Работа с таблицами» – «Конструктор» . Дальше в статье, мы только с этой вкладкой работать и будем, поэтому не буду каждый раз напоминать, чтобы Вы ее открыли.
Нажмите на стрелку на кнопке «Заливка» и выберите из выпадающего списка подходящий вариант.
Если хотите закрасить только шапку, или любые другие ячейки, тогда выделите только их, а потом выбирайте оттенок в списке.
Для того чтобы закрасить всего одну ячейку, достаточно поставить в ней курсив, а затем выбрать цвет.
Теперь давайте разбираться, как можно изменить цвет границ. Выделите все, нажмите на стрелочку возле кнопки «Границы» и выберите из списка «Границы и заливка» .
Откроется вот такое окно. В нем выберите из выпадающего списка нужный цвет. Кроме того, здесь же можно изменить тип линий, сделать их точками или пунктиром, и их ширину. Потом слева нажмите на кнопку «Все» . Посмотрите, чтобы в поле «Применить к» было указано «таблице» и жмите «ОК» .
У меня закрасились все линии, даже те, которые были убраны. , прочтите, перейдя по ссылке.
Для этого нужно выделить ячейки, которые с ними связаны, и в выпадающем списке «Границы» убрать те, которые не нужны.
Для закрашивания, можно воспользоваться и одним из готовых стилей. Выделите ее и разверните список доступных стилей, нажав на стрелку, указывающую вниз. Затем выберите подходящий вариант.
В готовых стилях изменяется цвет ячеек и границ, причем можно сделать акцент на заголовки или левый столбец.
Если нужно, чтобы повторялись на каждой странице, прочтите, как это сделать.
Если же у Вас наоборот есть документ с цветной таблицей, тогда убрать ее цвет в Ворде получится следующим образом. Выделите ее, откройте уже знакомое окно и в поле «Цвет» выберите . Слева нажмите на «все» , а потом кликайте по кнопке «ОК» .
Таким образом, все границы станут стандартные черные.
Для изменения заливки нужно нажать по одноименной кнопке и выбрать из списка «Нет цвета» . В результате, все ячейки станут такими же, что и сам лист.
Вот такими способами, получится изменить или цвет всей таблицы полностью, или отдельные ячейки, или ее границы. Ну а если Вам не подойдут сделанные изменения, их всегда можно удалить.
. Для того, чтобы таблица выглядела красивой и аккуратной необходимо её отредактировать и отформатировать. Вот про это мы сейчас и поговорим. Как в Ворде, мы с вами рассматривали в прошлый раз. Таблицу можно и нужно красиво оформить и отформатировать. Будет не хорошо, если в вашей таблице шрифт будет разных , или запись в одной строке будет находится по правому краю, а в другой по левому. Особенно это касается цифр.Но самое большое затруднение, это при необходимости добавить или удалить строку или колонку. Только по этой причине некоторые не любят создавать и редактировать таблицы в текстовом редакторе Word. Все наши страхи существуют до тех пор, пока мы чего-то не знаем или не понимаем. Как только человек понимает, что происходит в том, или ином случае, так все страхи и неуверенность в себе просто улетучиваются. В этом вы убедитесь сами.
Добавление строк в таблицу
Все операции с таблицами во всех версиях программы, делаются одинаково. Некоторые способы показаны только для Ворд 2003.
Добавить строку в конец таблицы
Первый способ
Установите курсор справа за гранью таблицы возле последней строки и нажмите Enter на клавиатуре.
Второй способ
Установите курсор в последнюю ячейку таблицы и нажмите на клавиатуре клавишу < Tab >.
Добавить строку в середине таблицы
Первый способ
Установите курсор справа возле той строки, после которой необходима вставка новой строки и нажмите Enter .
Второй способ
Установите курсор в любую ячейку строки, перед или после которой вы хотите вставить новую строку и выберите в меню – Таблица – Вставить – Строки выше или Строки ниже .
Вставка несколько строк одновременно
Для того, чтобы вставить в таблицу несколько строк одновременно выполните следующее.
Выделите столько ячеек (именно ячеек – всю строку выделять не обязательно) сколько строк вам необходимо добавить (выделите три строки – получите новых три строки) и выберите в меню команду – Таблица – Вставить – Строки выше или Строки ниже .
Удаление строк из таблицы
Удаление одной строки из таблицы.
Первый способ
Щелкните правой кнопки мыши по любой ячейке строки, которую вам необходимо удалить. В выпадающем меню выберите пункт «Удалить ячейки… ».
Откроется окошко «Удаление ячеек ».
Выберите пункт «удалить всю строку» и нажмите кнопку «OK ».
Второй способ
Установите курсор в любой ячейке строки, которую вы хотите удалить и выберите в меню пункт – Таблица – Удалить – Строки .
Удаление нескольких строк одновременно
Выделите в любом столбце несколько ячеек в строках, которые вам необходимо удалить и щелкните на выделенном участке правой кнопкой мыши. В выпадающем меню выберите пункт «Удалить ячейки… ».
В открывшемся окошке «Удаление ячеек » выберите пункт «Удалить всю строку ».
Точно таким же образом можно добавлять и удалять столбцы таблицы.
Добавление и удаление столбцов таблицы
Добавить столбец в таблицу.
Установите курсор в ту ячейку, возле которой хотите добавить колонку и выберите в меню пункт – Таблица – Вставить – Столбцы слева/справа (выберите то, что необходимо вам).
Удалить столбец из таблицы.
Для того чтобы удалить столбец из таблицы щелкните правой кнопкой мыши в любой ячейке того столбца, который необходимо удалить и в выпадающем меню выберите пункт – Удалить ячейки… — Удалить весь столбец – или выберите в меню пункт – Таблица – Удалить – Столбцы .
И в том и в другом случае по умолчанию удаляется столбец слева.
Работа с ячейками таблицы
Объединение ячеек в таблице.
Выделите те ячейки, которые необходимо объединить и щелкните по выделенной области правой кнопкой мыши. В выпадающем меню выберите пункт – Объединить ячейки .
Разбиение ячейки таблицы.
Для того чтобы разбить ячейку сделайте следующее. Щелкните правой кнопкой мыши по той ячейке, которую необходимо разбить и выберите пункт – Разбить ячейки .
