Keď píšeme list priateľovi alebo príbuznému, môžeme si dovoliť takmer akúkoľvek slobodu. Môžete ignorovať chyby a interpunkčné znamienka, skracovať slová akokoľvek chcete, používať slang – hlavné je, aby bolo jasné, o čom hovoríte.
Ak si ale píšeme s neznámym alebo neznámym človekom a chceme od neho dostať odpoveď, tak by sme mali brať do úvahy nejaké pravidlá.
Pravidlá komunikácie
1. Vždy uveďte predmet listu.
Pole „Predmet“ musí byť v každom prípade vyplnené a je veľmi žiaduce, aby zodpovedalo obsahu správy.
Napríklad, ak sa chcete objednať na konzultáciu na 5. marca, napíšte: „Prihláste sa na konzultáciu (03/05).“
2. Pri odpovedaní na list si uložte históriu korešpondencie.
Keď od niekoho dostanete list, môžete naň odpovedať tromi spôsobmi:
- Skopírujte si adresu odosielateľa a napíšte mu nový list
- Kliknite na pole špeciálnej odpovede v spodnej časti správy
- Použite tlačidlo Odpovedať
Na obchodnú korešpondenciu by ste mali odpovedať tretím spôsobom, to znamená kliknúť na tlačidlo „Odpovedať“.
| V Mail.ru: | V Yandex.Mail: | Na Gmail.com: |
Otvorí sa nový list, v ktorom sa bude opakovať list, ktorý ste dostali. Téma je rovnaká, len s predponou „Re:“, pôvodný text je plne citovaný.
Toto je všeobecne akceptovaný formulár odpovede a nemali by ste na ňom nič meniť. To znamená, že ponecháte tému tak, ako je uvedené (s Re:), a nevymažete citovaný text. Môže byť odstránený iba vtedy, ak je celá cenová ponuka nevhodná.
Podľa pravidiel komunikácie musí byť vaša odpoveď vytlačená pred citovaným textom.
V ďalšej korešpondencii postupujte rovnakým spôsobom. Je to potrebné, aby si každý účastník konverzácie mohol kedykoľvek spomenúť, o čom sa diskutovalo.
Toto pravidlo platí pre väčšinu e-mailových stránok. Výnimkou je gmail.com (pošta od Googlu). V ňom je odpoveď vytlačená v malom okienku dole, pod obsahom prijatého listu.
3. Vždy pozdravte a oslovte svojho partnera ako „vy“
Každá správa by mala začínať pozdravom. A je lepšie, ak je to individuálne. Ak je to vhodné, zavolajte partnera menom, inak - krstným menom a patronymom. Ak píšete jednému človeku, oslovujte ho „Vy“. veľké písmená.
List je vhodné zakončiť nasledujúcou konštrukciou: S pozdravom... (krstné meno, priezvisko alebo priezvisko).
Napríklad: Dobrý deň, Alexey Petrovič. Pošlite zmluvu Ivanovi Michajlovičovi. Budem vám veľmi vďačný. S pozdravom Ilya Krivosheev
4. Odpovedzte čo najrýchlejšie
Čím skôr na správu odpoviete, tým lepšie. Ideálne do niekoľkých hodín. Ale je to možné aj v priebehu niekoľkých dní. Čím dlhšie čakáte na odpoveď, tým horšie to ovplyvňuje vašu reputáciu.
Čo sa týka textu správy, pri jej písaní by ste sa tiež mali riadiť niekoľkými pravidlami:
Napíšte konkrétne, ale podrobne
Nenúťte svojho partnera hádať, čo ste presne mysleli. Ak problém nie je zrejmý, popíšte ho čo najpodrobnejšie: ako ste dosiahli výsledok, ktorý máte, čo presne chcete dosiahnuť a čo sa vyžaduje od vášho partnera.
To však neznamená, že musíte veľmi podrobne uviesť všetky podrobnosti. Preskočte všetky nepotrebné veci – vážte si čas druhej osoby.
Skúste písať stručne a k veci
Netreba sa napríklad baviť o tom, ako sa má manželka, svokra a ďalší príbuzní.
Čo sa týka veľkosti, ideálne jedna „obrazovka“ (bez rolovania). Maximum - veľkosť textu, ktorá sa zmestí na hárok A4.
Používajte zdravý rozum a slušnosť
Buďte zdvorilí, pozorní, ďakujeme za vaše listy a čas.
Čo absolútne NEMÔŽETE
Zneužívanie interpunkčných znamienok
Stačí jeden výkričník alebo otáznik. Nemali by sa duplikovať. Taktiež nepreháňajte elipsy.
Osobne, keď dostávam takéto listy, začínam pochybovať o duševnom zdraví ich odosielateľa.
Príklad „zlého“ listu:
Používajte rôzne typy písma, veľkosti písmen a farby
Moderné e-mailové stránky a programy umožňujú zmeniť tieto parametre. Môžete si vybrať nejaké neobvyklé písmo, zväčšiť alebo zmenšiť písmená alebo vyfarbiť text v rôznych farbách. Ale to je v obchodnej korešpondencii nevhodné!
Je lepšie nemeniť vôbec nič a nechať všetko tak, ako je predvolene. Jediné, čo je prijateľné, je zvýrazniť niektoré slová tučným písmom alebo kurzívou. Ale iba ak je to absolútne nevyhnutné!
Príklad „zlého“ listu:
Vložte obrázky smajlíkov
Nechajte všetky druhy smiešnych a smutných tvárí, kvetov a sŕdc na osobnú korešpondenciu. V obchodných listoch je lepšie nepoužívať emotikony vôbec - ani textové, ani najmä obrázky.
Príklad „zlého“ listu:
Vytlačte text veľkými písmenami
Písanie textu veľkými písmenami na internete sa považuje za neslušné správanie. To platí pre oboch Obchodná korešpondencia, a osobné, ako aj komunikácia v v sociálnych sieťach, na Skype, na fórach a na iných miestach. Navyše to platí pre celý text aj jednotlivé slová.
Za veľké písmená je zodpovedný kláves Caps Lock. To znamená, že ak sú všetky vaše písmená napísané veľkými písmenami, stačí ho raz stlačiť a uvoľniť.
Písanie jednotlivých slov a celého textu veľkými písmenami je ako krik. A krik je agresia, ktorá presahuje kultúrnu korešpondenciu.
Okrem toho netlačte „Predmet“ listu veľkými písmenami - to je vrchol neúcty!
Samozrejme, môžete do textu zadať niektoré slová veľkými písmenami, ale potom to partner bude považovať za náznak, že je „hlúpy“. Príklad:
Ak naozaj potrebujete niečo v texte zvýrazniť, je lepšie to urobiť tučným písmom alebo kurzívou.
A je tiež veľmi vhodné vyhnúť sa slovám „Urgentné“, „Dôležité“ a iným, ktoré vyjadrujú netrpezlivosť v predmete listu.
Gramotnosť
Bolestná téma na internete. Každý druhý list, ktorý dostanem na svoj e-mail, obsahuje hrubé gramatické chyby. A vôbec nemá zmysel hovoriť o interpunkcii - je dobré, ak sú prítomné aspoň nejaké interpunkčné znamienka.
Problém nie je ani v tom, že naši ľudia sú negramotní. Ide len o to, že niektorí nie sú rodení hovoriaci, zatiaľ čo iní nevedia písať na klávesnici a robia chyby len preto. Mnohé, mimochodom, majú na svedomí nie veľmi dobrý zrak.
Nemali by ste byť v tomto príliš prísni, ale snažte sa v listoch písať správne. Niekoľko jednoduchých tipov:
- Každá veta musí začínať veľkým písmenom. Ak ho chcete zadať, podržte stlačený kláves Shift.
- Na konci každej vety musí byť bodka. V ruskom rozložení klávesnice sa nachádza v spodnom riadku vpravo (pred Shift).
- Ak chcete napísať čiarku, podržte kláves Shift a stlačte bodku.
- Pred čiarku ani bodku nedávajte medzeru. Po nich by mal zostať priestor.
A ešte jeden tip pre tých, ktorí aspoň trochu vedia používať textový editor Word (Writer). Najprv zadajte písmeno v tomto programe. Chyby zvýrazní červenou čiarou a kliknutím pravým tlačidlom myši na takéto slovo ho môžete opraviť.
Skopírujte a prilepte hotový text do textového poľa listu. Pred vložením by ste však mali zakázať formátovanie, aby sa pridalo bez formátovania Word programy(Spisovateľ).
Ak to chcete urobiť, v pošte mail.ru kliknite na znak „Odstrániť dizajn“ v hornej časti.
V Yandex.Mail - tlačidlo „Zakázať dizajn“ vpravo.
Po prilepení je možné vzhľad znova zapnúť.
Obchodná komunikácia prostredníctvom e-mailu je neoddeliteľnou súčasťou života každého človeka. moderný človek: Píšeme spolupracovníkom, manažmentu, klientom, obchodným partnerom, ľuďom, ktorí nás poznajú, aj tým, ktorí nás ešte nepoznajú. Čo je to podnikateľská etika v elektronickej korešpondencii a aká je nevyhnutná pre úspešné podnikanie?
Každý list je náš vizitka a odrazom obchodnej pozície. A ak je pre nás dôležité, aby táto vizitka vyzerala slušne, a aby obchodná pozícia prispievala ku komfortu a produktivite komunikácie, tak poznať základné pravidlá slušného správania a dodržiavať ich v každodennej korešpondencii je najdôležitejšou podmienkou úspechu.
Pokiaľ ide o elektronickú obchodnú korešpondenciu, platia rovnaké pravidlá a predpisy, aké podniká pri akýchkoľvek iných formách obchodnej interakcie: pri telefonickej komunikácii, vyjednávaní atď. Podľa môjho názoru je etika obchodnej e-mailovej korešpondencie založená na niekoľkých neotrasiteľných princípoch:
- Vzájomný rešpekt medzi súpermi pre ich osobnosť a obchodné postavenie.
- Pozor na obchodné záujmy oponenta.
- Pochopenie dôležitosti otázok ochrany súkromia.
- Dochvíľnosť pri výmene informácií.
Uvažujme o praktických nástrojoch na implementáciu týchto princípov
1. Kompetentne a jasne navrhnuté pole „Predmet“ / „Predmet“.
Určenie predmetu šetrí čas adresáta, umožňuje mu okamžite posúdiť obsah doručeného listu a rýchlo rozhodnúť o jeho priorite pri jeho čítaní.
2. Pozdrav a osobná adresa adresátovi/príjemcom
Vytvára dôveru a dáva listu osobný nádych. Ignorovanie mena adresáta je vnímané ako nesprávnosť.
3. Presnosť adresovania
Správne vyplnenie polí „Komu“, „Kópia“ a „Skrytá kópia“ je najdôležitejším nástrojom efektívnej a etickej komunikácie. Aby ste sa vyhli chybám pri práci s týmito oblasťami, musíte poznať ich účel, ktorý je všeobecne akceptovaný v modernom podnikateľskom prostredí:
- ak je vaše meno v poli priameho adresáta („Komu“), znamená to, že odosielateľ listu čaká na odpoveď na svoju otázku od vás;
- ak sa v tomto poli nachádza viacero adresátov, znamená to, že odosielateľ listu čaká na odpoveď od každého alebo od ktoréhokoľvek z adresátov;
- Ak je vaše meno uvedené v poli „Kópia“, znamená to, že odosielateľ chce, aby ste si boli vedomí problému, ale neočakáva od vás odpoveď. Do predmetu korešpondencie by ste nemali zadávať, ak je vaše meno v poli „Kópia“. Ak sa napriek tomu rozhodnete nadviazať korešpondenciu, znakom dobrých mravov by bolo začať list jednou z nasledujúcich fráz: „Dovoľte mi, aby som sa zapojil do diskusie k tejto téme...“, „Prepáčte, že zasahujem...“, „Dovoľte mi vyjadriť svoj názor...“.
Osobitná pozornosť z hľadiska etiky patrí oblasti „Slepá kópia“. Toto je najzraniteľnejší e-mailový nástroj z pohľadu etiky podnikania, pretože... toto pole je zvyčajne vnímané ako nástroj tajnej kontroly a informácií. Príjemcovia skrytej kópie nie sú viditeľní pre ostatných príjemcov. Niektoré spoločnosti, ktoré sú citlivé na etické otázky, zakazujú používanie tohto nástroja vo firemnej korešpondencii. Výnimkou sú hromadné zásielky (napríklad pozvánky). Odosielajú sa veľkému počtu príjemcov, ale e-mailové adresy by nemali vidieť všetci.
Existujú spoločnosti, ktoré s poľom „Skrytá kópia“ zaobchádzajú pokojnejšie a dodržiavajú nasledujúce univerzálne pravidlá:
- v poli „Slepá kópia“ sú umiestnení príjemcovia (skrytí adresáti), ktorí by si mali byť vedomí korešpondencie, ale ich povedomie by nemalo byť zrejmé priamym adresátom;
- odoslanie listu s vyplneným poľom „Slepá kópia“ predpokladá predbežnú dohodu alebo následnú informovanosť autora listu a skrytých príjemcov o dôvode a účele tejto formy informácie;
- skrytý príjemca by nemal vstupovať do predmetu korešpondencie z poľa BCC.
4. Rýchlosť odozvy
Doba odozvy na list je jedným z ukazovateľov vašej pozície vo vzťahu k obchodným záujmom partnerov a klientov. Spoločnosti majú v tomto smere rôzne štandardy. Prijateľný čas odozvy/reakcie na list je do dvoch až troch hodín. Ak ste po prijatí listu a jeho prečítaní pochopili, že naň nemôžete odpovedať do 24 hodín, pravidlom dobrej formy by bolo poslať adresátovi informáciu, že ste jeho list dostali, a odpoviete mu: "Dostal list. Odpoviem dnes počas dňa" alebo "Dostal list. Na odpoveď sú potrebné ďalšie informácie. Pokúsim sa odpovedať najneskôr...“
Ponúkame
5. Správna práca s informáciami (objem, jazyk, štruktúra, formát)
Povaha a osobitosť prezentácie informácií v texte listu je tiež nástrojom a ukazovateľom vašej schopnosti a túžby viesť korešpondenciu čo najsprávnejšie a s rešpektom voči adresátovi:
- maximálny komfort pri čítaní objemu listu, ktorý sa zmestí „na jednu obrazovku“, maximálne – v objeme textu jedného listu formátu A-4;
- objem odoslaných príloh by nemal presiahnuť 3 MB (väčšie súbory môžu spôsobiť problémy, pretože nemusia prejsť cez poštový server príjemcu);
- Odoslané súbory je lepšie „zabaliť“ do univerzálneho kódovania: Zip alebo rar (iné prípony môžu byť počas preposielania zablokované alebo odrezané a príjemcovi môžu spôsobiť problémy);
- pri odpovedi na list od adresáta by mal byť text vašej odpovede umiestnený v hornej časti (na začiatku) listu, a nie nadol (tým sa adresátovi ušetrí „listovanie“ predchádzajúcim textom korešpondencia pri hľadaní odpovede, ktorú ste napísali);
- Odpoveď na list adresáta by ste nemali začínať ako nový list (bez uloženia histórie korešpondencie). Takáto odpoveď prinúti prijímajúceho, aby strácal čas hľadaním pôvodnej správy;
- Je potrebné písať v jazyku, ktorý je pre adresáta čo najzrozumiteľnejší. V každom konkrétnom prípade je problematika vhodnosti používania odbornej, internej firemnej slovnej zásoby, slangu, skratiek a anglicizmov (vypožičané z r. v angličtine v nejakom inom jazyku).
Ak používanie slangu a skratiek zvyšuje rýchlosť a efektivitu korešpondencie, potom je používanie slangu prijateľné a etické. Interná korešpondencia v rámci spoločnosti je teda takmer vždy plná slangu: je známa a zrozumiteľná všetkým účastníkom korešpondencie a umožňuje vám ušetriť čas. Ale v korešpondencii s externými obchodnými partnermi/klientmi ide o problém, ktorý si vyžaduje opatrnosť.
Stáva sa, že sa nezaobídete bez terminológie. Napríklad spoločnosť poskytuje klientom produkt/službu, ako je online reklama, pričom pojmy ako „mediálny kontextový banner“, „kľúčové slová“, „negatívne slová“, „ctr“ nemožno ničím nahradiť; do obchodného kontextu a naučiť klienta s nimi pracovať. V tomto prípade je dôležité, aby boli obe strany trpezlivé a ochotné vysvetľovať a učiť sa.
Existujú však prípady, keď sa používaniu skratiek a výrazov možno a treba vyhnúť.
PRÍKLAD:
Môj priateľ strávil 2 dni hľadaním odpovede na otázku: čo je ASAP. Pripravovala podklady pre vydavateľstvo a v poslednom liste jej napísali: „ Masha, pošlite prosím všetky svoje materiály čo najskôr" Masha sa rozhodla, že ide o označenie formátu, ktorý jej nie je známy, do ktorého je potrebné text „preložiť“. Čas strávený Mášou „rozlúštením“ a uspokojením požiadavky vydavateľa trval 2 dni. Predstavte si tú mrzutosť Stroja, keď po 2 dňoch zistil, že za záhadným „asap“ sa skrýva skratka bežne používaná v anglicky hovoriacom prostredí „ čo najskôr» – « tak rýchlo ako sa dá».
RADY: nezneužívať anglicizmy, špeciálne termíny a interné skratky v korešpondencii s externými klientmi a partnermi.
6. Dostupnosť podpisu a kontaktných informácií
Toto je nevyhnutný atribút, ktorý by mal ukončiť každé vaše písmeno. Do podpisového bloku je potrebné umiestniť:
- Vaše meno a priezvisko.
Vďaka tomu je korešpondencia personalizovaná, čo ovplyvňuje efektivitu a psychologický komfort komunikácie. V podpise by ste nemali používať skratky. Namiesto T.L. Vorotyncova vo svojom podpise napíšem Tamara Leonidovna Vorotynceva (alebo Tamara Vorotynceva), aby adresát pochopil, ako ma kontaktovať v odpovedi.
- Uveďte svoju pozíciu.
Týmto umožníte príjemcovi pochopiť hranice vašej právomoci a odbornej spôsobilosti pri riešení problémov.
- Kontaktné súradnice (telefón, email, názov a adresa spoločnosti, jej webová stránka).
Príjemcovi tým poskytnete v prípade potreby možnosť ďalšej operatívnej komunikácie.
Keď zhrniem všetky vyššie uvedené skutočnosti a mám dlhoročné skúsenosti s pozorovaním korešpondencie v rôznych spoločnostiach, môžem s istotou povedať toto: etické normy v modernej podnikateľskej komunite nie sú len a ani nie tak nominálne atribúty dobrých mravov, sú to praktické nástroje, ktoré prinášajú. k životu, ktorý umožňuje, aby bola obchodná komunikácia správna, rýchla, pohodlná a v konečnom dôsledku efektívna.
Venujte pozornosť školeniu, ktoré vedie Tamara Vorotyntseva.
články
Obchodná etiketa sa vzťahuje nielen na ľudské správanie v spoločnosti pri osobnej komunikácii medzi ľuďmi, ale stanovuje aj pravidlá, ktoré je potrebné dodržiavať pri písomnej komunikácii. Ako správne a v súlade s požiadavkami viesť obchodnú korešpondenciu, je zaujímavé pre každého, kto sa podieľa na odborných činnostiach alebo aktívne komunikuje s rôznymi orgánmi, ktoré riešia svoje problémy, napríklad ako spotrebiteľ služby.
Výhody obchodnej korešpondencie oproti iným typom prenosu informácií
Napriek tomu, že písanie obchodných listov si vyžaduje čas, táto forma prenosu informácií má nepopierateľné výhody.
- Môžu byť použité na sprostredkovanie dôležitých oficiálnych a dôverných informácií, ktoré nemožno oznámiť ústne.
- Vytvorené správy je možné ukladať na dlhú dobu, môžete sa k nim vrátiť a znova preskúmať obsah.
- List je možné poslať súčasne niekoľkým adresátom s rovnakým textom, čo môže výrazne ušetriť čas na prípravu a odosielanie listov na rovnakú tému.
Obchodná korešpondencia je druh obchodnej komunikácie vykonávanej v písomnej forme za účelom výmeny informácií oficiálneho obchodného charakteru.
Samotný pojem formálnosti korešpondencie znamená prítomnosť oficiálnych alebo iných obchodných informácií, ktoré z nejakého dôvodu nemožno adresátovi odovzdať ústne alebo neformálne. Zaslaním oficiálnej správy jej autor zdôrazňuje svoj obchodný postoj k téme. Zároveň musí buď zastupovať organizáciu s uvedením všetkých relevantných údajov, alebo konať vo svojom mene, podpísať svoje skutočné priezvisko, meno a priezvisko a poskytnúť svoje lokalizačné údaje alebo kontakty na ďalšiu výmenu informácií.
Klasifikácia obchodnej korešpondencie
Obchodné správy možno klasifikovať rôznymi spôsobmi.
V závislosti od toho, či list presahuje hranice jednej organizácie, existujú dva jej typy:
- Externé, odoslané tretej strane.
- Interné, používané v rámci jednej organizácie.
Podľa účelu obchodné oznámenie, korešpondencia sa delí na nasledujúce druhy.
- Informačná pošta.
- Listová správa.
- Prihláška.
- Dopyt.
- Ponukový list.
- Pozvánka.
- Reklamný list.
- Pripomienkový list.
- Sťažnostný list.
- Záručný list.
- Odporúčací list.
- Listy etikety.
Iniciatívou všetky obchodné správy sú rozdelené na:
- Iniciatívne listy.
- Listy sú odpovede.
A nakoniec spôsobom prenosu informácie:
- Vytlačené, hlavičkové listy doručené kuriérom alebo zaslané poštou alebo faxom.
- E-maily.
Informačná pošta
Hlavným účelom tejto správy je odovzdať oficiálne informácie, napríklad o akejkoľvek zmene v činnosti organizácie, ktorú musí príjemca vziať do úvahy: zmena miesta, podrobnosti, úradník poverený riešením akéhokoľvek problému. List môže vysvetliť uplatňovanie pravidiel, právnych požiadaviek a organizačných predpisov. Okrem samotnej informačnej časti do nej možno pridávať prílohy s dokumentmi.
Listová správa
Obsahom tohto typu listu sú akékoľvek informácie, ktoré adresát potrebuje na vykonávanie akýchkoľvek úloh alebo funkcií v rámci spoločnej veci. Zvláštnosťou odosielaných informácií je, že sú rovnako žiadané odosielateľom aj príjemcom. Takáto správa môže byť zaslaná aj ako odpoveď na žiadosť partnera pre obchodnú komunikáciu. Na rozdiel od newslettera je vždy kratší.
List so žiadosťou
Typ obchodnej korešpondencie, ktorý zahŕňa odoslanie žiadosti o akúkoľvek službu alebo informáciu, napríklad o možnosti zúčastniť sa na obchodnej udalosti: výstava, konferencia, seminár. List spravidla iniciuje príjemcu, aby podnikol kroky na poskytnutie požadovaných informácií, napríklad: zadanie objednávky alebo oficiálnej žiadosti, poskytnutie údajov na vystavenie faktúry za služby.
Dopyt
Správa odoslaná na získanie dodatočných informácií alebo dokumentácie s povinným odôvodnením potreby požadovaných informácií.
Ponuka
Typ listu, v ktorom je adresát vyzvaný, aby zvážil možnosť spolupráce, oboznámil sa so službou alebo produktom. Často používaný formulár na zaslanie obchodného návrhu. Môže byť zaslaný proaktívne alebo vo forme odpovede na žiadosť. Zvláštnosťou takýchto správ je, že môžu byť odoslané viacerým príjemcom naraz. Ak sa list posiela potenciálnemu klientovi prvýkrát, zvyčajne obsahuje všeobecné informácie o spoločnosti.
Táto správa pozýva príjemcu na stretnutie alebo udalosť. Zvláštnosťou listu je, že pri jeho formátovaní je povolené používať menej formálne formy s ďalšími prvkami, ktoré zdobia správu. Osobitná pozornosť sa venuje aj uvedeniu adresy, dátumu, času a trasy na miesto stretnutia.
Pripomienkový list
Účelom tejto správy je pripomenúť vám povinnosti dané príjemcom v rámci riešenia akéhokoľvek obchodného problému: splatiť dlh, podať správu, naplánovať stretnutie.
Reklamácia alebo sťažnosť
Reklamácia sa uplatňuje, ak niektorá zo strán zapojených do komunikácie buď nesplnila svoje povinnosti, alebo sa pri ich plnení dopustila chyby. Výrazná vlastnosť nároky – dostupnosť Detailný popis porušené podmienky, informácie o posúdení škody a požiadavkách na náhradu alebo nápravu zisteného porušenia. Tento typ listu často obsahuje prílohy, napríklad fotografie poškodeného tovaru, kópie dokumentov: zmluvy, akceptačné certifikáty.
Záruka
Odosielateľ takéhoto listu ručí za splnenie podmienok ním daných pri uzatváraní zmluvy: prísľub vrátiť tovar, dodať ho včas, zaplatiť účet alebo dokončiť dielo v dohodnutom termíne. Ako odpoveď na reklamáciu je možné použiť záručný list.
Osobitná forma obchodného oznámenia, v ktorom jeho autor dáva odporúčanie tretej osobe alebo organizácii, čím uvádza jeho charakteristiku. Odporúčacie listy sú bežné najmä pri uchádzaní sa o prácu alebo odporúčaní spoločnosti iným klientom, ktoré obsahujú popis kvality služieb, ktoré poskytuje, a vlastnosti spolupráce.
Označenie
Špecifický typ obchodných správ zasielaných pri výskyte konkrétnych udalostí, ktoré sú pre príjemcu dôležité. Do tejto kategórie listov patria blahoželania k sviatkom a významným udalostiam, ďakovné listy za dokončenie práce alebo účasť na projekte, kondolenčné listy. Nech už je dôvod na písanie správy akýkoľvek, vždy je to prejav pozornosti adresátovi.
Etiketa obchodného listu definuje niekoľko základných požiadaviek na obsah správ.
- Adresnosť.
- Jasné vyjadrenie účelu odvolania, ktorý by mal byť jasný od samého začiatku správy.
- Stručnost a výstižnosť. List by nemal byť zdĺhavý, inak sa neprečíta do konca, nepozorne, prípadne neprečíta vôbec.
- Štruktúrovaná a logická prezentácia informácií. Nemala by tam byť žiadna náhoda, žiadne skákanie z témy na tému, všetky časti listu by mali byť navzájom prepojené.
- Špecifickosť poskytovaných informácií, vďaka ktorej príjemca nebude musieť nad ničím premýšľať a nemal by mať dodatočné otázky na objasnenie písaného textu.
- Úctivá adresa adresátovi.
- Formálna reč, ktorá neobsahuje ľudovú reč.
- Neutralita a nedostatok emocionálneho obsahu poskytovaných informácií.
- Text, ktorý je ľahko zrozumiteľný a neobsahuje výrazy, ktoré sú pre príjemcu nejasné.
- Zákaz používania emotikonov.
- Žiadne chyby ani preklepy.
Nuansy obchodnej korešpondencie
1. Pri príprave obchodných listov je dôležité zvážiť niektoré znaky písomnej obchodnej komunikácie.
Pravidlá obchodnej korešpondencie umožňujú používanie štandardných fráz.
Príjemcu môžete pozdraviť napríklad takto:
- Dobrý deň, drahý Pyotr Semenovič!
- Dobré popoludnie, Elena Petrovna!
Na záver môžete použiť formulácie ako napr
- S pozdravom…
- S vďakou…
- S najlepšími prianiami...
Keď odpovedáte na list, môžete ho začať takto:
- Ako odpoveď na prijatú správu...
- Podľa Vašej požiadavky...
- Ďakujeme za váš záujem o našu organizáciu.
2. Nemali by ste aktívne používať tučné alebo podčiarknuté písmo, aby ste naň upozornili, ani túto techniku používať v dávkach.
3. Emotikony sa nepoužívajú v listoch adresátom, s ktorými nebol vytvorený vzťah založený na dôvere, alebo doba známosti je krátka. Sú vylúčené, ak má list čisto úradný charakter.
Štruktúra obchodného listu
Etika písania obchodných listov predpisuje používanie určitej štruktúry obchodného oznámenia.
Medzi hlavné časti listu patria:
- Úvod s uvedením účelu odvolania.
- Hlavná časť s informáciami, ktoré je potrebné odovzdať adresátovi.
- Záverečná časť so záverom alebo zhrnutím textu listu a informáciou o tom, aký výsledok autor správy očakáva.
- Záverečná veta a podpis.
Pravidlá dizajnu
Úradná korešpondencia musí mať formát v súlade s požiadavkami na obchodné listy. Dnes je veľmi zriedkavé mať oficiálne správy písané ručne, vo väčšine prípadov sú vytvorené pomocou počítača.
Listy musia byť vytlačené na oficiálnom hlavičkovom papieri organizácie, ktorý v podnikoch existuje ako hotová šablóna.
V hornej časti listu sú uvedené informácie o organizácii: názov, poštová adresa sídla, telefón, e-mailová adresa, údaje o bankovom účte, internetová adresa webovej stránky, logo a ak je k dispozícii, slogan spoločnosti. Tieto informácie môžu byť umiestnené buď v ľavom rohu formulára, alebo pozdĺžne úplne hore na hárku.
Na ľavej strane formulára, pred začiatkom hlavného textu, je uvedené registračné číslo a dátum registrácie správy a na pravej strane - názov organizácie a priezvisko, iniciály a pracovné zaradenie osoby komu je správa odoslaná.
Príklad rohové umiestnenie:
Mohlo by to byť takto:
Po hlavnej textovej časti sa zadávajú informácie o prípadných prílohách listu. Na konci celého textového bloku je umiestnený podpis osoby, od ktorej sú informácie odosielané.
Ak je list napísaný na viacerých listoch, musia byť očíslované.
V dôsledku toho môže vyplnený formulár vyzerať takto:
Vzory obchodných listov
Pri príprave obchodných listov môžete použiť hotové príklady, aby ste získali predstavu o tom, ako vytvoriť odlišné typy správy a minimalizovať čas na ich prípravu.
Hotové vzorky vám umožňujú získať informácie o dizajne a použitom znení pri ich písaní.
Odpoveď na správu
Podľa požiadaviek etikety je potrebné odpovedať na každý prijatý obchodný list. Musíte však zvážiť nielen požiadavku poskytnúť odpoveď, ale aj potrebu rýchlo ju získať. Preto je dôležité zvoliť správny spôsob odoslania správy. Ak sa vyžaduje rýchle prijatie informácií o odpovedi, najlepšou možnosťou by bolo poslať list e-mailom alebo faxom.
Štandardná doba odozvy na obchodný list podľa pravidiel obchodnej korešpondencie je od jedného do troch dní. Ak v tejto lehote nedostane odpoveď, odosielateľ môže mať dojem, že buď jeho správu príjemca neprečítal, alebo nie je pripravený korešpondovať. V prípade omeškania odpovede umožňuje etiketa možnosť dodatočne zavolať, aby sa zabezpečilo doručenie listu.
Obchodná korešpondencia v rámci organizácie
Interná korešpondencia v organizácii má svoje vlastné charakteristiky a závisí od požiadaviek na tok dokumentov stanovených v spoločnosti.
Niektoré podniky vedú oficiálnu internú korešpondenciu a registrujú všetky listy v špeciálnych časopisoch. V iných organizáciách sa berú do úvahy iba interné objednávky a ostatné správy sa posielajú emailom bez registrácie.
Pokiaľ ide o internú korešpondenciu, všetky pravidlá upravujúce výmenu správ s externými príjemcami zostávajú rovnaké.
Medzi vlastnosti internej komunikácie patria:
- Menej prísne dodržiavanie pravidiel v správach.
- Prítomnosť špeciálnych foriem listov, ktoré sa nepoužívajú v externej komunikácii, napríklad: elektronické správy alebo vysvetlivky.
E-mailová korešpondencia: na čo si dať pozor
V modernej realite sa väčšina obchodných listov posiela e-mailom, a preto pravidlá obchodnej etikety formulujú požiadavky na vedenie elektronickej obchodnej komunikácie.
- Ak správy nie sú odosielané z podnikových serverov, musíte byť opatrní pri písaní e-mailovej adresy. Názov e-mailovej adresy musí byť oficiálny a je lepšie nepoužívať všetky frivolné možnosti, napríklad: „krasotka_mary“, „supercar“ a podobne.
- Vždy je potrebné vyplniť pole s predmetom listu, formulovať ho čo najstručnejšie a najvýstižnejšie.
- Keď napíšete odpoveď, môžete citovať pôvodnú správu, aby príjemca videl, na aké otázky chcel odpovedať. Toto pravidlo nie je striktné, uplatňuje sa v závislosti od akceptovaných noriem obchodnej korešpondencie v podniku alebo stanovených pravidiel komunikácie s konkrétnym príjemcom.
- Je prijateľné použiť možnosti e-mailových programov na vyžiadanie potvrdenia o prečítaní. Nie vždy je potrebné túto možnosť využiť, najmä ak sa list píše na adresu mimo organizácie, keďže príjemca je v tomto prípade povinný takéto oznámenie poslať, čo ho môže dráždiť. V texte správy so žiadosťou o oznámenie o prijatí listu je lepšie použiť formuláciu: „Prosím, potvrďte prijatie.“
- Podpis v e-maile má svoje vlastné charakteristiky. Mal by byť podrobnejší ako pri vydaní na hlavičkovom papieri organizácie. V obchodnej korešpondencii je zvykom nielen podpísať list, ale aj uviesť vedľa podpisu názov organizácie, pozíciu, kontaktné telefónne číslo a webovú stránku organizácie. Tento formát podpisu v podstate nahrádza hlavičku tlačeného formulára. Možnosti e-mailových programov vám umožňujú vytvoriť šablónu podpisu a použiť ju s automatickým nahradením v každej odoslanej správe.
- Aplikácie sa odosielajú ako prílohy e-mailovej správy a názvy pripojených súborov môžu byť uvedené v texte.
Znalosť pravidiel a ich aplikácia v obchodnom liste umožňuje odosielateľovi vytvoriť si povesť podnikateľa a spoľahlivého partnera, ktorý je pozorný k informáciám zasielaným jeho adresátom.
Úspech v činnosti akejkoľvek organizácie, obchodnej firmy alebo podniku je neoddeliteľne spojený s kultúrou správania a etiketou. Všetky kroky manažéra a zamestnancov musia určite zohľadňovať pravidlá slušného správania a byť primerané situácii.
Jednou z najdôležitejších súčastí etikety je obchodná korešpondencia.
Odhaduje sa, že takmer 50 % času v práci strávite vybavovaním papierov a pošty. Je to však potrebné, pretože kompetentná obchodná korešpondencia môže výrazne zvýšiť obrat spoločnosti a urýchliť interakciu rôznych služieb a oddelení.
Isté vzory tu samozrejme sú a v tomto článku si o nich určite povieme. Pravidlá obchodnej korešpondencie sú už dávno štandardizované. Existujúci GOST R.6.30-2003 vám pomôže správne umiestniť text na list, povedať vám, aké zarážky, okraje a typy písma máte urobiť. Obchodnú korešpondenciu charakterizuje jednotnosť a opakovanie rečových vzorov.
Každé písmeno je však individuálne. Veľký odtlačok na ňom zanecháva identita odosielateľa, jeho postavenie, situácia a príjemca. Obchodná korešpondencia je do istej miery kombináciou kreativity a tvrdej práce.
Druhy obchodnej korešpondencie
Obeh dokumentov sa vykonáva v papierovej forme a prostredníctvom e-mailu.
Všetku korešpondenciu v podniku možno rozdeliť do nasledujúcich skupín:
úradná/neformálna korešpondencia;
Interný a externý.
Oficiálna korešpondencia zahŕňa obchodné ponuky, ďakovné listy a záruky, obchodné zmluvy, objednávky pre podnik, pracovné povinnosti, požiadavky, požiadavky, reklamácie.
Neformálna korešpondencia zahŕňa rôzne gratulácie od obchodných partnerov, zákazníkov a zamestnancov; sústrasť, ospravedlnenie, pozvanie a poďakovanie.
Interné dokumenty obiehajú iba medzi oddeleniami jedného podniku, zatiaľ čo externé dokumenty presahujú jeho hranice.
Pravidlá obchodnej korešpondencie: interný obsah
Hlavnou požiadavkou je stručnosť a zrozumiteľnosť listu. Nenaťahujte text na niekoľko strán. Najlepšou možnosťou je zmestiť sa do jedného.
Pravidlá obchodnej korešpondencie zahŕňajú vylúčenie zložitých, nejasných, cudzích a vysoko špecializovaných slov a výrazov z textu. Všetky vety by mali byť krátke, s hlavnými myšlienkami autora a bez „vody“.
Vyhnite sa dvojitým výkladom vo svojom liste, inak, ak vzniknú spory, bude ťažšie obhájiť svoj názor a dokázať, čo ste myslel určitou frázou.
Pravidlá pre písanie obchodnej korešpondencie zaväzujú pisateľa volať príjemcu menom a priezviskom, pred ktorým musí byť uvedený titul „Vážený...“. A nezabudnite použiť „vy“, aj keď máte dobrý priateľský vzťah s príjemcom listu.
V úvode je okrem uvedenia priezviska a mena uvedený aj hlavný účel správy. Príklady obchodnej korešpondencie poznajú na takéto prípady dostatok šablón a klišé: „V súvislosti s predchádzajúcim listom...“, „Pripomíname...“, „Informujte nás...“ a iné.
Pre príjemcu nepriaznivú odpoveď (odmietnutie ponuky, odmietnutie spolupráce) zjemnite vetami: „Bohužiaľ, nebudeme môcť využiť navrhované podmienky...“ alebo podobne.
Externá papierová dokumentácia
Akýkoľvek obchodný list musí byť napísaný na hlavičkovom papieri spoločnosti s podrobnosťami o spoločnosti a všetkými kontaktnými informáciami.
Nezabudnite uviesť presný dátum dokumentu.
V pravom hornom rohu listu sa nachádzajú iniciály adresáta a adresa prijímajúcej spoločnosti.
Rozdeľte text do zmysluplných odsekov, aby ho čitateľ ľahšie pochopil a vnímal. Nie viac ako 4-5 riadkov.
Písanie všetkých slov veľkými písmenami je zlá forma.
K listu môžu byť pripojené dokumenty. V tomto prípade sú uvedené v samostatnom riadku v ľavej dolnej časti listu. Podľa obchodnej etikety musí byť odpoveď na list doručená do 10 dní. Ak si problém vyžaduje dlhší čas na vyriešenie, musí to adresát oznámiť.
Po napísaní by ste si mali byť istí, že text znova dôkladne skontrolujete, či neobsahuje pravopisné aj gramatické chyby. Ak máte čas, mali by ste list odložiť a vrátiť sa k nemu neskôr. Spravidla sa zistia nepresnosti, ktoré si najskôr nevšimli. Táto rada je najdôležitejšia pri odpovedi na sťažnosť zákazníka. Negramotne napísaným listom by ste človeka nemali ešte viac dráždiť.
Keď je dokument napísaný a niekoľkokrát skontrolovaný, vytlačte ho na papier A4. Táto veľkosť je štandardná veľkosť používaná pre akúkoľvek korešpondenciu, aj keď samotný text zaberá iba polovicu listu.
Pred tlačou otestujte atrament v tlačiarni, aby ste predišli rozmazanému alebo nedbalému výstupu.
V niektorých prípadoch môžete k dokumentu pripojiť svoju vizitku a vy vytlačený list pripojte ho k priehľadnému súboru.
Za dobrú formu sa považuje aj značková obálka s logom spoločnosti.
Pravidlá vedenia neformálnej obchodnej korešpondencie sú často emotívnejšie ako v obchodných novinách a menej klišé. Skratky a používanie farebných prídavných mien sú tu vhodné, napríklad pri gratuláciách: úžasný, citlivý, milý.
Obchodné e-maily
To, že neposielate korešpondenciu v obálke cez poštovú sieť, by nemalo byť relaxom. Aj v týchto prípadoch platia pravidlá obchodnej korešpondencie.
Kompetentné a korektné elektronické obchodné oznámenia vytvárajú pozitívny obraz tak o podniku, ako aj o konkrétnej osobe. Reputácia v podnikaní stojí za veľa!
Základné pravidlá pre korešpondenciu e-mailom
Používajte svoju pracovnú e-mailovú adresu iba na určený účel.
Venujte pozornosť názvu poštovej schránky. Pri práci nepoužívajte nesprávne mená, ako napríklad „baby“, „superman“, aj keď sú uvedené v anglickom prepise.
Vždy vyplňte stĺpec „Predmet“, inak môže váš list skončiť v spame. Popisy ako „plán“, „zoznam“, „komerčný návrh“, „správa“ nie sú vhodné. V doručenej pošte vášho príjemcu môže byť pomerne veľa podobných listov. Buďte čo najkonkrétnejší v tom, o čom je vaša správa. Nepoužívajte viac ako päť slov. Uveďte svoj predmet veľkými písmenami. Na koniec netreba dávať bodku.
Ak odpovedáte na predtým prijatý e-mail, nezabudnite odstrániť „Re“ v riadku predmetu.
Komunikačný štýl
Udržujte list v obchodnom formáte. Odstráňte výhražný, prosebný, rozkazovací tón.
Pravidlá elektronickej obchodnej korešpondencie neumožňujú používanie emotikonov, veľká kvantita otázniky alebo výkričníky v texte.
Byť zdvorilý. Povinný pozdrav na začiatku a rozlúčka s partnerom na konci je dobrá forma. Napríklad „S úctou...“ alebo takto: „S úctou...“.
Obchodná e-mailová korešpondencia a jej „ Zlaté pravidlo": nemiešajte niekoľko rôznych tém v jednej správe. Je lepšie poslať sériu listov.
E-mail by mal byť o polovicu kratší ako papierový list.
Práca s prílohami
Ak je na sprostredkovanie príliš veľa informácií, nevkladajte ich všetky do tela listu, ale pripojte ich ako samostatné dokumenty ako prílohy.
Pre pohodlie príjemcu premenujte dokumenty, ktoré ste pripravili, na mená, ktorým rozumie. To ukáže váš záujem a získa si vás. Zamyslite sa nad tým, koľko pracovných priečinkov má príjemca v počítači a ako medzi nimi bude hľadať váš list.
Nezabudnite informovať príjemcu o súboroch, ktoré posielate, aby ich nepovažoval za náhodný vírus. Archivujte veľké dokumenty.
Príliš veľké prílohy (viac ako 200 kB) je najlepšie posielať iným spôsobom, napríklad cez ftp server.
Niektoré poštové servery neumožňujú formátom ako COM, EXE, CMD, PIF a mnohým ďalším prejsť a zablokovať ich.
Ak bolo niekoľko príjemcov vášho listu, nájdite si čas a zakaždým vymažte všetky dôkazy o hromadnom preposielaní. Adresát takéto informácie navyše vôbec nepotrebuje. Pomôže vám príkaz „bcc“.
Pravidlá vedenia obchodnej korešpondencie e-mailom vyžadujú informovanie druhej strany o prijatí korešpondencie. Ak je zapnuté tento moment nie je príležitosť odpovedať, informujte o tom svojho partnera. Uložte si históriu korešpondencie, aby ste sa vyhli ďalším otázkam a konaniam.
Ak je odpoveď dôležitá a naliehavá, je dovolené dodatočne upozorniť adresáta telefonicky, Skype alebo ICQ. Ak ste potom neboli schopní dosiahnuť pozitívny výsledok, znova si to pripomeňte.
Nie je nezvyčajné, že keď požiadate o dokument, dostanete ako odpoveď prázdny list s priloženým súborom. Je to neprijateľné. Príklady obchodnej korešpondencie vyžadujú, aby boli v hlavnej časti dokumentu umiestnené príslušné informácie. Napríklad toto: „Posielam potrebné údaje pre vašu žiadosť.“
Na konci listu nezabudnite uviesť súradnice: všetky dostupné spôsoby komunikácie, pozíciu, webovú stránku spoločnosti, odkazy na sociálne siete.
Pri písaní kontaktov organizácie uveďte čo najviac informácií – telefónne číslo s predvoľbou, adresu s PSČ. Koniec koncov, vaša komunikácia prebieha nielen s obyvateľmi vášho regiónu. Ak máte všetky informácie, bude jednoduchšie vás kontaktovať.
A posledné pravidlo: ten, kto začal korešpondenciu, musí dokončiť elektronický dialóg.
Záver
Obchodná korešpondencia je chúlostivá záležitosť. Niekedy stačí jeden pohľad na to, aby sme si vytvorili jednoznačný názor na človeka a organizáciu, ktorú zastupuje. Znalosť pravidiel obchodného písania môže výrazne pomôcť vašej kariére.
Každý, kto sa snaží vyzerať slušne v obchodných kruhoch, vždy používa. A vždy si pamätá to hlavné – email by nemal poškodzovať ani adresáta, ani povesť spoločnosti, ktorej je zástupcom, ani obchodný imidž.
Schopnosť správneho a kompetentného vedenia obchodnej elektronickej korešpondencie je hlavnou zložkou imidžu moderného manažéra. To je znakom všeobecnej kultúrnej úrovne a zároveň ukazovateľom osobnej profesionality. V súlade s tým, ako človek dokáže formulovať a formalizovať svoje myšlienky, je možné s istotou posúdiť jeho postoj k iným a k sebe osobne. Neopatrne napísaný e-mail môže ľahko zničiť obchodnú reputáciu autora v očiach partnerov a kolegov.
Pravidlá obchodnej korešpondencie e-mailom
1. Používajte svoju pracovnú e-mailovú adresu iba na obchodné účely. Ak odošlete list z pracovného servera počas práce, uloží sa, a to ako odchádzajúca, tak aj prichádzajúca pošta. Váš zamestnávateľ si môže list prečítať kedykoľvek. Obchodnú korešpondenciu veďte iba medzi stenami kancelárie.2. Jasne pochopte, komu je vaša správa určená a komu môžu byť užitočné informácie v nej obsiahnuté. Komu je váš list adresovaný? Ku klientovi? Na partnera? Kolega? K podriadenému? K šéfovi? Adresát je uvedený v stĺpci „komu“, záujemcovia sú uvedení v „kópii“. Nikdy neposielajte ďalšie kópie, najmä svojmu šéfovi. Ak sú v e-maile uvedené tretie strany, sú zvyčajne zahrnuté aj v stĺpci „kópia“.
3. Sformulujte účel správy pre seba. Aký cieľ si kladiete: čo sa snažíte dosiahnuť od čitateľa vášho listu? Akú reakciu očakávate? Príjemca by po prečítaní vašej správy mal okamžite pochopiť, čo od neho potrebujete. Pravidlá pre elektronickú korešpondenciu:
Ak chcete na udalosti vniesť individuálny pohľad - od prvej osoby (my, ja)
Ak má vaša správa dopytový alebo inštruktážny charakter – od 2. osoby (vy, vy)
Ak píšete list ako vonkajší pozorovateľ a chcete informovať adresáta o realizovaných skutočnostiach alebo udalostiach - v 3. osobe (oni, ona, on).
4. Nenechávajte pole „predmet“ prázdne. Väčšina ľudí, ktorí dostanú e-mail, začne korešpondenciu skúmať pohľadom na pole predmetu. Človek sa rozhodne list prečítať za pár sekúnd, takže obsah listu by sa mal odraziť v predmete. Téma by mala byť krátka, konkrétna a informatívna.
5. Udržujte jasný obsah: adresa a pozdrav, hlavná časť, zhrnutie, podpis, kontakty. Každý list musí obsahovať emailová etiketa. Nebuďte leniví a nepreskakujte žiadnu časť akceptovaného obsahu; správne naformátovaný list je indikátorom vašej profesionality.
6. Oslovenie a pozdrav adresáta je indikátorom vašej úcty k nemu. Ak je to možné, začnite každý list osobnou správou a pozdravom. Znakom zdvorilosti je osloviť svojho partnera menom. Za adresou dajte čiarku, ak chcete dať správe každodenný charakter. A ak chcete zdôrazniť formálnosť a význam, použite výkričník, aj keď je tento list adresovaný kolegovi, s ktorým často komunikujete.
7. Dodržiavajte zásadu: krátke a jasné (KY). Jedným z hlavných pravidiel obchodnej e-mailovej korešpondencie je „minimum slov – maximum informácií“. Prezentujte svoje myšlienky konkrétne (jasne), dôsledne, stručne a spôsobom, ktorý je ľahko pochopiteľný. Vety by mali byť krátke, čo uľahčuje adresátovi poskytnúť potrebné informácie. Je tam jeden Zlaté pravidlo e-mailov– porciované, jedna téma – jedno písmeno. Je lepšie poslať niekoľko e-mailov (každý s jednou témou) ako jednu veľkú správu s niekoľkými nesúvisiacimi nápadmi.
8. Nerobte z neformálnej komunikácie obchodnú korešpondenciu. V e-maile nie sú žiadne emócie! Ak chcete emocionálne zdôrazniť body uvedené vo vašej e-mailovej správe, emocionálny podtext musí byť skrytý za neutrálnym, navonok pokojným a správnym tónom prezentácie. Dosahuje sa obsahom, nie jazykom.
9. Dodržiavajte jasnú štruktúru hlavného textu listu. List sa najčastejšie skladá z troch častí:
Dôvod napísania listu (dôvod, dôvody). Táto časť je zvyčajne čo najkratšia
Dôsledná prezentácia podstaty problematiky
Riešenia, požiadavky, návrhy, závery
10. Vzhľad Správa musí byť mimoriadne ľahko zrozumiteľná. Rozdeľte text na odseky, ktoré by nemali obsahovať viac ako päť až šesť riadkov. Je lepšie oddeliť odseky od seba prázdnym riadkom. Zvoľte si jednu farbu a jedno písmo, text tak bude lepšie vnímaný. Je lepšie nepoužívať, pokiaľ to nie je absolútne nevyhnutné výkričníky, emotikony, skratky, kurzíva.
11. Napíšte správne. Negramotné písanie naznačuje, že autor nie je dostatočne vzdelaný. Povesť vašej firmy je zdiskreditovaná preklepmi a chybami v texte. Pred odoslaním listu, emailová etiketa odporúča, aby ste si list ešte raz pozorne prečítali. Mnoho e-mailových programov a textových editorov dokáže kontrolovať interpunkciu a pravopis a ak sa nájdu chyby, ponúkajú možnosti opravy. Táto služba je potrebná na písanie e-mailov.
12. Zvážte, akú dokumentáciu je potrebné zahrnúť do príloh. Do tela listu by ste nemali uvádzať podrobné informácie, je lepšie ho poslať ako samostatný súbor. V predmete e-mailu nezabudnite uviesť, ktorý súbor vkladáte, inak ho príjemca môže považovať za vírus. Všetky súbory musia byť pred odoslaním skontrolované antivírusovým softvérom.
13. Vždy napíšte kontaktné údaje a prihláste sa. To vám ukáže dobrú stránku a preukáže vaše profesionálne kvality. Podpis by nemal mať viac ako päť alebo šesť riadkov. Mal by obsahovať názov spoločnosti, vaše meno a priezvisko a vašu pozíciu. V prípade externých príjemcov sa zvyčajne uvádza aj vaša e-mailová adresa, telefónne číslo a adresa webovej stránky spoločnosti.
14. Postscript sa v obchodnej korešpondencii používa veľmi zriedkavo. Ak vo svojej správe použijete postscript, znamená to, že ste dostatočne nepremysleli obsah listu.
15. Iba v špeciálnych prípadoch sa vydáva potvrdenie o prečítaní. Potvrdenie o prečítaní by sa malo zvyčajne nastaviť iba pre externých príjemcov a iba vtedy, keď sa od príjemcu očakáva odpoveď.
16. Zaškrtávacie políčko „vysoká dôležitosť“ používajte iba vtedy, keď je to skutočne nevyhnutné. Ak e-mail obsahuje dôležité informácie, ktoré si vyžadujú okamžitú pozornosť, nastavte dôležitosť na „vysokú“. Tým sa zvýrazní váš e-mail v doručenej pošte. Neodporúča sa však túto funkciu zbytočne zneužívať.
17. Pred odoslaním si list znova prečítajte. Je všetko stručné, konkrétne, zrozumiteľné a sú tam nejaké nevhodné informácie alebo gramatické chyby? Sú údaje o príjemcovi správne? Skontrolujte postupnosť a logiku prezentácie.
18. Okamžite odpovedajte na e-maily. Oznámenie o prijatí listu je prejavom úcty voči kolegom alebo partnerom, znakom dobrých mravov. Ak momentálne nemôžete odpovedať na list, musíte o tom informovať autora a sľúbiť, že pri prvej príležitosti okamžite odpoviete. Dôsledne odpovedajte na všetky položené otázky. Nezačínajte svoju odpoveď ako nový list. Ak na list neodpovie do 48 hodín, príjemca si môže myslieť, že jeho list bol ignorovaný alebo stratený.
19. Ten, kto inicioval korešpondenciu, ukončí elektronický dialóg.
20. Pamätajte na to Pravidlá pre e-mailovú korešpondenciu, respektíve ich dodržiavanie je ukazovateľom moderného profesionálneho manažéra.
