Kaikilla erilaisilla kirjanpito-ohjelmistoilla monet sisäiseen käyttöön tarkoitetut viiteasiakirjat on usein valmisteltava manuaalisesti. Ja yleensä MS Excel -paketti auttaa tässä. Kaikki eivät kuitenkaan tiedä, kuinka voit yksinkertaistaa elämääsi käyttämällä tämän ohjelman ominaisuuksia. On aika täyttää tämä aukko!
Päivien laskeminen
Jokaisen kirjanpitäjän on tiedettävä, kuinka paljon kalenteripäivät oli tietyllä ajanjaksolla - laskettaessa sakkoja, sakkoja, lainoja tai luottoja korkoa laskettaessa.
Kun jakso on lyhyt, esimerkiksi yksi tai kaksi kuukautta, on helppo laskea päivät kalenterin avulla. Mutta tämä on hankalaa jatkuville laskelmille.
Käytetään Excelin ominaisuuksia. Laskennan suorittamiseksi taulukosta on valittava kolme vapaata solua. Yhdessä kirjoitamme aloituspäivän, toisessa - loppu. Ja jätämme kolmannen solun saaduille tuloksille.
Päivämäärä on helpompaa kirjoittaa näppäimistön numeeriseen osaan seuraavasti: 01/06/05. Sitten ohjelma itse tunnistaa ja muuntaa syötetyn arvon päivämäärämuotoon. Tulos on 01.06.2005.
Valitse sitten kolmas solu ja napsauta "Lisää toiminto" -painiketta, se sijaitsee asiakirjan yläpuolella ja siinä näkyy X-kuvake. Seurauksena on "Ohjattu toimintotoiminto" -ikkuna. Valitse vasemmasta luettelosta ("Luokka") "Päivämäärä ja aika" ja oikeasta luettelosta ("Toiminto") - "DAYS360". Paina OK-painiketta. Näytölle tulee uusi ikkuna, jossa sinun on asetettava arvot aloitus- ja lopetuspäiville. Voit tehdä tämän napsauttamalla taulukon soluja, joissa nämä päivämäärät jo näkyvät. Jos ikkuna estää tarvittavat solut, voit vetää sen hiirellä toiseen paikkaan näytöllä. Laita "Method" -riville yksi ja paina OK-painiketta.
Jos lopullinen arvo ei ole numeerinen, sinun on tarkistettava solun muoto. Voit tehdä tämän silkkimällä solua hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla valikosta "Solun muoto", asettamalla "Numeromuoto" ja napsauttamalla OK.
On toinenkin tapa: kolmanteen soluun kirjoitamme \u003d 360 PÄIVÄÄ (B1; B2; 1). Suluissa ilmoitetaan kahden ensimmäisen solun koordinaatit, joissa päivämäärät ilmoitettiin, ja menetelmälle asetetaan yhden arvo.
Jos haluat laskea viikkojen korot, tuloksena oleva päivien lukumäärä on jaettava 7: llä.
Voit lisätä ja vähentää minkä tahansa määrän päiviä päivämäärään. Tätä varten kirjoitamme yhteen soluun päivämäärän ja toiseen laitamme yhtäläisyysmerkin, napsautamme sitten solua, jossa on päivämäärä, ja näppäimistöltä kirjoitamme plus tai miinus ja tarvittavan päivien lukumäärän.
Nouseva tai laskeva
Lajittelun avulla voit järjestää taulukon tiedot uudelleen haluttuun järjestykseen nousevassa tai laskevassa järjestyksessä. Tätä menetelmää voidaan käyttää taulukoiden luomiseen, kun haluat arvojen siirtyvän matalasta suureksi ja päinvastoin. Esimerkiksi taulukoille, joissa on hintataso tai myyntitulos. Lajittelusta on hyötyä myös, jos haluat lajitella tietueet päivämäärän mukaan.
Ensimmäinen vaihe on valita taulukon osa, jonka haluat lajitella. Paina sitten ylärivin painiketta "Lajittele nousevassa järjestyksessä", siinä näkyy AYѓ. Sitten tiedot jaetaan pienimmistä suurimpiin. Ja jos painat АЯѓ, lajittelu tapahtuu laskevassa järjestyksessä. Huomaa, että taulukon ensimmäisessä sarakkeessa on rivien numerointi eikä sinun tarvitse valita sitä. Sitten alamme valita toisesta.
Tiedot lajitellaan ensimmäisen valitun sarakkeen mukaan. Toisin sanoen, jos valitset solut vasemmalta oikealle, tarvittava järjestys havaitaan vasemmassa sarakkeessa. Jos valitset oikealta vasemmalle - oikealla.
Usein sinun on lajiteltava tiedot keskisarakkeen mukaan. Sitten tätä varten valikossa "Data" sinun on valittava kohde "Lajittele" - ikkuna "Lajittele alue" ilmestyy. Ja valitse "Lajitteluperuste" -osiossa haluamasi sarake ja lajittelutyyppi nousevassa tai laskevassa järjestyksessä.
Suodattimen valinta
Joskus vaaditaan tarvittavien tietojen valitseminen suurista taulukoista tietyn ehdon mukaan, esimerkiksi kaikki ne, jotka ovat suurempia kuin tietty arvo tai päättyvät esimerkiksi nollaan. Tätä varten on kätevää käyttää "AutoFilter" -toimintoa.
Ennen kuin aloitat automaattisen suodattimen käytön, valitse solut, joista teemme valinnan. Valitse sitten ohjelmavalikosta "Data", sitten "Suodatin" ja siinä "Autofilter". Alanuolipainike näkyy valituissa soluissa. Napsauttamisen jälkeen avautuu luettelo suodatusvaihtoehdoista. Sieltä voit valita haluamasi tai asettaa oman ehdon tietojen valintaan.
Jos valitset Ehto, Mukautettu automaattinen suodatin -ikkuna tulee näkyviin. Täällä, vasemmalla, sinun on valittava tietyt valintaparametrit ja määritettävä oikealla arvo suhteessa niihin, jotka ne suoritetaan. Suodatuksen jälkeen näytetään vain ne rivit, jotka täyttävät määritetyt vaatimukset. Ne voidaan kopioida ja liittää toiselle arkille.
Sulje automaattinen suodatin valitsemalla ohjelmavalikosta "Data", sitten "Suodatin" ja poistamalla valinta "Automaattinen suodatin" -ruudusta.
Lisälaskelmat
Pienissä yrityksissä kirjanpitäjät vastaavat myös kaupallisten ehdotusten valmistelusta ja sopimushintojen laskemisesta. Tämä edellyttää laskelmien tekemistä käyttämällä eri kertoimia ja säätöjä sekä laskemalla hinnat uudelleen dollareista ruplaan ja päinvastoin. Ja mikä tärkeintä, tämä on tehtävä nopeasti, koska kirjanpitoasiat eivät odota.
Jos pääasiakirja on laadittu ensimmäiselle arkille, toiselle arkille voidaan tehdä lisälaskelmia ja saatu tulos voidaan siirtää ensimmäiselle arkille.
Muunnettaessa kurssia ilmoitetaan hinta yhdessä solussa, valuuttakurssi toisessa ja kolmannessa asetetaan muuntokaava (\u003d ensimmäinen solu * toinen solu), painetaan ENTER ja haetaan hinta ruplaina. Nyt asetamme halutun solun ensimmäiselle arkille yhtäläisyysmerkin, siirry kohtaan "Taulukko 2" ja ilmoita kolmas solu kokonaisarvolla. ENTER uudelleen - ja tulos on taulukossa.
Sattuu, että joudutaan tekemään samanlaiset laskelmat useille tuotenimille - silloin vain hinta muuttuu, ja kaikki muut ehdot pysyvät ennallaan. Jotta et tekisi yllä olevaa toimintoa monta kertaa, voit käyttää hankalaa temppua.
Täytetään yksi solu dollarin kurssilla ja lopullisella kaavalla. Valitaan ne ja tarvittava määrä viivoja alaspäin. Valitse sitten ohjelmavalikosta "Muokkaa", sitten "Täytä" ja täytetyyppi - "Alas". Tällöin kaikille soluille määritetään ensimmäisen solun arvo ja kaavat kirjoitetaan automaattisesti jokaiselle riville. Hinnan arvo on vielä syötettävä ensimmäiseen sarakkeeseen.
Sitten täytämme ensimmäisellä arkilla solut, joissa laskentatulosten tulisi olla. Voit tehdä tämän samalla tavalla valitsemalla solut ensimmäisestä alkaen, joissa tulos on jo laskettu, ja täyttämällä solut alaspäin.
Siksi olemme valmistaneet yleismaailmallisen muodon, jossa dollarin kurssin arvoa on helppo muuttaa. Lisäksi se on kirjoitettava uudelleen vain yläsoluun ja "venytettävä" sen jälkeen koko sarakkeeseen. Kokonaisarvot muuttuvat automaattisesti sekä ensimmäisellä että toisella arkilla.
Erittäin pitkä pöytä
Usein käy niin, että pöydän tulostaminen ei mahdu yhdelle arkille. Tämän jälkeen voit tehdä taulukosta "head" (sarakkeiden sisältöä kuvaavat solut) tulostettavan taulukon jokaisen arkin alkuun.
Voit tehdä tämän valitsemalla "Tiedosto" -valikon, sitten "Sivun asetukset" ja "Taulukko" -välilehden. Siellä laitamme kohdistimen "Läpiviivojen" tai "Läpisarakkeiden" päälle ja napsautamme itse taulukossa niitä viivoja tai sarakkeita, jotka haluamme nähdä jokaisella painetulla arkilla.
Pitkän asiakirjan käsittelyn helpottamiseksi voit käyttää ylä- ja alatunnisteita, jotka tulostetaan automaattisesti taulukon ylä- tai alapuolelle. Ne voivat sisältää päivämäärän, arkkien numeroinnin, asiakirjan laatijan jne. Voit muokata ylätunnisteita ja alatunnisteita Otsikot ja alatunnisteet -välilehden Sivun asetukset -kohdassa. Siellä voit valita valmiita vaihtoehtoja tai luoda oman.
Tietoja ohjelman muista hyödyllisistä ominaisuuksista kirjanpitäjille Microsoft Excel kerromme sinulle seuraavassa numerossa.
Liikkuminen pöydän ympäri
Joskus taulukot koostuvat hyvin suuri numero rivejä ja sarakkeita, eikä siellä ole helppo navigoida edes niiden luoneelle henkilölle. Ja jos jonkun muun asiakirjan edessäsi on, häneen tulisi kiinnittää enemmän huomiota.
Pikanäppäimet ovat erittäin hyödyllisiä taulukoiden navigoinnissa. Jos haluat siirtyä alkuun, sinun on painettava CTRL + HOME-painikkeita loppuun - CTRL + END-painikkeet.
Jos sinulla on käsitys solusta, johon haluat mennä, mutta päästäksesi siihen sinun täytyy selata taulukkoa hyvin kauan, niin "Nimi" -kentän käyttö on helpompaa. Se sijaitsee taulukon kentän yläpuolella, vasemmassa yläkulmassa. Jos olet juuri avannut asiakirjan, tämä kenttä sisältää solun A1 arvon. Jos haluat siirtyä mihin tahansa muuhun taulukon soluun, sinun on vaihdettava tämän kentän nykyiset koordinaatit vaaditun solun koordinaateiksi. Esimerkiksi: kirjoita A555 ja siirry 555. rivin ensimmäiseen sarakkeeseen.
Koko taulukon valinta on erittäin helppoa: siirry tätä varten sen alkuun ja paina SHIFT + CTRL + END-painikkeita - taulukko on valittu. Tämän jälkeen voit kopioida sen kokonaisuudessaan ja liittää sen toiselle arkille.
Pöydästä edestakaisin
Kun kirjoitat kirjainta tai muuta asiakirjaa MS Wordiin, on usein tarpeen lisätä taulukoita, jotka on jo kirjoitettu MS Exceliin. Voit kirjoittaa taulukon uudelleen, jotta et kirjoita sitä uudelleen. Tätä varten sinun on valittava osa taulukosta tai kaikki Excelistä ja kopioitava se leikepöydälle. Ja sitten avaa word-asiakirja, siirrä kohdistin kohtaan, jossa taulukon pitäisi olla, ja paina CTRL + V. Tällaisen lisäyksen jälkeen on joskus tarpeen säätää sarakkeiden leveyttä siten, että taulukko sopii täydellisesti.
Wordissa luotu laskentataulukko voidaan myös kopioida ja liittää Exceliin. Juuri ennen lisäämistä, muista valita solu, josta taulukon lisäys alkaa. Tämä on yleensä asiakirjan vasen yläkulma - solu A1.
Alexander Popov Materiaalilähde -
| 07.11.2014
Täysimittaisen kirjanpidon ylläpitämiseksi on suositeltavaa käyttää erikoistunutta kirjanpito-ohjelmistomukautettu tietyn yrityksen taloudellisen toiminnan erityispiirteisiin. Joissakin tapauksissa tällaisen ohjelman ostaminen ja mukauttaminen on kuitenkin liian kallista, ja lisäksi sen toteutus voi viedä melko kauan. Jos liiketoimia on vähän, erikoistuneen ohjelman käyttö on tuskin kannattavaa. Samanaikaisesti on erittäin hankalaa pitää kaikkia kirjanpitotietoja manuaalisesti, joten on suotavaa automatisoida ainakin kirjanpidon raskain osa. Asiakirjojen arkiston pitäminen on tarpeeksi vaikeaa automatisoimiseksi ja jopa epäkäytännöllistä. Kirjanpitäjä säveltää tarvittavan asiakirjan helposti Word-tekstieditorissa, tulostaa sen ja sopii koteloon. Samaan aikaan tapahtumapäiväkirjan pitäminen ja taloudellisten tulosten laskeminen sen perusteella on melko työläs prosessi ja vaatii paljon huomiota. On helppo tehdä virhe, kun summaat manuaalisesti suuren määrän numeroita, joten on suositeltavaa automatisoida nämä toiminnot. On parasta käyttää laskentataulukko-ohjelmaa yritystapahtumien kirjaamiseen ja raporttien luomiseen, jossa yhdistyvät käytön helppous ja tehokkaita työkaluja tietojenkäsittely.
Alla oleva esimerkki ei väitä olevan täydellinen tai täydellinen. Hän vain kuvaa mahdolliset tekniikat sähköisen sovelluksen käyttö excel-laskentataulukot kirjanpidossa, ja sinun on itse kehitettävä taulukoita tietylle yritykselle. Kuitenkin käyttämällä kuvattuja tekniikoita, on melko helppoa tehdä tämä kenellekään käyttäjälle, joka ei edes tunne Exceliä.
Käynnistä Excel ja uusi kolmen arkin työkirja luodaan. Työn aikana sijoitamme tiedot useille arkeille, lisäämällä tarvittaessa uusia arkkeja. Aloita luomalla yrityspäiväkirja. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sivun vasemmassa alakulmassa olevan ensimmäisen arkin välilehteä ja valitse Nimeä uudelleen alivalikossa ja kirjoita uusi nimi - Aktiviteettiloki.
Valitse seitsemän solua taulukon ensimmäiseltä riviltä ja napsauta työkalupalkin Yhdistä solut -painiketta. Valitut solut yhdistetään yhdeksi. Anna otsikko Yrityslehti... Vaihtoehtoisesti voit muuttaa otsikon fontin ja värin. Kirjoita seuraavaksi sarakkeiden otsikkojen nimet toiselle riville. Syötä soluihin A2 mennessä G2 seuraavat nimet: Päivämäärä, Veloittaa, Deb. Lauantai, Luotto, Creed. Lauantai, Määrä, Sisältö... On huomattava, että tilit ja alatilit kirjataan eri soluihin. Esimerkiksi luottotilin syöttäminen 19.1 tulisi merkitä sarakkeeseen Luotto arvo 19
ja sarakkeessa Creed. SubCh... Arvo 1
... Jos alitiliä ei ole, sarake� Creed. SubCh... mitään ei syötetä. Sarakkeiden solut täytetään samalla tavalla Veloittaa ja Deb. SubCh... Määritetään solut sarakkeisiin Päivämäärä, Määrä ja Sisältö selvästi heidän nimistään.
Yksinkertaisimmassa tapauksessa kaikki päiväkirjan toiminnot syötetään manuaalisesti. Jokainen rivi vastaa yhtä liiketapahtumaa. Täytä vaaditut solut, ja toiminto kuvataan päiväkirjassa. On huomattava, että mukavuuden vuoksi kolmas, viides ja seitsemäs sarake on kohdistettu vasemmalle, kun taas muut ovat oikealle. Summat näyttävät kaksi desimaalia. Sarakeotsikot ovat lihavoituna kursiivilla ja keskitetyt. Lisäksi sinun on valittava sopivat sarakeleveydet. Kaikki tämä ei kuitenkaan vaikuta työn logiikkaan millään tavalla, vaan vain parantaa ulkomuoto taulukoita. Voit valita haluamasi muotoilun.
Päiväkirjan käsittelyn automatisoimiseksi käytämme automaattista suodatinta. Napsauta mitä tahansa solua luettelon sisällä ja valitse sitten valikkokomento Tiedot — Suodattaa — Automaattinen suodatin... Jokaisen otsikkosolun oikealle puolelle ilmestyy nuolipainike. Napsauttamalla tätä painiketta avautuu luettelo arvoista, joiden avulla voit suodattaa lokin. Napsauta esimerkiksi sarakkeessa olevaa nuolipainiketta Veloittaa, ja tililuettelo avataan.
Valitse vaadittu tili, ja vain tätä veloitustiliä käyttävät tapahtumat pysyvät luettelossa. Näytä kaikki toiminnot uudelleen painamalla nuolipainiketta sarakkeessa uudelleen Veloittaa ja valitse kohde Kaikki pudotusvalikossa. Voit suodattaa useita arvoja samanaikaisesti, kuten yhden tilin veloitus ja toisen saldo. Vastaavasti voit valita kaupat, joilla on vaaditut päivämäärät tai määrät. Voit asettaa monimutkaisemman suodatusehdon valitsemalla kohteen avattavasta luettelosta Kunto... Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa voit asettaa minkä tahansa ehdon, esimerkiksi tapahtuman määrän on oltava yli 100 ja alle 1000 tai päivämäärä on yli raportointivuoden 1. tammikuuta.
Kun vain tarvittavat tietueet on valittu, voit selvittää sarakkeen numeroiden summan Määrä... Voit tehdä tämän kirjoittamalla soluun I2 kaava \u003d VÄLITÖN YHTEENSÄ (9, F: F)... Solussa näkyy näytettyjen numeroiden summa sarakkeittain F... Valitsemalla erilaisia \u200b\u200bmerkityksiä automaattinen suodatin, valitsemalla tapahtumia vaadituilla päivämäärillä ja tileillä, saat selville eri tilien liikevaihdot ja saldot. Näiden tietojen perusteella voit laatia manuaalisesti minkä tahansa kirjanpitoraportin. Tällä tavoin voit suorittaa työnne mahdollisimman vähän automatisointia lyhyessä ajassa. Mieti, miten voit käyttämällä Exceliä tehdä työstäsi vielä helpompaa.
Voit kirjoittaa ja muokata tapahtumia yrityspäiväkirjaan käyttämällä erityistä lomaketta. Napsauta mitä tahansa solua toimintaluettelossa ja valitse valikkokomento Tiedot — Lomake... Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa voit syöttää uusia toimintoja ja muuttaa aiemmin annettuja toimintoja.
Valintaikkunan otsikossa näkyy sen taulukon nimi, jolla luettelo sijaitsee. Valintaikkunan vasemmalla puolella on kentät, jotka sinun on täytettävä syötettäessä lokimerkintä. Huomaa, että kenttien otsikot otetaan vastaavista taulukon sarakeotsikoista. Oikealla olevalla vierityspalkilla voit valita haluamasi lokimerkinnän. Tässä tapauksessa ennätysnumero ja kaikki yhteensä tietueet näytetään esimerkiksi ohjelman oikeassa yläkulmassa 1 viidestä... Voit myös siirtyä edelliseen ja seuraavaan tietueeseen painamalla painikkeita. Takaisin ja Edelleenvastaavasti.
Jos teet muutoksia mihin tahansa kenttään ja siirryt toiseen tietueeseen, kaikki muutokset tehdään taulukon vastaaviin soluihin. Jos haluat kumota muutokset, ennen kuin vaihdat toiseen tietueeseen, sinun on napsautettava Palata... Painamalla painiketta Poistaa, poistat nykyisen merkinnän lokista. Näitä tekniikoita käyttämällä voit muokata aiemmin syötettyjä tietueita.
Jos yrität siirtyä viimeisen merkinnän kohdalle, valintaikkuna näyttää viestin Uusi merkintä ja kaikki kentät tyhjennetään. Anna tarvittavat tiedot ja napsauta Lisätä... Vaadittu merkintä lisätään luettelon loppuun ja valintaikkunassa sinua pyydetään syöttämään toinen merkintä. Joten voit kirjoittaa tarvittavan määrän merkintöjä lokiin, jonka jälkeen sinun on napsautettava kiinnisulkea valintaikkuna ja palata laskentataulukon käsittelyyn.
Samanlaiset lomakkeet luodaan automaattisesti kaikille Excel-luetteloille. Jos haluat kirjoittaa tietoja valintaikkunakenttiin eikä suoraan taulukon soluihin, käytä tätä excel-työkalu... Riittää, kun napsautat luettelon sisällä ja valitset valikkokomennon Tiedot — Lomake..
Miksi Excel on välttämätöntä
Moderni asiantuntija ei voi tehdä ilman Excel-taulukoita. Voin vakuuttaa, että kaikki tarvitsevat Excelin. Kirjanpitäjät eivät ole poikkeus.Taitava käyttämällä Exceliä voit vähentää merkittävästi erilaisten hallintoraporttien ja muun tiedon, mukaan lukien taulukoiden luominen yrityksen ja perheen kulujen kirjanpitoa varten.
Esitän asiantuntijoiden tietoon kaksi kirjaa laskentataulukkoeditorissa Excel. Ehkä joistakin kirjojen kohdista löytyy yhtäläisyyksiä suositelluista toimista kuvaa yhden ohjelman eri muunnelmia.
En vertaisi näitä kirjoja keskenään. Kirjoittajien esitystapa on täysin erilainen, eikä taulukoita ja käytännön materiaaleja toisteta. Kirjoittajien tyyli on suunniteltu erilaisille käyttäjäryhmille: aloittelijoille ja jo tietäville jotain Excelistä.
Huomaa, että Excel 2007 -version jälkeen ohjelman käyttöliittymässä ei ole tapahtunut merkittäviä muutoksia. Suurinta osaa suosituksista voidaan soveltaa ohjelman myöhempiin versioihin.
"Excel: ota ja käytä valmiita ratkaisuja", N. Pavlov, M.: Book on demand, 2014
Tunnen kirjan kirjoittajan kauan, jopa hänen Excel-verkkosivustoltaan, josta löysin usein ratkaisuja kysymyksiini, käytin hänen lisäosaa, joten kirjan julkaisu oli minulle miellyttävä yllätys. Minulla oli onni saada lahjapainos - A4-kirja.Kirja on laaja kokoelma valmiita ratkaisuja yleisimpiin käyttäjäongelmiin. Mielestäni kirja on suunniteltu jo jotain tunteville ja ammattitaitoisille käyttäjille, vaikka kuvaus viittaa siihen, että se on tarkoitettu minkä tahansa tason käyttäjille.
Yksi arvokkaimmista Excel-työkaluista - Pivot-taulukot - on kuvattu kirjassa yksityiskohtaisesti. Tarjoaa monia esimerkkejä hallintakysymyksistä, joihin voidaan vastata Excel Pivot -taulukoiden avulla.
Nyt on monia sivustoja, aikakauslehtiä, koulutuksia ja verkkoseminaareja Excel-työkalujen oppimisesta, mutta kaikki asiantuntijat eivät lue näitä lehtiä, osallistuvat seminaareihin ja webinaareihin. Monet kirjanpitäjätovereistani tekevät monia erilaisia \u200b\u200blaskentataulukoita Excelissä, mutta he eivät tunne Excel-pivot-taulukoita. Ja he eivät ymmärrä näiden taulukoiden etuja.
N.A.Pavlov kirjoittaa kirjassa: "On vaikea laatia hyvin monimutkaista raporttia useiden tuhansien rivien lähdetaulukolle muutamalla hiiren liikkeellä, jopa ilman näppäimistöä." Olen täysin samaa mieltä kirjoittajan kanssa. Pivot-taulukot tarjoavat laajimmat analysointimahdollisuudet.
Hallitsin yhteenvetotaulukot työskennellessäni verotarkastusosastolla. Tehtäväni oli analysoida mahdollisimman lyhyessä ajassa 20 veronmaksajan vaihtotiliä kolmen vuoden aikana. Joillakin tileillä tapahtuneiden tapahtumien määrä oli yli 30 000. Samanaikaisesti oli toinen BKTL, jossa olin myös ryhmän jäsen. Kun olet sattunut tällaiseen tilanteeseen, alat etsiä tapaa nopeuttaa tietojen analysointia. Muutamassa päivässä kotihakuja Internetissä löysin - Excel Pivot -taulukot.
Kun huomaat, että suuri vaihtotilin taulukko parille liikkeelle on jaettu luokkiin (tilin otsikko), jolla voit tehdä mitä tahansa: vaihtaa paikkoja, tuoda ne yhteen yleiseen taulukkoon, eristää ja suodattaa luokan - ja kaikki riippuu tuloksesta saada ei ole vain vahva, se on voimakas.
Tämä helpottaa huomattavasti analyysiä ja vähentää merkittävästi siihen käytettyä aikaa. Jaoin tietotaitoni kollegoiden kanssa kenttätarkastusosastoilta. Tämä antoi heille mahdollisuuden lyhentää nykyisten tilien lisäksi myös muiden taulukkotietojen analysointiaikaa.
Nyt, kun työskentelet kirjanpitäjänä, on ajoittain tarpeen tehdä pivot-taulukko ja tarkistaa joitakin tietoja. Varapääkirjanpitäjäni, jonka olen kouluttanut Pivot-taulukoissa, tekee hänen laskelmat ja taulukot siellä.
Olen varma, että heti kun kirjanpitäjät ja muut asiantuntijat kokeilevat Excel Pivot -taulukoita, he käyttävät niitä jatkuvasti tulevaisuudessa.
Kirjassa on 14 lukua, mutta kerroin vain yhdestä. Jokainen osa sisältää yksityiskohtainen kuvaus mukana työkaluja ja monia kuvakaappauksia tarvittaessa. On olemassa Excel-työkaluja, jotka yhdessä Pivot-taulukoiden kanssa antavat sinulle vieläkin vahvempia tuloksia tietojen analysoinnissa. Hallitsen heitä vain.
"Excel 2007", I.G. Pašštšenko, M.: Eksmo, 2009
Kirja on jäsennelty vastauksen periaatteen mukaisesti uusiin käyttäjien kysymyksiin. Se on suunniteltu pääasiassa aloittelijoille, mutta keskitason asiantuntijat löytävät siitä jotain hyödyllistä. Materiaali on kirjoitettu hyvin yksityiskohtaisesti, ilman tarpeetonta tietoa. Esitetään lihavoitu kysymys, annetaan pieni teoria ja polku kuvataan välittömästi pisteittäin käytännön soveltaminen... Käyttäjä on saanut vastauksen kysymykseen. Kaikki on selvää, selkeää. Kirjoittaja on loistava.Aineisto esitetään lyhyesti selkeän muodossa vaiheittaiset ohjeetjotta voit aloittaa heti. Siinä kuvataan, miten voit mukauttaa ohjelmaa itsellesi, työskennellä kaavojen ja toimintojen kanssa, luoda kaavioita ja kaavioita, analysoida ja käsitellä tietoja.
Käytin kirjaa usein, ja katson edelleen sitä. Löysin kirjani paljon myöhemmin kuin julkaisuvuosi: se oli jo kaupassa alennuksella, koska ilmeisesti sitä pidettiin merkityksettömänä ja poistettiin päämyynnistä. Kuinka lyhytnäköinen myyjistä ja onnea minulle. Suosittelen kirjaa käyttöön.
PivotTable-opetusvideo
Alla on video, jossa on mestarikurssi tietojen analysoinnista yhteenvetotaulukot Excel 2010: ssä. Se auttaa yhdessä työkirjojen kanssa ymmärtämään tätä hyödyllistä työkalua.
Täysimittaisen kirjanpidon ylläpitämiseksi on suositeltavaa käyttää erikoistunutta kirjanpito-ohjelmaa, joka on viritetty tietyn yrityksen taloudellisen toiminnan erityispiirteisiin. Joissakin tapauksissa tällaisen ohjelman ostaminen ja sen kokoonpano on kuitenkin liian kallista, ja lisäksi sen toteutus voi viedä melko kauan. Jos liiketoimia on vähän, erikoistuneen ohjelman käyttö on tuskin kannattavaa. Samalla on äärimmäisen hankalaa pitää kaikkia kirjanpitotietoja manuaalisesti, joten on suotavaa automatisoida ainakin kirjanpidon raskain osa. Asiakirjojen arkiston pitäminen on tarpeeksi vaikeaa automatisoimiseksi ja jopa epäkäytännöllistä. Kirjanpitäjä säveltää tarvittavan asiakirjan helposti Word-tekstieditorissa, tulostaa sen ja sopii koteloon. Samanaikaisesti toimintapäiväkirjan pitäminen ja taloudellisten tulosten laskeminen sen perusteella on melko työläs prosessi ja vaatii paljon huomiota. On helppo tehdä virhe, kun summaat manuaalisesti suuren määrän numeroita, joten on suositeltavaa automatisoida nämä toiminnot. Yritystapahtumien kirjaamiseen ja raporttien luomiseen on parasta käyttää Excel-laskentataulukko-ohjelmaa, jossa yhdistyvät helppokäyttöisyys ja tehokkaat tietojenkäsittelytyökalut.
Alla oleva esimerkki ei väitä olevan täydellinen tai täydellinen. Se kuvaa vain mahdollisia sovelluksia. laskentataulukoita Excel kirjanpidossa, ja sinun on itse kehitettävä taulukoita tietylle yritykselle. Kuitenkin käyttämällä kuvattuja tekniikoita, se on riittävän helppoa kenellekään käyttäjälle, edes ei kovin hyvä Excel-tuntemus.
Käynnistä Excel ja uusi kolmen arkin työkirja luodaan. Työn aikana sijoitamme tiedot useille arkeille, lisäämällä tarvittaessa uusia arkkeja. Aloita luomalla yrityspäiväkirja. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sivun vasemmassa alakulmassa olevan ensimmäisen arkin välilehteä ja valitse Nimeä uudelleen alivalikossa ja kirjoita uusi nimi - Aktiviteettiloki.
Valitse seitsemän solua taulukon ensimmäiseltä riviltä ja napsauta työkalupalkin Yhdistä solut -painiketta. Valitut solut yhdistetään yhdeksi. Anna otsikko Yrityslehti... Vaihtoehtoisesti voit muuttaa otsikon fontin ja värin. Kirjoita seuraavaksi sarakkeiden otsikkojen nimet toiselle riville. Syötä soluihin A2 mennessä G2 seuraavat nimet: Päivämäärä, Veloittaa, Deb. Lauantai, Luotto, Creed. Lauantai, Määrä, Sisältö... On huomattava, että tilit ja alatilit kirjataan eri soluihin. Esimerkiksi luottotilin syöttäminen 19.1 tulisi merkitä sarakkeeseen Luotto arvo 19
ja sarakkeessa Creed. SubCh... Arvo 1
... Jos alitiliä ei ole, sarake� Creed. SubCh... mitään ei syötetä. Sarakkeiden solut täytetään samalla tavalla Veloittaa ja Deb. SubCh... Määritetään solut sarakkeisiin Päivämäärä, Määrä ja Sisältö selvästi heidän nimistään.
Yksinkertaisimmassa tapauksessa kaikki päiväkirjan toiminnot syötetään manuaalisesti. Jokainen rivi vastaa yhtä liiketapahtumaa. Täytä vaaditut solut, ja toiminto kuvataan päiväkirjassa. On huomattava, että mukavuuden vuoksi kolmas, viides ja seitsemäs sarake on kohdistettu vasemmalle, kun taas muut ovat oikealle. Summat näyttävät kaksi desimaalia. Sarakeotsikot ovat lihavoituna kursiivilla ja keskitetyt. Lisäksi sinun on valittava sopivat sarakeleveydet. Kaikki tämä ei kuitenkaan vaikuta työn logiikkaan millään tavalla, vaan vain parantaa pöydän ulkonäköä. Voit valita haluamasi muotoilun.
Päiväkirjan käsittelyn automatisoimiseksi käytämme automaattista suodatinta. Napsauta mitä tahansa solua luettelon sisällä ja valitse sitten valikkokomento Tiedot - Suodattaa - Automaattinen suodatin... Jokaisen otsikkosolun oikealle puolelle ilmestyy nuolipainike. Napsauttamalla tätä painiketta avautuu luettelo arvoista, joiden avulla voit suodattaa lokin. Napsauta esimerkiksi sarakkeessa olevaa nuolipainiketta Veloittaa, ja tililuettelo avataan.
Valitse vaadittu tili, ja vain tätä veloitustiliä käyttävät tapahtumat pysyvät luettelossa. Näytä kaikki toiminnot uudelleen painamalla nuolipainiketta sarakkeessa uudelleen Veloittaa ja valitse kohde Kaikki pudotusvalikossa. Voit suodattaa useita arvoja samanaikaisesti, kuten yhden tilin veloitus ja toisen saldo. Vastaavasti voit valita kaupat, joilla on vaaditut päivämäärät tai määrät. Voit asettaa monimutkaisemman suodatusehdon valitsemalla kohteen avattavasta luettelosta Kunto... Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa voit asettaa minkä tahansa ehdon, esimerkiksi tapahtuman määrän on oltava yli 100 ja alle 1000 tai päivämäärä on yli raportointivuoden 1. tammikuuta.
Kun vain tarvittavat tietueet on valittu, voit selvittää sarakkeen numeroiden summan Määrä... Voit tehdä tämän kirjoittamalla soluun I2 kaava \u003d VÄLITÖN YHTEENSÄ (9, F: F)... Solussa näkyy näytettyjen numeroiden summa sarakkeittain F... Valitsemalla eri automaattisen suodattimen arvot, valitsemalla toiminnot vaadituilla päivämäärillä ja tileillä, saat selville eri tilien liikevaihdot ja saldot. Näiden tietojen perusteella voit koota manuaalisesti minkä tahansa kirjanpitoraportin. Tällä tavalla voit suorittaa työnne mahdollisimman vähän automatisointia lyhyessä ajassa. Mietitään, miten voit käyttää Exceliä tekemään työstäsi entistä helpompaa.
Voit kirjoittaa ja muokata tapahtumia yrityspäiväkirjaan käyttämällä erityistä lomaketta. Napsauta mitä tahansa solua toimintaluettelossa ja valitse valikkokomento Tiedot - Lomake... Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa voit syöttää uusia toimintoja ja muuttaa aiemmin annettuja toimintoja.
Valintaikkunan otsikossa näkyy sen taulukon nimi, jolla luettelo sijaitsee. Valintaikkunan vasemmalla puolella ovat kentät, jotka sinun on täytettävä syötettäessä lokimerkintä. Huomaa, että kentän otsikot otetaan vastaavista taulukon sarakeotsikoista. Oikealla olevalla vierityspalkilla voit valita haluamasi lokimerkinnän. Tällöin tietueen numero ja tietueiden kokonaismäärä näkyvät esimerkiksi ohjelman oikeassa yläkulmassa 1 viidestä... Voit myös siirtyä edelliseen ja seuraavaan tietueeseen painamalla painikkeita. Takaisin ja Edelleenvastaavasti.
Jos teet muutoksia mihin tahansa kenttään ja siirryt toiseen tietueeseen, kaikki muutokset tehdään taulukon vastaaviin soluihin. Jos haluat kumota muutokset, ennen kuin vaihdat toiseen tietueeseen, sinun on napsautettava Palata... Painamalla painiketta Poistaa, poistat nykyisen merkinnän lokista. Näitä tekniikoita käyttämällä voit muokata aiemmin syötettyjä tietueita.
Jos yrität siirtyä viimeisen merkinnän kohdalle, valintaikkuna näyttää viestin Uusi merkintä ja kaikki kentät tyhjennetään. Anna tarvittavat tiedot ja napsauta Lisätä... Vaadittu merkintä lisätään luettelon loppuun ja valintaikkunassa sinua pyydetään syöttämään toinen merkintä. Joten voit kirjoittaa tarvittavan määrän merkintöjä lokiin, jonka jälkeen sinun on napsautettava kiinnisulkea valintaikkuna ja palata laskentataulukon käsittelyyn.
Samanlaiset lomakkeet luodaan automaattisesti kaikille Excel-luetteloille. Jos haluat syöttää tietoja valintaikkunoiden kenttiin eikä suoraan taulukon soluihin, käytä tätä Excel-työkalua. Riittää, kun napsautat luettelon sisällä ja valitset valikkokomennon Tiedot - Lomake.
Artikkelin seuraavissa osissa tarkastellaan tekniikoita kirjanpitoraporttien luomiseksi luotun tapahtumalokin perusteella.
Keskustele artikkelista
Voit rakentaa liikevaihtolomakkeen pieneen yritykseen käyttämällä Exceliä, joka yhdistää oppimisen helppouden ja tehokkaat tietojenkäsittelytyökalut. Artikkeli on kolmas osa Excel-kirjanpidon esimerkin kuvauksesta.
Voit rakentaa shakkilehden pienessä yrityksessä käyttämällä Exceliä, joka yhdistää oppimisen helppouden ja tehokkaat tietojenkäsittelytyökalut. Artikkeli on toinen osa Excel-kirjanpidon esimerkin kuvauksesta.
Tämä artikkeli auttaa aloittelevia käyttäjiä tutkimaan yksityiskohtaisesti 1C Accounting 7.7 -ohjelman asetuksia. Tämä artikkeli on ensimmäinen artikkelisarjassa, omistettu ohjelmalle 1C Kirjanpito 7.7. Voit myös nähdä kaikki artikkelit verkkosivustolla www.obrazovanie.lg.ua
Yritys "SAMO-Soft" - matkailumarkkinoiden ohjelmistokehittäjä ja suosittu matkailusivusto Subtleties (Tonkosti.ru) tekivät pienen sosiologisen tutkimuksen aiheesta "Erikoisohjelmistojen suosio ja käytön syvyys matkayritysten keskuudessa". Kahden viikon ajan tutkittiin ja käsiteltiin noin 1430 matkailumarkkinoiden toimijoiden kyselylomaketta. Tutkimus paljasti, mitkä ohjelmistotuotteet lisäävät tehokkuutta
Yksi tärkeimmistä ja usein kysytyimmistä kysymyksistä on "Kuinka valita oikea ja riittävä ohjelmisto yhtiön toiminnan kirjanpidon automatisointiin?" Ja tässä nimenomaisessa tapauksessa hallinnan ja kirjanpidon ongelmien ratkaisemiseksi harkitsemme Venäjän suosituinta alustaa 1C: Enterprise. Jokainen yritys on toisaalta yksilöllinen omalla tavallaan, ja toisaalta ne ovat melko samanlaisia \u200b\u200bliiketoimintaprosessien kannalta. Siksi yritämme tässä osassa tarkastella perusperiaatteita ja tekijöitä, jotka vaikuttavat ohjelmiston (ohjelmiston) valintaan.
Kaikki tullivalvonnan ristiriidat on todettava yksinomaan lainsäädännöllisin keinoin.Jokaisella liikemiehellä on tapaus, jossa liiketoiminnan laajentaminen edellyttää pääsyä ulkomaisille markkinoille.
Kriisin aikana monet leasing-yhtiöiden asiakkaat eivät pystyneet täyttämään sopimuksen mukaisia \u200b\u200bvelvoitteitaan. Tällaisissa epäsuotuisissa olosuhteissa vuokralle antajilla oli vain yksi ulospääsy - ne takavarikoivat asiakkailta vuokratun kohteen palauttaakseen yritykselle velan, koska muita tapoja ongelman ratkaisemiseksi ei ollut enää käytettävissä. Kiinteistöä, jonka vuokralaisen yritys takavarikoi vuokralaisilta, kutsutaan vuokrasopimuksen takavarikoinniksi.
