วิธีสร้างสเปรดชีต

ทิ้งข้อความไว้ 6,950

เพื่อทำความเข้าใจหลักการสร้างเอกสาร Excelที่เรียกว่าหนังสือมาสร้างกันง่ายๆ สเปรดชีต.

เริ่ม Excel ( เริ่ม? ทุกโปรแกรม? Microsoft Excel ). แผ่นงานเปล่าที่มีเซลล์จะปรากฏในหน้าต่างของแอปพลิเคชันนี้ ที่ สมุดงาน Excel สามารถมีแผ่นงานได้มากเท่าที่คุณต้องการซึ่งอยู่บนแท็บแยกกัน

เมื่อสร้างเอกสารใหม่มักจะมีสาม กระดานชนวนที่สะอาดกระดูกสันหลัง (แถบ) ซึ่งมองเห็นได้ที่ด้านล่างของหน้าต่างเอกสาร

ดูเซลล์ A1 ด้านซ้ายบนล้อมรอบด้วยกรอบ กรอบนี้ระบุเซลล์ที่ใช้งานอยู่ซึ่งสามารถป้อนข้อมูลได้ ในส่วนบนของหน้าต่าง Excel ภายใต้แถบเครื่องมือจะมีบรรทัดของสูตรสำหรับป้อนข้อมูลหรือสูตรตามการคำนวณ ทางด้านซ้ายของแถบสูตรคือตัวเลข เซลล์ที่ใช้งานอยู่.

2) จำสัญลักษณ์ของเราจาก Word ได้หรือไม่?

3) เขียนชื่อ "วันเกิด" แล้วกดปุ่ม ป้อนสองครั้ง เราตกอยู่ในเซลล์ A3 (ถ้าเรากดครั้งเดียวเราจะกระโดดได้แค่บรรทัดเดียวเท่านั้น)

4) เลื่อนไปทางขวาหนึ่งเซลล์ ใช้แป้นลูกศรเพื่อนำทางเซลล์ในแผ่นงาน Excel ป้อนหรือ แท็บหรือคลิกที่เซลล์ที่ต้องการ

5) ป้อนข้อความ "ชื่อ - นามสกุล" กด ป้อน

6) ป้อน "นามสกุล" ย้ายเซลล์ไปทางขวา 1 เซลล์

7) ป้อน "ชื่อ" เลื่อนเซลล์ไปทางขวา 1 เซลล์

8) ป้อน "Patronymic" คลิก ป้อน.

9) ป้อนข้อมูลต่อไปจนกว่าตารางจะเป็นดังที่แสดงในรูป

แต่ด้วยเหตุผลบางประการนามสกุล "Semyonovna" ไม่ปรากฏให้เห็นในประเทศของเรา ความกว้างของคอลัมน์นั้นง่ายต่อการเปลี่ยนแปลง เลื่อนตัวชี้เมาส์ไปที่เส้นขอบระหว่างเซลล์ด้วยตัวอักษร D และตัวอักษร E เส้นประบาง ๆ จะปรากฏขึ้น โดยไม่ต้องปล่อยปุ่มเมาส์ลากขอบเซลล์ไปทางขวาจนกว่าคุณจะเห็นคำว่า "Semyonovna" ทั้งหมด ปล่อยเมาส์

การเปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์

บันทึกสเปรดชีตแรกของเรา

แต่จานของเราไม่ค่อยสวยเท่าไหร่ การแก้ไขนั้นง่ายมาก ใน Excel เช่นเดียวกับใน Word คุณสามารถจัดรูปแบบข้อความและทำงานกับเซลล์ได้ ถ้าคุณคลิกขวาที่เซลล์คุณจะเห็นเมนูแบบนี้

คุณสังเกตเห็นว่าข้อความ "วันเกิด" ไม่พอดีกับขอบเซลล์ ผ่าน ป้อนใน Excel ซึ่งแตกต่างจาก Word ไม่สามารถใส่ยัติภังค์สร้างย่อหน้าได้ ในการแก้ไขสถานการณ์นี้ตลอดจนในการใช้ตัวเลือกต่างๆสำหรับการจัดเรียงข้อความให้ใช้แท็บ การจัดตำแหน่งบนเมนู รูปแบบ? เซลล์.

ถ้าคลิกขวาที่เซลล์จะเห็นเมนูแบบนี้

เพื่อให้ข้อความพอดีกับเซลล์ของคุณให้ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก ตัดคำ

ใช้ปุ่มที่ระบุไว้เพื่อจัดรูปแบบเซลล์ตารางทั้งหมดอย่างสวยงาม คุณรู้วิธีทำอยู่แล้ว

ใช้ปุ่มวงกลมเพื่อจัดรูปแบบเซลล์ตารางทั้งหมด

อย่างไรก็ตามจานของเรายังสร้างไม่เสร็จ มีเส้นขอบตารางไม่เพียงพอ เราพบปุ่มที่ต้องการ (เป็นวงกลมในรูปของเรา) และเลือกตัวเลือกที่เราต้องการซึ่งเป็นปุ่มสุดท้ายในรูป

การวาดเส้นขอบตาราง

ลองทดลองดูคุณควรลงเอยด้วยตารางแบบนี้

โต๊ะสวย ๆ ของเรา

และเราสามารถทำให้สวยงามมากยิ่งขึ้น เพียงแค่เลือกทั้งจานและใช้เมนูที่เรารู้จักแล้ว รูปแบบอัตโนมัติจากเมนู รูปแบบทำให้ความงาม

เราใช้ในเมนู รูปแบบคำสั่ง รูปแบบอัตโนมัติ

จากตัวเลือกที่มีให้เลือกว่าคุณต้องการให้สัญลักษณ์ของคุณปรากฏอย่างไร

พวกเราเลือก ลักษณะ โล่

ในตัวอย่างของเราเราได้เลือกมุมมอง "คลาสสิก 1"

นี่คือสิ่งที่เราได้รับจาน

ตอนนี้คุณสามารถสร้างแผนภูมิได้จากข้อมูลที่ป้อน Excel มีโมดูลของตัวเองสำหรับวัตถุประสงค์เหล่านี้ซึ่งความเป็นไปได้ค่อนข้างกว้างกว่า โมดูลนี้เรียกว่า ตัวช่วยสร้างแผนภูมิ... ไอคอนอยู่บนแถบเครื่องมือ

พวกเราเปิด ตัวช่วยสร้างแผนภูมิ

คุณจะได้รับผลเช่นเดียวกันหากคุณเลือกคำสั่ง แทรก? แผนภาพกล่องโต้ตอบเดียวกันจะเปิดขึ้น ตัวช่วยสร้างไดอะแกรม

ในหน้าต่างที่เปิดขึ้นคุณจะเห็นรายการไดอะแกรม หน้าต่างทางด้านขวาจะแสดงตัวเลือกต่างๆสำหรับแผนภูมิมาตรฐานแต่ละประเภท หากคุณไม่พบสิ่งที่น่าสนใจในแผนภาพมาตรฐานคุณสามารถค้นหาได้ในแท็บ ไม่ได้มาตรฐาน... เราเลือกแผนภาพรูปกรวย

เพิ่มแผนภาพโดยใช้เมนู แทรก

พวกเราเลือก ทรงกรวยแผนภาพ

ไปต่อกันที่จานของเรา ตัวช่วยสร้างแผนภูมิอย่าปิด! คลิกเข้า แผ่นงาน Excel บนเซลล์ B5

กดปุ่ม กะและโดยไม่ต้องปล่อยให้คลิกที่เซลล์ E6 หรือลากด้วยเมาส์

ในกล่องโต้ตอบตัวช่วยสร้างให้ใส่จุดข้างๆ อันดับใน: เส้น.

ในหน้าต่างนี้คุณจะต้องระบุเซลล์ตามข้อมูลที่เราจะสร้างแผนภาพ

แผนภูมิจะปรากฏในวิวพอร์ต เรากด เพิ่มเติม... กรอกข้อมูลในช่อง ชื่อแผนภูมิ, แกน X, แกน Z.

เราสามารถดูว่าเราทำอะไรได้บ้าง

กรอกข้อมูลในช่อง ชื่อแผนภูมิ, แกน X, แกน Z

เราใส่จุดถัดจากคำว่า "ว่าง"

แผนภูมิจะถูกแทรกลงในแผ่นงานถัดจากตารางโดยแสดงข้อมูลที่ป้อนในรูปแบบกราฟิก เราคลิกที่แผนภาพด้วยเมาส์และโดยไม่ต้องปล่อยปุ่มซ้ายของเมาส์เลื่อนไปทุกที่ที่เราต้องการ

เราวางไดอะแกรมตามใจชอบ

บทนำ.

สเปรดชีต เป็นโปรแกรมประมวลผลข้อมูลตัวเลขที่จัดเก็บและประมวลผลข้อมูลในตารางสี่เหลี่ยม

Excel มีฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์และสถิติมากมายเพื่อให้เด็กนักเรียนและนักเรียนสามารถใช้ในการคำนวณการบ้านหลักสูตรห้องปฏิบัติการ Excel ถูกใช้อย่างมากในการบัญชี - ในหลาย ๆ บริษัท เป็นเครื่องมือหลักสำหรับงานเอกสารการคำนวณและแผนภูมิ โดยธรรมชาติแล้วมันมีฟังก์ชั่นที่สอดคล้องกันอยู่ในนั้น Excel ยังสามารถทำหน้าที่เป็นฐานข้อมูล

หากคุณรู้วิธีเริ่มโปรแกรม Windows อย่างน้อยหนึ่งโปรแกรมคุณจะรู้วิธีเริ่มต้นโปรแกรมใด ๆ โปรแกรม windows... ไม่สำคัญว่าคุณจะใช้ Windows 95 หรือ Windows 98 หรือ Windows เครื่องอื่น

โปรแกรมส่วนใหญ่เริ่มต้นในลักษณะเดียวกัน - ผ่านเมนูเริ่ม ในการเริ่มต้น Excel ให้ทำดังต่อไปนี้:

1. คลิกปุ่มเริ่มบนแถบงาน

2. คลิกที่ปุ่ม Programs เพื่อเปิดเมนู Programs

3. เลือก Microsoft Office / Microsoft Office - Microsoft Excel

4. เลือก Microsoft Office / Microsoft Office - Microsoft Excel

การแสดงตัวเลขในคอมพิวเตอร์

ในคอมพิวเตอร์ตัวเลขทั้งหมดจะแสดงในรูปแบบไบนารีนั่นคือการรวมกันของศูนย์และตัวเลข

หากคุณเลือก 2 บิตเพื่อแทนตัวเลขในคอมพิวเตอร์คุณสามารถแทนตัวเลขที่ต่างกันได้เพียงสี่ตัวเลขเท่านั้น: 00, 01, 10 และ 11 หากคุณเลือก 3 บิตเพื่อแทนตัวเลขคุณจะสามารถแทน 8 ได้ ตัวเลขที่แตกต่างกัน: 000, 001, 010, 011, 100, 101, 110, 111 หากคุณเลือก N บิตเพื่อแทนตัวเลขคุณสามารถแทนตัวเลขที่ต่างกัน 2n

ให้ 1 ไบต์ (8 บิต) ใช้แทนตัวเลข จากนั้นคุณสามารถจินตนาการได้ว่า 28 \u003d 256 ตัวเลขที่แตกต่างกัน: จาก 0000 0000 ถึง 1111 1111 หากคุณแปลตัวเลขเหล่านี้เป็นระบบฐานสิบคุณจะได้: 000000002 \u003d 010, 111111112 \u003d 25510 ซึ่งหมายความว่าเมื่อใช้ 1 ไบต์แทนตัวเลขคุณสามารถแทนตัวเลขได้ตั้งแต่ 0 ถึง 255 แต่ในกรณีนี้ถ้าตัวเลขทั้งหมดถือเป็นค่าบวก อย่างไรก็ตามต้องสามารถแทนจำนวนลบได้

เพื่อให้คอมพิวเตอร์แสดงทั้งตัวเลขบวกและลบจะใช้กฎต่อไปนี้:

1. มีการเซ็นชื่อบิตที่สำคัญที่สุด (ซ้าย) ถ้าบิตนี้เป็น 0 จำนวนนั้นจะเป็นบวก ถ้าเป็น 1 ตัวเลขจะเป็นลบ

2. ตัวเลขจะถูกเก็บไว้ในส่วนเสริมของสอง สำหรับจำนวนบวกส่วนเติมเต็มจะเหมือนกับการแทนเลขฐานสอง สำหรับ จำนวนลบ ส่วนเติมเต็มได้รับจากไบนารีดังนี้:

ศูนย์ทั้งหมดจะถูกแทนที่ด้วยเลขศูนย์และเลขศูนย์

หนึ่งจะถูกเพิ่มเข้าไปในจำนวนผลลัพธ์

กฎเหล่านี้ใช้เมื่อจำเป็นในการกำหนดว่าตัวเลขนี้จะแสดงในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์อย่างไรหรือเมื่อทราบการแสดงตัวเลขในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์ แต่จำเป็นต้องกำหนดว่าตัวเลขนี้คืออะไร

สร้างสเปรดชีต

1. ในการสร้างตารางให้เรียกใช้คำสั่ง File / New และคลิกที่ไอคอน Blank Book ในบานหน้าต่างงาน

2. ก่อนอื่นคุณต้องมาร์กอัปตาราง ตัวอย่างเช่นตารางการบัญชีสินค้ามีเจ็ดคอลัมน์ซึ่งเรากำหนดให้กับคอลัมน์จาก A ถึง G จากนั้นคุณต้องสร้างส่วนหัวของตาราง จากนั้นคุณต้องป้อนชื่อเรื่องทั่วไปของตารางจากนั้นชื่อของฟิลด์ พวกเขาต้องอยู่ในบรรทัดเดียวกันและปฏิบัติตามซึ่งกันและกัน ส่วนหัวสามารถวางตำแหน่งเป็นหนึ่งหรือสองบรรทัดโดยจัดให้ตรงกลางด้านขวาซ้ายล่างหรือด้านบนของเซลล์

3. ในการเข้าสู่ส่วนหัวของตารางให้วางเคอร์เซอร์ในเซลล์ A2 และป้อนชื่อของตาราง "สินค้าคงเหลือในสต็อก"

4. เลือกเซลล์ A2: G2 และดำเนินการคำสั่ง Format / Cells บนแท็บ Alignment เลือกวิธีการจัดตำแหน่งกึ่งกลางและทำเครื่องหมายที่ช่องสำหรับการผสานเซลล์ คลิกตกลง

5. การสร้าง "ส่วนหัว" ของตาราง ป้อนชื่อของฟิลด์ตัวอย่างเช่นหมายเลขคลังสินค้าซัพพลายเออร์ ฯลฯ

6. ในการจัดเรียงข้อความในเซลล์ของ "ส่วนหัว" เป็นสองบรรทัดให้เลือกเซลล์นี้และดำเนินการคำสั่ง Format / Cells บนแท็บ Alignment ให้เลือกช่องทำเครื่องหมายตัดด้วยคำ

7. แทรกฟอนต์ต่างๆ เลือกข้อความแล้วเลือกคำสั่ง Format / Cells แท็บ Font ตั้งค่าแบบอักษรเช่น Times New Roman ขนาด (ขนาดจุด) และรูปแบบ

8. จัดแนวข้อความใน "ส่วนหัว" ของตาราง (เลือกข้อความและคลิกที่ปุ่มตรงกลางบนแถบเครื่องมือการจัดรูปแบบ)

9. หากจำเป็นให้เปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์โดยใช้คำสั่ง Format / Column / Width

10. คุณสามารถเปลี่ยนความสูงของเส้นโดยใช้คำสั่ง Format / Line / Height

11. การเพิ่มเฟรมและการเติมเซลล์สามารถทำได้โดยคำสั่ง Format / Cell บนแท็บ Border และ View ตามลำดับ เลือกเซลล์หรือเซลล์และบนแท็บเส้นขอบเลือกประเภทเส้นและใช้เมาส์เพื่อระบุว่าเป็นส่วนใดของช่วงที่เลือก บนแท็บมุมมองเลือกสีเติมสำหรับเซลล์ที่เลือก

12. ก่อนป้อนข้อมูลลงในตารางคุณสามารถจัดรูปแบบเซลล์ของคอลัมน์ภายใต้ "ส่วนหัว" ของตารางโดยใช้คำสั่ง Format / Cells แท็บ Number ตัวอย่างเช่นเลือกบล็อกแนวตั้งของเซลล์ภายใต้เซลล์ "หมายเลขคลังสินค้า" และเลือกรูปแบบ / เซลล์บนแท็บตัวเลขเลือกตัวเลขและคลิกตกลง

ผลิตภัณฑ์ตรวจไม่พบ Microsoft ได้ดำเนินการอย่างล่าช้าเพื่อลดความเสี่ยงโดยการเพิ่มความสามารถในการปิดการใช้งานมาโครโดยสมบูรณ์เปิดใช้งานมาโครเมื่อเปิดเอกสาร

แนวคิดพื้นฐาน.

สเปรดชีตประกอบด้วยคอลัมน์และแถว ส่วนหัวของคอลัมน์กำหนดโดยตัวอักษรหรือชุดค่าผสม (FB, Kl ฯลฯ ) ส่วนหัวของแถว - ตามตัวเลข

เซลล์ -จุดตัดของคอลัมน์และแถว

เซลล์แต่ละเซลล์มีที่อยู่ของตัวเองซึ่งประกอบด้วยส่วนหัวของคอลัมน์และแถว (A1, H3 เป็นต้น) เซลล์ที่กำลังดำเนินการจะถูกเน้นด้วยเฟรมและเรียกว่าแอ็คทีฟ

ใน Excel ตารางเรียกว่าเซลล์แผ่นงาน แผ่นงาน Excel ยังสามารถประกอบด้วยส่วนหัวลายเซ็นและเซลล์ข้อมูลเพิ่มเติมพร้อมข้อความอธิบาย

ใบงาน - ประเภทเอกสารหลักที่ใช้ในการจัดเก็บและประมวลผลข้อมูล ในระหว่างการทำงานคุณสามารถป้อนและเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแผ่นงานหลายแผ่นพร้อมกันโดยตั้งชื่อตามค่าเริ่มต้น Sheet1, sheet2 เป็นต้น

ไฟล์สเปรดชีตแต่ละไฟล์เป็นสมุดงานหลายแผ่น ในเวอร์ชันของ Excel 5.0 / 7.0 เวิร์กบุ๊กประกอบด้วย 16 แผ่นในขณะที่ใน Excel 97 และ Excel 2000 จะมีเพียง 3 แผ่นเท่านั้นจำนวนแผ่นงานในสมุดงานสามารถเปลี่ยนแปลงได้

วิธีหนึ่งในการจัดระเบียบงานกับข้อมูลใน Excel คือการใช้ช่วง ช่วงของเซลล์คือกลุ่มของเซลล์ที่เชื่อมโยง (หรือแม้แต่เซลล์เดียวที่เชื่อมโยง) ซึ่งสามารถรวมคอลัมน์แถวการรวมคอลัมน์และแถวหรือแม้แต่ทั้งแผ่นงาน

ช่วงถูกใช้เพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆเช่น:

1. คุณสามารถเลือกช่วงของเซลล์และจัดรูปแบบทั้งหมดได้ในครั้งเดียว

2. ใช้ช่วงเพื่อพิมพ์เฉพาะกลุ่มเซลล์ที่เลือก

3. เลือกช่วงที่จะคัดลอกหรือย้ายข้อมูลไปยังกลุ่ม

4. แต่จะสะดวกเป็นพิเศษในการใช้ช่วงในสูตร แทนที่จะอ้างถึงแต่ละเซลล์แยกกันคุณสามารถระบุช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการคำนวณได้

เครื่องมือพื้นฐาน

ปุ่ม	คำอธิบาย	ปุ่ม	คำอธิบาย
	เปิด หนังสือเล่มใหม่		เปิดกล่องโต้ตอบเปิดเอกสาร
	บันทึกไฟล์		ส่งไฟล์หรือแผ่นงานปัจจุบันทางอีเมล
	พิมพ์ไฟล์		แสดงไฟล์ในโหมดแสดงตัวอย่าง
	เรียกใช้ตัวตรวจสอบการสะกด		ตัดข้อมูลที่เลือกไปยังคลิปบอร์ด
	คัดลอกข้อมูลที่เลือกไปยังคลิปบอร์ด		วางตัดหรือคัดลอกข้อมูลจากคลิปบอร์ด
	เลือกเครื่องมือ Format Painter		แทรกไฮเปอร์ลิงก์
	ฟังก์ชัน AutoSum		จัดเรียงข้อมูลจากน้อยไปมาก
	จัดเรียงข้อมูลจากมากไปหาน้อย		เปิดตัวช่วยสร้างแผนภูมิ
	เปิดเครื่องมือวาดภาพ		ซูมเข้าบนแผ่นงานของคุณ
	เปลี่ยนขนาดตัวอักษร		ทำให้ข้อมูลเป็นตัวหนา
	ทำให้ข้อมูลเป็นตัวเอียง		เน้นข้อมูล
	จัดแนวข้อมูลซ้ายตรงกลางและขวา		วางข้อมูลไว้ตรงกลางของเซลล์ที่เลือก
	ใช้รูปแบบสกุลเงิน		ใช้รูปแบบเปอร์เซ็นต์
	ใช้การจัดรูปแบบลูกน้ำ		เพิ่มจำนวนหลังจุดทศนิยม
	ลดจำนวนตำแหน่งทศนิยม		เพิ่มเส้นขอบ
	ทาสีพื้นหลังด้วยสีที่เลือก		เปลี่ยนประเภทฟอนต์
	เปลี่ยนสีของข้อความ

ประเภทข้อมูลและรูปแบบ

ประเภทข้อมูลพื้นฐาน

มีข้อมูลสามประเภทหลักในการทำงานกับสเปรดชีต: จำนวน, ข้อความ และ สูตร.

ตัวเลข ในระบบอิเล็กทรอนิกส์ สเปรดชีต Excel สามารถเขียนในรูปแบบตัวเลขหรือเลขชี้กำลังปกติเช่น 195.2 หรือ 1.952E + 02 ตามค่าเริ่มต้นตัวเลขจะจัดชิดขวาในเซลล์ นี่เป็นเพราะความจริงที่ว่าเมื่อวางตัวเลขไว้ใต้กันและกันจะสะดวกในการจัดตำแหน่งตามหลัก (หน่วยภายใต้หน่วย, หลักสิบและอื่น ๆ )

ข้อความ คือลำดับของอักขระซึ่งประกอบด้วยตัวอักษรตัวเลขและช่องว่างตัวอย่างเช่น "45 บิต" คือข้อความ ตามค่าเริ่มต้นข้อความจะจัดชิดซ้ายในเซลล์

สูตร ต้องขึ้นต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับและอาจรวมถึงตัวเลขชื่อเซลล์ฟังก์ชันและสัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์ แต่สูตรไม่สามารถรวมข้อความได้ ตัวอย่างเช่นสูตร \u003d A1 + B1 จะเพิ่มตัวเลขที่เก็บไว้ในเซลล์ A1 และ B1 และสูตร \u003d C3 * 9 จะคูณจำนวนที่เก็บไว้ในเซลล์ C3 ด้วย 9

ตัวอย่างเช่น \u003d A1 + B2 เมื่อคุณป้อนสูตรเซลล์จะไม่แสดงสูตรเอง แต่เป็นผลลัพธ์ของการคำนวณสำหรับสูตรนี้ หากคุณเปลี่ยนค่าดั้งเดิมที่รวมอยู่ในสูตรผลลัพธ์จะถูกคำนวณใหม่ทันที

รูปแบบข้อมูล

มีความจำเป็นในการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบต่างๆ

โดยค่าเริ่มต้นจะใช้รูปแบบตัวเลขซึ่งแสดงทศนิยมสองตำแหน่ง

รูปแบบเอกซ์โพเนนเชียลถูกใช้ถ้าตัวเลขที่มี จำนวนมาก ตัวเลขไม่พอดีกับเซลล์ (เช่น 3500000000 จากนั้นจะเขียนด้วย 5.00E + 09)

เนื่องจาก Excel ได้รับการออกแบบมาเพื่อจัดการกับตัวเลขสิ่งสำคัญคือต้องตั้งค่ารูปแบบให้ถูกต้อง สำหรับมนุษย์เลข 10 เป็นเพียงหนึ่งและศูนย์ จากมุมมองของ Excel ตัวเลขทั้งสองนี้สามารถสื่อถึงข้อมูลที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิงขึ้นอยู่กับว่าเป็นจำนวนพนักงานใน บริษัท มูลค่าที่เป็นตัวเงินเปอร์เซ็นต์ของทั้งหมดหรือส่วนหนึ่งของหัวข้อ "บริษัท 10 อันดับแรก" ในทั้งสี่สถานการณ์ตัวเลขนี้จะต้องแสดงและจัดการแตกต่างกัน Excel รองรับรูปแบบต่อไปนี้:

General (ทั่วไป) - กำหนดโดยอัตโนมัติหากไม่ได้ระบุรูปแบบไว้โดยเฉพาะ

Number เป็นวิธีที่ใช้แทนตัวเลขได้มากที่สุด

Monetary (Currency) - มูลค่าทางการเงิน

การเงิน (การบัญชี) - ค่าทางการเงินที่หักล้างโดยตัวคั่นด้วยจำนวนเต็มและส่วนเศษส่วน

วันที่ (ข้อมูล) - วันที่หรือวันที่และเวลา

เวลา - เวลาหรือวันที่และเวลา

เปอร์เซ็นต์ - มูลค่าของเซลล์คูณด้วย 100 พร้อมกับ% ในตอนท้าย

เศษส่วน - เศษส่วนที่มีเหตุผลพร้อมตัวเศษและตัวส่วน

เอกซ์โพเนนเชียล (ทางวิทยาศาสตร์) - เลขเศษส่วนทศนิยม

ข้อความ - ข้อมูลข้อความจะแสดงในลักษณะเดียวกับที่ป้อนและประมวลผลสตริงโดยไม่คำนึงถึงเนื้อหา

เพิ่มเติม (พิเศษ) - รูปแบบสำหรับการทำงานกับฐานข้อมูลและรายการที่อยู่

กำหนดเอง - รูปแบบที่ผู้ใช้กำหนดเอง

การเลือกรูปแบบข้อมูล

1. ป้อนคำสั่ง Format-Cell

2. ในกล่องโต้ตอบ Format Cells ให้เลือกแท็บ Number

3. จากรายการรูปแบบตัวเลข: เลือกรูปแบบที่เหมาะสมที่สุด

แท็บ Alignment ถูกกำหนดโดย:

1. Alignment - วิธีการจัดแนวข้อมูลในเซลล์ตามแนวนอน (ซ้ายหรือขวาตามค่าศูนย์กลางของการเลือกศูนย์ความกว้างเติมเต็ม) หรือแนวตั้ง (ด้านล่างหรือด้านบน

ศูนย์หรือความสูง);

2. การแสดงผล - กำหนดว่าข้อความสามารถห่อในเซลล์ได้ตามคำเปิดหรือปิดการรวมเซลล์ตั้งค่าการเลือกความกว้างของเซลล์โดยอัตโนมัติ

3. การวางแนวข้อความ

แท็บฟอนต์ - เปลี่ยนฟอนต์สไตล์ขนาดสีขีดเส้นใต้และเอฟเฟกต์ของข้อความในเซลล์ที่เลือก

แท็บ Border - สร้างเฟรม (เส้นขอบ) รอบ ๆ กลุ่มเซลล์ที่เลือก

แท็บมุมมอง - อนุญาตให้คุณตั้งค่าการแรเงาเซลล์ (สีและรูปแบบ);

แท็บการป้องกัน - ควบคุมการซ่อนสูตรและการล็อกเซลล์ (ห้ามมิให้แก้ไขข้อมูลเซลล์) คุณสามารถตั้งค่าการป้องกันได้ทุกเมื่อ แต่จะมีผลหลังจากป้อนการป้องกันแผ่นงานหรือหนังสือโดยใช้คำสั่ง Service / Protect sheet เท่านั้น

การใส่สูตร

คุณสามารถป้อนสูตรได้สองวิธี คุณสามารถป้อนสูตรลงในเซลล์โดยตรงหรือใช้แถบสูตร ในการป้อนสูตรในเซลล์ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการใส่สูตรและเริ่มเขียนด้วยเครื่องหมาย "\u003d" สิ่งนี้จะบอก Excel ว่าคุณกำลังจะป้อนสูตร

2. เลือกเซลล์แรกหรือช่วงที่คุณต้องการรวมไว้ในสูตร ที่อยู่ของเซลล์ที่คุณอ้างถึงจะปรากฏในเซลล์ที่ใช้งานอยู่และในแถบสูตร

3. ป้อนโอเปอเรเตอร์ตัวอย่างเช่นเครื่องหมาย "+"

4. คลิกเซลล์หรือช่วงถัดไปที่คุณต้องการรวมไว้ในสูตร พิมพ์โอเปอเรเตอร์ต่อไปและเลือกเซลล์จนกว่าสูตรจะพร้อม

5. เมื่อคุณป้อนสูตรเสร็จแล้วให้คลิกปุ่ม Enter ในแถบสูตรหรือกด Enter บนแป้นพิมพ์ของคุณ

6. ตอนนี้เซลล์แสดงผลลัพธ์ของการคำนวณ เลือกเซลล์อีกครั้งเพื่อดูสูตร สูตรจะปรากฏในแถบสูตร

อีกวิธีหนึ่งในการป้อนสูตรคือการใช้แถบสูตร ขั้นแรกเลือกเซลล์ที่คุณต้องการใส่สูตรจากนั้นคลิกที่ปุ่มแก้ไขสูตร (ปุ่ม "เท่ากับ") ในแถบสูตร หน้าต่าง Formula Bar จะปรากฏขึ้น เครื่องหมายเท่ากับจะถูกป้อนโดยอัตโนมัติก่อนสูตร เริ่มพิมพ์เซลล์ที่คุณต้องการใช้ในสูตรและตัวดำเนินการที่จำเป็นในการคำนวณ หลังจากคุณป้อนสูตรทั้งหมดแล้วให้คลิกที่ปุ่ม Ok สูตรจะปรากฏในแถบสูตรและผลการคำนวณจะปรากฏในเซลล์แผ่นงาน

บ่อยครั้งคุณต้องใช้ตัวช่วยสร้างฟังก์ชันเพื่อสร้างสูตร

สามารถป้อนฟังก์ชันได้ด้วยตนเอง แต่ Excel มีตัวช่วยสร้างฟังก์ชันที่ช่วยให้คุณป้อนฟังก์ชันในโหมดกึ่งอัตโนมัติและมีข้อผิดพลาดเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย ในการเรียกใช้ตัวช่วยสร้างฟังก์ชันให้คลิกปุ่มแทรกฟังก์ชันบนแถบเครื่องมือมาตรฐานเรียกใช้คำสั่งแทรก / ฟังก์ชันหรือใช้คีย์ผสม จะเป็นการเปิดกล่องโต้ตอบตัวช่วยสร้างฟังก์ชันขึ้นมาซึ่งคุณสามารถเลือกฟังก์ชันที่ต้องการได้

หน้าต่างประกอบด้วยรายการที่เกี่ยวข้องสองรายการ: หมวดหมู่และฟังก์ชัน เมื่อคุณเลือกรายการใดรายการหนึ่งในรายการประเภทในรายการฟังก์ชันรายการฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องจะปรากฏขึ้น

เมื่อคุณเลือกฟังก์ชันคำอธิบายสั้น ๆ จะปรากฏที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ เมื่อคุณคลิกที่ปุ่ม ok คุณจะไปยังขั้นตอนถัดไป ขั้นตอนที่ 2.

ฟังก์ชั่นใน Excel

เพื่อเพิ่มความเร็วและลดความซับซ้อนในการประมวลผล งาน Excel มอบเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพของฟังก์ชันแผ่นงานให้กับผู้ใช้ซึ่งช่วยให้สามารถคำนวณได้เกือบทั้งหมด

ทั้งหมดใน MS Excel ทั้งหมดมีฟังก์ชันเวิร์กชีตมากกว่า 400 ฟังก์ชัน (ฟังก์ชันในตัว) ตามวัตถุประสงค์ของพวกเขาทั้งหมดแบ่งออกเป็น 11 กลุ่ม (หมวดหมู่):

1. หน้าที่ทางการเงิน

2. ฟังก์ชั่นวันที่และเวลา

3. ฟังก์ชันเลขคณิตและตรีโกณมิติ (ทางคณิตศาสตร์)

4. ฟังก์ชันทางสถิติ

5. ฟังก์ชั่นของลิงค์และการแทนที่;

6. ฟังก์ชั่นฐานข้อมูล (การวิเคราะห์รายการ);

7. ฟังก์ชั่นข้อความ;

8. ฟังก์ชันลอจิคัล;

9. ฟังก์ชั่นการให้ข้อมูล (ตรวจสอบคุณสมบัติและค่า);

10. หน้าที่ทางวิศวกรรม

11. ฟังก์ชั่นภายนอก

เควส II

สเปรดชีตเป็นอุปกรณ์ทดแทนอิเล็กทรอนิกส์สำหรับบัญชีแยกประเภทและเครื่องคิดเลข ซอฟต์แวร์นี้ใช้คอลัมน์และแถวเพื่อดำเนินการทางคณิตศาสตร์กับข้อมูลที่ป้อนก่อนหน้านี้ สเปรดชีตสามารถทำอะไรได้มากกว่านี้ในปัจจุบันเนื่องจากมักใช้เป็นฐานข้อมูลที่เรียบง่าย (มาก) หรือเป็นแอปพลิเคชั่นสร้างกราฟและสร้างแผนภูมิแม้ว่านี่จะไม่ใช่เป้าหมายดั้งเดิมของซอฟต์แวร์ประเภทนี้ก็ตาม

รูปที่ 12.5. แถวคอลัมน์และเซลล์

บรรทัดมีชื่อดังนี้ 1, 2 เป็นต้น คอลัมน์มีชื่อดังนี้: A, ... , Z, AA, AB เป็นต้น จุดตัดของแถวและคอลัมน์เรียกว่าเซลล์และชื่อประกอบด้วยแอตทริบิวต์ของคอลัมน์และแถวตัวอย่างเช่น: C3 (ดังแสดงในรูปที่ 12.5 "แถวคอลัมน์และเซลล์") ชื่อแถวและคอลัมน์ที่ใช้งานอยู่จะถูกเน้น

2.2. OpenOffice.org Calc

2.2.1. วิ่ง

ในการเริ่ม OpenOffice.org Calc ให้เลือก Office จากเมนูหลัก→ สเปรดชีต → OpenOffice.org Calc การใช้โปรแกรมสำนักงาน → สร้างสเปรดชีต... คุณยังสามารถเปิดได้จากแอปพลิเคชัน OpenOffice.org อื่น ๆ โดยเลือกไฟล์→ใหม่→ สเปรดชีต... ซึ่งจะเปิดหน้าต่างที่มีสเปรดชีต Calc OpenOffice.org ว่างใหม่

เมื่อคุณเริ่ม OpenOffice.org Calc เป็นครั้งแรกหน้าต่างจะปรากฏขึ้น (ดูรูปที่ 12.6 "การเลือกรูปแบบไฟล์เริ่มต้น")ถามคุณว่าคุณต้องการใช้รูปแบบใดในการจัดเก็บไฟล์ของคุณ: Microsoft®หรือ OpenOffice.org

รูปที่ 12.6. การเลือกรูปแบบไฟล์เริ่มต้น

การตัดสินใจของคุณขึ้นอยู่กับว่าคุณวางแผนที่จะแชร์ไฟล์จำนวนมากกับผู้คนโดยใช้เครื่องมือของMicrosoft®เท่านั้น ในกรณีนี้ให้คลิก ใช้รูปแบบMicrosoft® Excelแต่เราขอเตือนคุณว่าไม่รองรับอย่างสมบูรณ์แบบ โปรดทราบว่านี่เป็นเพียงรูปแบบเริ่มต้นและสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลาในฟิลด์ประเภทไฟล์ของกล่องโต้ตอบบันทึกเป็น

2.2.2. อินเตอร์เฟซ

รูปที่ 12.7. OpenOffice.org Calc หน้าต่างหลัก

แถบรูปแบบ

นี่คือแถบการจัดรูปแบบมาตรฐานที่ใช้ในแอปพลิเคชัน OpenOffice.org ทั้งหมดและใช้เพื่อเปลี่ยนลักษณะของข้อมูลแอปพลิเคชัน: แบบอักษรสีการจัดแนว ฯลฯ

แถบสูตร

ใช้เพื่อป้อนแก้ไขหรือลบสูตรในเซลล์

พื้นที่ทำงาน

สถานที่ที่คุณป้อนข้อมูลสเปรดชีตของคุณ: ตัวเลขวันที่สูตรรูปภาพ ฯลฯ

เลือกทั้งหมด

การคลิกที่พื้นที่เล็ก ๆ ที่มุมซ้ายบนของพื้นที่ทำงานจะเป็นการเลือกพร้อมกัน ทั้งหมด เซลล์. สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องทำการเปลี่ยนแปลง "ทั่วโลก" ในสเปรดชีต ตัวอย่างเช่นกำหนดขนาดฟอนต์ในเซลล์ทั้งหมดเป็น 10 พอยต์ (pt)

ปุ่มและแท็บเปลี่ยนแผ่นงาน

เอกสารสเปรดชีตมักจะมีมากกว่าหนึ่งแผ่น ใช้ปุ่มเหล่านี้เพื่อเลื่อนดูแผ่นงานเหล่านี้ได้อย่างง่ายดาย จากซ้ายไปขวา: ไปที่แผ่นงานแรก, ย้ายไปที่แผ่นงานก่อนหน้า, ย้ายไปที่แผ่นงานถัดไป และ ไปที่แผ่นงานสุดท้าย. คุณยังสามารถใช้แท็บเพื่อเลื่อนดูแผ่นงาน

2.3. การใช้สเปรดชีต

ส่วนต่อไปนี้จะครอบคลุมฟังก์ชันพื้นฐานเช่นการป้อนข้อมูลและสูตรและการเพิ่มกราฟที่แสดงข้อมูลนี้ ตัวอย่างเช่นเราจะใช้กราฟของค่าใช้จ่ายและยอดขายสำหรับเดือนของ บริษัท ในจินตนาการ

OpenOffice.org Calc เป็นแอปพลิเคชันสเปรดชีตสำหรับการใช้งานในองค์กรและในบ้านและมีคุณสมบัติมากมายที่อยู่นอกเหนือขอบเขตของเอกสารนี้ อ่านหัวข้อ 2.4“ การเรียนรู้เพิ่มเติม” สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ประโยชน์จากความสามารถของ OpenOffice.org Calc อย่างเต็มที่

2.3.1. ป้อนข้อมูล

ในการป้อนข้อมูลในเซลล์ให้เลือกเซลล์นี้และป้อนข้อมูลของคุณโดยกดปุ่มเมื่อเสร็จสิ้น ป้อน . คุณยังสามารถใช้คีย์ แท็บ หรือ กะ -แท็บ เพื่อย้ายไปยังเซลล์ไปทางขวาหรือทางซ้ายตามลำดับ

การเติมข้อมูลอัตโนมัติทำให้การป้อนข้อมูลง่ายขึ้นโดยการ "คาดเดา" ข้อมูลเซลล์ถัดไปตามข้อมูลในเซลล์ปัจจุบัน สิ่งนี้ใช้ได้กับข้อมูลทุกประเภทที่สามารถเชื่อมโยงกับชุดของจำนวนเต็มต่อเนื่องกัน

รูปที่ 12.8. ลดความซับซ้อนของการป้อนข้อมูลด้วยการเติมข้อมูลอัตโนมัติ

ในการใช้การเติมข้อความอัตโนมัติให้วางตัวชี้เมาส์ไว้เหนือ "ที่จับ" ของเซลล์ (ช่องสี่เหลี่ยมสีดำเล็ก ๆ ที่มุมล่างขวาของเซลล์) คลิกที่มันแล้วลากเซลล์ ค่าของเซลล์จะแสดงในคำแนะนำเครื่องมือ (ดูรูปที่ 12.8“ การทำให้การป้อนข้อมูลง่ายขึ้นด้วยการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติ”) หลังจากแสดงค่าสุดท้ายที่ต้องการแล้วให้ปล่อยปุ่มเมาส์และเซลล์จะเต็ม

นอกจากนี้ข้อมูลเซลล์สามารถจัดเรียงตามเกณฑ์ต่างๆ (ในคอลัมน์หรือแถวขึ้นอยู่กับว่าคุณจัดเรียงข้อมูลของคุณอย่างไร) ในการดำเนินการนี้ขั้นแรกให้เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจัดเรียงจากนั้นเปิดหน้าต่างพร้อมตัวเลือกการจัดเรียงโดยเลือกเมนูข้อมูล→เรียง

2.3.2. การเพิ่มสูตร

สามารถใช้สูตรเพื่อคำนวณสเปรดชีตแบบ "อัตโนมัติ" ทำให้คุณสามารถทำการจำลองที่ซับซ้อนได้ สูตรในเซลล์ถูกกำหนดโดยข้อมูลที่ขึ้นต้นด้วยเครื่องหมาย \u003d อย่างอื่นถือเป็นข้อมูล "คงที่"

การดำเนินการจะแสดงโดยใช้สัญกรณ์พีชคณิตที่ยอมรับตามอัตภาพ ตัวอย่างเช่น \u003d 3 * A25 + 4 * (A20 + C34 / B34) หารค่าในเซลล์ C34 ด้วยค่าในเซลล์ B34 เพิ่ม A20 ลงในผลลัพธ์คูณด้วย 4 และเพิ่มค่าในเซลล์ A25 คูณด้วย 3 ด้วยวิธีนี้นิพจน์ที่ซับซ้อนกว่านี้สามารถเขียนโดยใช้นิพจน์ที่ง่ายกว่า

OpenOffice.org Calc มีฟังก์ชันที่กำหนดไว้ล่วงหน้ามากมายที่คุณสามารถใช้ในสูตรของคุณได้ ดูโดยเปิดตัวช่วยสร้างฟังก์ชันจากเมนูแทรก→ฟังก์ชัน หรือโดยการกดปุ่ม Ctrl -F2 .

รูปที่ 12.9“ การใช้ฟังก์ชันในสูตร” แสดงฟังก์ชัน AVERAGE ที่ใช้กับช่วงของเซลล์ที่เลือกเพื่อคำนวณค่าเฉลี่ย สังเกตการใช้สัญลักษณ์: เพื่อระบุช่วงของเซลล์ตามลำดับในฟังก์ชัน

Microsoft Excel ได้รับการออกแบบมาเพื่อทำงานกับตารางข้อมูลซึ่งส่วนใหญ่เป็นตัวเลข เมื่อสร้างตารางพวกเขาจะป้อนแก้ไขและจัดรูปแบบข้อความและข้อมูลตัวเลขตลอดจนสูตร ความพร้อมของเครื่องมืออัตโนมัติช่วยอำนวยความสะดวกในการดำเนินการเหล่านี้ ตารางที่สร้างขึ้นสามารถพิมพ์ออกมาได้

แนวคิดพื้นฐานของสเปรดชีต
เอกสาร Excel เรียกว่าสมุดงาน เวิร์กบุ๊กคือชุดของเวิร์กชีตซึ่งแต่ละเวิร์กบุ๊กมีโครงสร้างแบบตารางและสามารถมีตารางได้ตั้งแต่หนึ่งตารางขึ้นไป ในหน้าต่างเอกสารใน โปรแกรม Excel แสดงเฉพาะแผ่นงานปัจจุบันซึ่งคุณกำลังทำงานอยู่ (รูปที่ 12.2) แผ่นงานแต่ละแผ่นมีชื่อเรื่องที่จับคู่ แท็บแผ่นงานแสดงที่ด้านล่างของแผ่นงาน ทางลัดสามารถใช้เพื่อสลับไปยังแผ่นงานอื่นในสมุดงานเดียวกัน ในการเปลี่ยนชื่อแผ่นงานให้ดับเบิลคลิกที่ทางลัด
แผ่นงานประกอบด้วยแถวและคอลัมน์ คอลัมน์เหล่านี้นำหน้าด้วยอักษรละตินตัวพิมพ์ใหญ่และเพิ่มเติมด้วยการผสมสองตัวอักษร โดยรวมแล้วเวิร์กชีตสามารถมีได้ถึง 256 คอลัมน์โดยมีหมายเลข A ถึง IV เส้นจะเรียงตามลำดับโดยมีตัวเลขตั้งแต่ 1 ถึง 65536 (หมายเลขบรรทัดสูงสุดที่อนุญาต)
เซลล์และที่อยู่ ที่จุดตัดของคอลัมน์และแถวเซลล์ตารางจะเกิดขึ้น เป็นองค์ประกอบขั้นต่ำในการจัดเก็บข้อมูล การกำหนดเซลล์ที่แยกจากกันจะรวมตัวเลขของคอลัมน์และแถว (ตามลำดับนี้) ที่จุดตัดของตำแหน่งตัวอย่างเช่น A1 หรือ DE234 การกำหนดเซลล์ (หมายเลข) ทำหน้าที่เป็นที่อยู่ ที่อยู่เซลล์ถูกใช้เมื่อเขียนสูตรที่กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างค่าที่อยู่ในเซลล์ต่างๆ
เซลล์ใดเซลล์หนึ่งจะทำงานอยู่เสมอและถูกเน้นด้วยกรอบของเซลล์ที่ใช้งานอยู่ กรอบนี้ทำหน้าที่เป็นเคอร์เซอร์ใน Excel การป้อนข้อมูลและการแก้ไขจะดำเนินการในเซลล์ที่ใช้งานอยู่เสมอ คุณสามารถย้ายกรอบของเซลล์ที่ใช้งานอยู่โดยใช้ปุ่มเคอร์เซอร์หรือตัวชี้เมาส์

รูป: 12.2. แผ่นงานสเปรดชีต Excel

ช่วงของเซลล์ ข้อมูลที่อยู่ในเซลล์ที่อยู่ติดกันสามารถอ้างอิงได้ในสูตรโดยรวม เซลล์กลุ่มนี้เรียกว่าช่วง ส่วนใหญ่มักใช้ช่วงสี่เหลี่ยมซึ่งเกิดขึ้นที่จุดตัดของกลุ่มแถวที่ติดต่อกันและกลุ่มคอลัมน์ที่ต่อเนื่องกัน ช่วงของเซลล์แสดงโดยการระบุจำนวนเซลล์ที่อยู่ในมุมตรงข้ามของสี่เหลี่ยมที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุดคู่ตัวอย่างเช่น A1; C15.
หากคุณต้องการเลือกช่วงของเซลล์สี่เหลี่ยมคุณสามารถทำได้โดยลากตัวชี้จากเซลล์มุมหนึ่งไปยังแนวทแยงตรงข้าม ในขณะเดียวกันกรอบของเซลล์ปัจจุบันจะขยายออกเพื่อครอบคลุมช่วงที่เลือกทั้งหมด หากต้องการเลือกทั้งคอลัมน์หรือแถวให้คลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ (แถว) คุณสามารถเลือกคอลัมน์หรือแถวที่ติดต่อกันได้หลายรายการโดยลากไปที่ส่วนหัว
การป้อนแก้ไขและจัดรูปแบบข้อมูล
เซลล์เดียวสามารถมีข้อมูลหนึ่งในสามประเภท ข้อความตัวเลขหรือสูตร - และเว้นว่างไว้ด้วย เมื่อ Excel บันทึกเวิร์กบุ๊กมันจะเขียนลงในไฟล์เฉพาะพื้นที่สี่เหลี่ยมของแผ่นงานที่อยู่ติดกับมุมบนซ้าย (เซลล์ A1) และมีเซลล์ที่เติมเต็มทั้งหมด
ประเภทของข้อมูลที่วางในเซลล์จะถูกกำหนดโดยอัตโนมัติเมื่อคุณพิมพ์ หากข้อมูลนี้สามารถตีความเป็นตัวเลขได้ Excel จะทำเช่นนั้น มิฉะนั้นข้อมูลจะถือว่าเป็นข้อความ รายการสูตรจะขึ้นต้นด้วย "\u003d" (เครื่องหมายเท่ากับ) เสมอ
ป้อนข้อความและตัวเลข ข้อมูลจะถูกป้อนลงในเซลล์ปัจจุบันโดยตรงหรือในแถบสูตรที่อยู่ส่วนบนของหน้าต่างโปรแกรมใต้แถบเครื่องมือโดยตรง (ดูรูปที่ 12.2) จุดแทรกถูกทำเครื่องหมายด้วยเคอร์เซอร์ข้อความ หากคุณเริ่มพิมพ์โดยการกดแป้นตัวเลขและตัวอักษรข้อมูลจากเซลล์ปัจจุบันจะถูกแทนที่ด้วยข้อความที่คุณป้อน หากคุณคลิกที่แถบสูตรหรือดับเบิลคลิกที่เซลล์ปัจจุบันเนื้อหาของเซลล์เก่าจะไม่ถูกลบและคุณสามารถแก้ไขได้ ไม่ว่าในกรณีใดข้อมูลที่ป้อนจะแสดงทั้งในเซลล์และในแถบสูตร
ในการกรอกรายการบันทึกข้อมูลที่ป้อนให้ใช้ปุ่ม Enter ในแถบสูตรหรือแป้น ENTER หากต้องการยกเลิกการเปลี่ยนแปลงที่ทำและคืนค่าเซลล์ก่อนหน้าให้ใช้ปุ่มยกเลิกในแถบสูตรหรือปุ่ม ESC วิธีที่ง่ายที่สุดในการล้างเซลล์ปัจจุบันหรือส่วนที่เลือกคือการใช้ปุ่ม DELETE
การจัดรูปแบบเนื้อหาของเซลล์ ข้อมูลข้อความจะจัดชิดซ้ายของเซลล์ตามค่าเริ่มต้นในขณะที่ตัวเลขจะจัดชิดขวา ในการเปลี่ยนรูปแบบการแสดงข้อมูลในเซลล์ปัจจุบันหรือช่วงที่เลือกให้ใช้คำสั่ง Format\u003e Cells แท็บของกล่องโต้ตอบนี้ช่วยให้คุณสามารถเลือกรูปแบบการบันทึกข้อมูล (จำนวนตำแหน่งทศนิยมสกุลเงินวิธีเขียนวันที่ ฯลฯ ) กำหนดทิศทางข้อความและวิธีการจัดตำแหน่งกำหนดแบบอักษรและรูปแบบของสัญลักษณ์ควบคุมการแสดงและลักษณะของเฟรมกำหนดสีพื้นหลัง

การคำนวณในสเปรดชีต
สูตร การคำนวณในตาราง Excel ดำเนินการโดยใช้สูตร สูตรสามารถมีค่าคงที่เป็นตัวเลขการอ้างอิงเซลล์และ ฟังก์ชัน Excelเชื่อมต่อด้วยสัญญาณของการดำเนินการทางคณิตศาสตร์ วงเล็บช่วยให้คุณเปลี่ยนลำดับมาตรฐานของการดำเนินการ ถ้าเซลล์มีสูตรแผ่นงานจะแสดงผลการคำนวณปัจจุบันสำหรับสูตรนั้น หากคุณสร้างเซลล์ให้เป็นปัจจุบันสูตรจะแสดงในแถบสูตร
หลักการสำคัญสำหรับการใช้สูตรใน Excel คือถ้าค่าของเซลล์ขึ้นอยู่กับเซลล์อื่นในตารางจริงๆคุณควรใช้สูตรเสมอแม้ว่าการดำเนินการจะทำได้ง่าย สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าการแก้ไขตารางในภายหลังจะไม่ลดทอนความสมบูรณ์และความถูกต้องของการคำนวณที่ดำเนินการในตาราง
การอ้างอิงเซลล์ สูตรสามารถมีลิงก์นั่นคือที่อยู่ของเซลล์ที่มีเนื้อหาถูกใช้ในการคำนวณ ซึ่งหมายความว่าผลลัพธ์ของการคำนวณสูตรขึ้นอยู่กับตัวเลขในเซลล์อื่น เซลล์ที่มีสูตรจึงขึ้นอยู่กับ ค่าที่แสดงในเซลล์ที่มีสูตรจะคำนวณใหม่เมื่อค่าของเซลล์ที่อ้างอิงเปลี่ยนไป
สามารถตั้งค่าการอ้างอิงเซลล์ได้ วิธีทางที่แตกต่าง... ขั้นแรกให้ป้อนที่อยู่เซลล์ด้วยตนเอง อีกวิธีหนึ่งคือคลิกที่เซลล์ที่ต้องการหรือเลือกช่วงที่คุณต้องการป้อนที่อยู่ เซลล์หรือช่วงจะถูกเน้นด้วยกรอบจุด
ทั้งหมด กล่องโต้ตอบ โปรแกรม Excel ที่ต้องการให้คุณระบุหมายเลขเซลล์หรือช่วงจะมีปุ่มที่แนบมากับฟิลด์ที่เหมาะสม เมื่อคุณคลิกปุ่มดังกล่าวกล่องโต้ตอบจะถูกย่อให้เล็กที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ซึ่งทำให้ง่ายต่อการเลือกเซลล์ที่ต้องการ (ช่วง) โดยการคลิกหรือลาก (รูปที่ 12.3)

รูป: กล่องโต้ตอบขยายและยุบ

หากต้องการแก้ไขสูตรให้ดับเบิลคลิกที่เซลล์ที่เกี่ยวข้อง ในกรณีนี้เซลล์ (ช่วง) ที่ค่าสูตรขึ้นอยู่จะถูกเน้นบนแผ่นงานด้วยกรอบสีและลิงก์จะแสดงในเซลล์และในแถบสูตรด้วยสีเดียวกัน ซึ่งช่วยให้แก้ไขและตรวจสอบสูตรได้ง่ายขึ้น
ลิงก์สัมบูรณ์และสัมพันธ์ ตามค่าเริ่มต้นการอ้างอิงเซลล์ในสูตรจะถือว่าเป็นญาติ ซึ่งหมายความว่าเมื่อคัดลอกสูตรที่อยู่ในลิงก์จะถูกเปลี่ยนโดยอัตโนมัติเพื่อให้ตรงกับตำแหน่งสัมพัทธ์ของเซลล์ต้นทางและสำเนาที่สร้างขึ้น
ตัวอย่างเช่นสมมติว่าเซลล์ B2 มีการอ้างอิงถึงเซลล์ A3 ในแง่สัมพัทธ์เราสามารถพูดได้ว่าลิงก์ชี้ไปยังเซลล์ที่อยู่ทางซ้ายหนึ่งคอลัมน์และหนึ่งแถวด้านล่างเซลล์ที่กำหนด หากคัดลอกสูตรไปยังเซลล์อื่นการอ้างอิงแบบสัมพัทธ์นี้จะยังคงอยู่ ตัวอย่างเช่นเมื่อคุณคัดลอกสูตรไปยังเซลล์ EA27 ลิงก์จะยังคงชี้ไปที่เซลล์ทางด้านซ้ายและด้านล่างในกรณีนี้คือเซลล์ DZ28
ด้วยการกำหนดแอดเดรสแบบสัมบูรณ์ที่อยู่ของลิงก์จะไม่เปลี่ยนแปลงเมื่อคัดลอกดังนั้นเซลล์ที่จุดลิงก์จะถูกพิจารณาว่าไม่ใช่ตาราง ในการเปลี่ยนวิธีการกำหนดแอดเดรสเมื่อแก้ไขสูตรให้เลือกการอ้างอิงเซลล์แล้วกด F4 องค์ประกอบหมายเลขเซลล์ที่ใช้การกำหนดแอดเดรสแบบสัมบูรณ์จะขึ้นต้นด้วย $ ตัวอย่างเช่นด้วยการกดปุ่ม F4 อย่างต่อเนื่องเซลล์หมายเลข A1 จะเขียนเป็น A1, $ A $ 1, A $ 1 และ $ A1 ในสอง กรณีล่าสุด หนึ่งในองค์ประกอบของจำนวนเซลล์จะถือว่าเป็นค่าสัมบูรณ์และอีกส่วนหนึ่งเป็นญาติ

คัดลอกเนื้อหาของเซลล์
การคัดลอกและย้ายเซลล์ใน Excel ทำได้โดยการลากและวางหรือใช้คลิปบอร์ด เมื่อทำงานกับเซลล์จำนวนน้อยจะสะดวกในการใช้วิธีแรกเมื่อทำงานกับช่วงขนาดใหญ่วิธีที่สอง
วิธีการลากและวาง หากต้องการใช้การลากแล้วปล่อยเพื่อคัดลอกหรือย้ายเซลล์ปัจจุบัน (ช่วงที่เลือก) พร้อมกับเนื้อหาให้เลื่อนตัวชี้เมาส์ไปที่กรอบของเซลล์ปัจจุบัน (จะเปลี่ยนเป็นลูกศร) ตอนนี้เซลล์สามารถลากไปที่ใดก็ได้บนแผ่นงาน (จุดแทรกจะถูกทำเครื่องหมายด้วยคำแนะนำเครื่องมือ)
ในการเลือกวิธีการดำเนินการนี้รวมทั้งเพื่อการควบคุมที่เชื่อถือได้มากขึ้นขอแนะนำให้ใช้การลากและวางแบบพิเศษด้วยปุ่มเมาส์ขวา ในกรณีนี้เมื่อคุณปล่อยปุ่มเมาส์เมนูพิเศษจะปรากฏขึ้นซึ่งคุณสามารถเลือกการดำเนินการเฉพาะที่จะดำเนินการได้
แอปพลิเคชันคลิปบอร์ด การถ่ายโอนข้อมูลผ่านคลิปบอร์ดมีลักษณะเฉพาะบางอย่างใน Excel ซึ่งเกี่ยวข้องกับความซับซ้อนของการควบคุมการดำเนินการนี้ ขั้นแรกคุณต้องเลือกช่วงที่จะคัดลอก (ตัด) และให้คำสั่งเพื่อวางบนคลิปบอร์ด: แก้ไข\u003e คัดลอกหรือแก้ไข\u003e ตัด การวางข้อมูลลงในเวิร์กชีตสามารถทำได้ทันทีหลังจากวางข้อมูลลงในคลิปบอร์ดแล้ว ความพยายามที่จะดำเนินการอื่นใดจะส่งผลให้ยกเลิกกระบวนการคัดลอกหรือย้ายที่เริ่มต้น อย่างไรก็ตามข้อมูลจะไม่สูญหายเนื่องจากข้อมูล "ตัด" จะถูกลบออกจากตำแหน่งเดิมในเวลาที่วางเท่านั้น
จุดแทรกถูกกำหนดโดยการระบุเซลล์ที่ตรงกับมุมบนซ้ายของช่วงที่วางบนคลิปบอร์ดหรือโดยการเลือกช่วงที่มีขนาดตรงกับขนาดของช่วงที่คัดลอก (ย้าย) วางจะดำเนินการโดยคำสั่งแก้ไข\u003e วาง ในการควบคุมวิธีการแทรกคุณสามารถใช้แก้ไข\u003e วางแบบพิเศษ... ในกรณีนี้กฎสำหรับการวางข้อมูลจากคลิปบอร์ดจะถูกตั้งค่าในกล่องโต้ตอบที่เปิด

ป้อนข้อมูลอัตโนมัติ
เนื่องจากตารางมักมีข้อมูลซ้ำ ๆ กันหรือคล้ายกัน Excel จึงมีเครื่องมือป้อนข้อมูลอัตโนมัติ เครื่องมือที่มีให้ ได้แก่ การเติมข้อความอัตโนมัติการเติมหมายเลขอัตโนมัติและการเติมสูตรอัตโนมัติ
การเติมข้อความอัตโนมัติ วิธีการเติมข้อความอัตโนมัติใช้เพื่อป้อนข้อความโดยอัตโนมัติ ใช้เมื่อป้อนหนึ่งคอลัมน์ของแผ่นงานลงในเซลล์ สตริงข้อความซึ่งมีการทำซ้ำ เมื่อคุณป้อนข้อมูลข้อความลงในเซลล์ถัดไป Excel จะตรวจสอบว่าอักขระที่ป้อนตรงกับบรรทัดในคอลัมน์ด้านบนนี้ หากพบการจับคู่ที่ไม่ชัดเจนข้อความที่ป้อนจะเสร็จสมบูรณ์โดยอัตโนมัติ การกดปุ่ม ENTER เป็นการยืนยันการดำเนินการเติมข้อความอัตโนมัติมิฉะนั้นคุณสามารถป้อนต่อได้โดยไม่ต้องสนใจตัวเลือกที่เสนอ
คุณสามารถขัดจังหวะเครื่องมือเติมข้อความอัตโนมัติโดยปล่อยเซลล์ว่างไว้ในคอลัมน์ ในทางกลับกันในการใช้ประโยชน์จากสิ่งอำนวยความสะดวกในการเติมข้อมูลอัตโนมัติเซลล์ที่เติมจะต้องอยู่ในแถวโดยไม่มีช่องว่างระหว่างเซลล์เหล่านี้
เติมข้อความอัตโนมัติด้วยตัวเลข เมื่อทำงานกับตัวเลขจะใช้วิธีการเติมข้อความอัตโนมัติ ที่มุมล่างขวาของกรอบเซลล์ปัจจุบันมีสี่เหลี่ยมสีดำ - เครื่องหมายเติม เมื่อคุณวางเมาส์เหนือตัวชี้เมาส์ (โดยปกติจะมีลักษณะเป็นไม้กางเขนสีขาวหนา) จะเป็นรูปกากบาทสีดำบาง ๆ การลากที่จับเติมถือเป็นการดำเนินการเพื่อ "เผยแพร่" เนื้อหาของเซลล์ในแนวนอนหรือแนวตั้ง
หากเซลล์มีตัวเลข (รวมถึงวันที่จำนวนเงิน) จากนั้นเมื่อคุณลากเครื่องหมายเซลล์จะถูกคัดลอกหรือเติม ความก้าวหน้าทางคณิตศาสตร์... ในการเลือกวิธีการเติมข้อความอัตโนมัติคุณต้องลากแล้วปล่อยพิเศษโดยใช้ปุ่มเมาส์ขวา
ตัวอย่างเช่นเซลล์ A1 มีหมายเลข 1 เลื่อนตัวชี้เมาส์ไปที่จุดจับเติมคลิกขวาและลากจุดจับเติมเพื่อให้กรอบล้อมรอบเซลล์ A1, B1 และ C1 แล้วปล่อยปุ่มเมาส์ หากคุณเลือกรายการคัดลอกเซลล์ในเมนูที่เปิดขึ้นเซลล์ทั้งหมดจะมีหมายเลข 1 หากคุณเลือกรายการเติมเซลล์จะมีตัวเลข 1,2 และ 3
ในการกำหนดเงื่อนไขในการเติมเซลล์อย่างแม่นยำคุณควรให้คำสั่ง Edit\u003e Fill\u003e Progression ในกล่องโต้ตอบความก้าวหน้าที่เปิดขึ้นให้เลือกประเภทของความก้าวหน้าขนาดขั้นตอนและค่าขีด จำกัด หลังจากที่คุณคลิกตกลง Excel จะเติมในเซลล์โดยอัตโนมัติตามกฎที่คุณตั้งไว้
เติมข้อความอัตโนมัติด้วยสูตร การดำเนินการนี้ดำเนินการในลักษณะเดียวกับการเติมข้อความอัตโนมัติด้วยตัวเลข ความไม่ชอบมาพากลของมันอยู่ที่ความต้องการคัดลอกการอ้างอิงไปยังเซลล์อื่น ๆ การเติมข้อความอัตโนมัติจะคำนึงถึงลักษณะของลิงก์ในสูตร: ลิงก์สัมพัทธ์จะเปลี่ยนไปตามตำแหน่งสัมพัทธ์ของสำเนาและลิงก์ต้นฉบับลิงก์ที่สมบูรณ์จะไม่เปลี่ยนแปลง
ตัวอย่างเช่นสมมติว่าค่าในคอลัมน์ที่สามของแผ่นงาน (คอลัมน์ C) ถูกคำนวณเป็นผลรวมของค่าในเซลล์ที่เกี่ยวข้องในคอลัมน์ A และ B ให้ป้อนสูตร \u003d A1 + B1 ในเซลล์ C1 ตอนนี้ให้คัดลอกสูตรนี้โดยใช้วิธีการเติมข้อความอัตโนมัติไปยังเซลล์ทั้งหมดของคอลัมน์ที่สามของตาราง การกำหนดแอดเดรสแบบสัมพัทธ์ทำให้สูตรถูกต้องสำหรับเซลล์ทั้งหมดในคอลัมน์ที่กำหนด
ตารางที่ 12.1 แสดงกฎสำหรับการอัปเดตลิงก์เมื่อเติมข้อความอัตโนมัติตามแถวหรือตามคอลัมน์
ตารางที่ 12.1.
กฎการอัปเดตลิงก์เติมข้อความอัตโนมัติ

การใช้ฟังก์ชันมาตรฐาน
ฟังก์ชันมาตรฐานใช้ใน Excel ในสูตรเท่านั้น การเรียกใช้ฟังก์ชันประกอบด้วยการระบุชื่อฟังก์ชันในสูตรตามด้วยรายการพารามิเตอร์ในวงเล็บ พารามิเตอร์แต่ละรายการจะถูกคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค พารามิเตอร์อาจเป็นตัวเลขที่อยู่เซลล์หรือนิพจน์ที่กำหนดเองซึ่งสามารถคำนวณได้โดยใช้ฟังก์ชัน
จานสีของสูตร หากคุณเริ่มป้อนสูตรโดยคลิกที่ปุ่มแก้ไขสูตรในแถบสูตรจานสีของสูตรจะปรากฏใต้แถบสูตรซึ่งมีคุณสมบัติของกล่องโต้ตอบ (รูปที่ 12.4) มันมีค่าที่จะได้รับหากคุณกรอกสูตรทันที ตอนนี้รายการแบบหล่นลงของฟังก์ชันจะปรากฏที่ด้านซ้ายของแถบสูตรซึ่งหมายเลขเซลล์ปัจจุบันเคยเป็น ประกอบด้วยฟังก์ชันที่ใช้ล่าสุดสิบรายการรวมถึงรายการฟังก์ชันอื่น ๆ
การใช้ตัวช่วยสร้างฟังก์ชัน การเลือกฟังก์ชั่นเพิ่มเติมจะเปิดตัวช่วยสร้างฟังก์ชันเพื่อช่วยคุณเลือกฟังก์ชันที่ต้องการ ในรายการหมวดหมู่จะมีการเลือกหมวดหมู่ซึ่งเป็นของฟังก์ชัน (หากกำหนดหมวดหมู่ได้ยากให้ใช้รายการตามลำดับตัวอักษรที่สมบูรณ์) และในรายการฟังก์ชันฟังก์ชันเฉพาะของหมวดหมู่นี้ หลังจากคลิกปุ่ม OK ชื่อฟังก์ชันจะถูกป้อนลงในแถบสูตรพร้อมกับวงเล็บที่คั่นรายการพารามิเตอร์ เคอร์เซอร์ข้อความอยู่ในตำแหน่งระหว่างวงเล็บเหล่านี้

รูป: 12.4. Formula Bar และ Formula Palette

การป้อนพารามิเตอร์ฟังก์ชัน เมื่อคุณป้อนพารามิเตอร์ฟังก์ชันจานสีสูตรจะเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏ จะแสดงฟิลด์สำหรับป้อนพารามิเตอร์ หากชื่อพารามิเตอร์ถูกระบุเป็นตัวหนาต้องระบุพารามิเตอร์และต้องกรอกข้อมูลในฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง พารามิเตอร์ที่กำหนดชื่อ แบบอักษรปกติสามารถละเว้นได้ ส่วนล่างของจานสีจะแสดง คำอธิบายสั้น ฟังก์ชันตลอดจนวัตถุประสงค์ของพารามิเตอร์ที่เปลี่ยนแปลง
คุณสามารถป้อนพารามิเตอร์ลงในแถบสูตรหรือฟิลด์บน Formula Palette ได้โดยตรงและหากเป็นการอ้างอิงก็สามารถเลือกได้จากแผ่นงาน หากระบุพารามิเตอร์ค่าของพารามิเตอร์จะถูกระบุใน Formula Palette และค่าดีฟอลต์สำหรับพารามิเตอร์ที่ละไว้ คุณยังสามารถดูค่าของฟังก์ชันที่คำนวณได้ที่นี่ ตั้งค่า พารามิเตอร์ (ดูรูปที่ 12.4)
กฎสำหรับการคำนวณสูตรที่มีฟังก์ชันไม่แตกต่างจากกฎสำหรับการคำนวณสูตรที่ง่ายกว่า การอ้างอิงเซลล์ที่ใช้เป็นพารามิเตอร์ฟังก์ชันอาจเป็นแบบสัมพัทธ์หรือแบบสัมบูรณ์ซึ่งจะนำมาพิจารณาเมื่อคัดลอกสูตรโดยใช้วิธีการเติมข้อความอัตโนมัติ

พิมพ์เอกสาร Excel
การแสดงสเปรดชีตบนหน้าจอใน Excel แตกต่างจากที่คุณจะได้รับเมื่อพิมพ์ข้อมูลอย่างมาก นี่เป็นเพราะความจริงที่ว่าแผ่นงานเดียวจะต้องแบ่งออกเป็นเศษเล็กเศษน้อยซึ่งขนาดจะถูกกำหนดโดยรูปแบบ แผ่นงานพิมพ์... นอกจากนี้องค์ประกอบการออกแบบของหน้าต่างการทำงานของโปรแกรม: หมายเลขแถวและคอลัมน์ขอบเขตเซลล์ที่มีเงื่อนไขมักจะไม่แสดงเมื่อพิมพ์
ดูตัวอย่าง ก่อนพิมพ์เวิร์กชีตคุณควรเปลี่ยนเป็นโหมดแสดงตัวอย่าง (ปุ่มแสดงตัวอย่างบนแถบเครื่องมือมาตรฐาน) โหมดแสดงตัวอย่าง (รูปที่ 12.5) ไม่อนุญาตให้แก้ไขเอกสาร แต่ให้คุณเห็นบนหน้าจอตรงตามรูปแบบที่จะพิมพ์ นอกจากนี้โหมดแสดงตัวอย่างยังช่วยให้คุณเปลี่ยนคุณสมบัติของหน้าที่พิมพ์และการตั้งค่าการพิมพ์

รูป: 12.5. การดูตัวอย่างเอกสารก่อนพิมพ์

การควบคุมในโหมดแสดงตัวอย่างทำได้โดยใช้ปุ่มที่อยู่ที่ขอบด้านบนของหน้าต่าง ปุ่มหน้าจะเปิดกล่องโต้ตอบการตั้งค่าหน้ากระดาษซึ่งใช้ในการตั้งค่าพารามิเตอร์ของหน้า: การวางแนวหน้าขนาดหน้า (การเปลี่ยนมาตราส่วนช่วยให้คุณสามารถควบคุมจำนวนหน้าที่พิมพ์ที่ต้องการสำหรับเอกสาร) ระยะขอบเอกสาร ที่นี่คุณสามารถตั้งค่าส่วนบนและ ท้ายกระดาษ สำหรับเพจ แท็บแผ่นงานเปิดใช้งานหรือปิดใช้งานการพิมพ์หมายเลขตารางแถวและคอลัมน์และเลือกลำดับการแบ่งหน้าของแผ่นงานที่มีขนาดใหญ่กว่าหน้าที่พิมพ์ทั้งในด้านความยาวและความกว้าง
คุณยังสามารถเปลี่ยนขนาดของระยะขอบหน้าตลอดจนความกว้างของเซลล์เมื่อพิมพ์ได้โดยตรงในโหมดแสดงตัวอย่างโดยใช้ปุ่มระยะขอบ เมื่อคุณคลิกปุ่มนี้จุดจับจะปรากฏบนหน้าเพื่อระบุระยะขอบของหน้าและขอบเขตของเซลล์ คุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งของเส้นขอบเหล่านี้ได้โดยใช้วิธีการลากแล้วปล่อย
มีสามวิธีในการออกจากโหมดแสดงตัวอย่างขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณวางแผนจะทำต่อไป การคลิกปุ่มปิดช่วยให้คุณกลับไปแก้ไขเอกสารได้ การคลิกปุ่มเค้าโครงหน้าจะทำให้คุณกลับไปแก้ไขเอกสาร แต่ในโหมดเค้าโครงหน้า ในโหมดนี้เอกสารจะแสดงในลักษณะที่สะดวกที่สุดในการแสดงไม่ใช่เนื้อหาของเซลล์ตาราง แต่เป็นพื้นที่ที่สามารถพิมพ์ได้และเส้นขอบของหน้าเอกสาร คุณยังสามารถสลับระหว่างโหมดเค้าโครงและโหมดปกติผ่านเมนูมุมมอง (มุมมอง\u003e ปกติและมุมมอง\u003e คำสั่งเค้าโครงหน้า) วิธีที่สามคือการเริ่มพิมพ์เอกสาร
การพิมพ์เอกสาร การคลิกที่ปุ่มพิมพ์จะเปิดกล่องโต้ตอบพิมพ์ซึ่งใช้ในการพิมพ์เอกสาร (คุณสามารถเปิดได้โดยไม่ต้องดูตัวอย่างโดยใช้คำสั่งไฟล์\u003e พิมพ์) หน้าต่างนี้ประกอบด้วยไฟล์ หมายถึงมาตรฐาน การควบคุมที่ใช้ในการพิมพ์เอกสารในแอปพลิเคชันใด ๆ
การเลือกพื้นที่พิมพ์ พื้นที่สำหรับพิมพ์คือส่วนของแผ่นงานที่ต้องการพิมพ์ ตามค่าเริ่มต้นพื้นที่ที่พิมพ์ได้จะตรงกับส่วนที่เติมเต็มของแผ่นงานและเป็นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าที่อยู่ติดกับมุมบนซ้ายของแผ่นงานและจับเซลล์ที่เติมเต็มทั้งหมด หากข้อมูลบางส่วนไม่ควรพิมพ์ลงบนกระดาษคุณสามารถตั้งค่าพื้นที่พิมพ์ได้ด้วยตนเอง ในการดำเนินการนี้ให้เลือกเซลล์ที่ควรรวมอยู่ในพื้นที่พิมพ์และให้คำสั่ง File\u003e Print area\u003e Set หากเซลล์ปัจจุบันเป็นเซลล์เดียวโปรแกรมจะถือว่าพื้นที่ที่พิมพ์ไม่ได้ถูกเลือกไว้และแสดงข้อความเตือน
หากระบุพื้นที่ที่สามารถพิมพ์ได้โปรแกรมจะแสดงในโหมดแสดงตัวอย่างและพิมพ์เฉพาะพื้นที่นั้น เส้นขอบของพื้นที่พิมพ์จะถูกเน้นบนแผ่นงานด้วยเส้นประขนาดใหญ่ (เส้นทึบในโหมดเค้าโครง) หากต้องการเปลี่ยนพื้นที่พิมพ์คุณสามารถตั้งค่าพื้นที่ใหม่หรือใช้คำสั่ง File\u003e Print area\u003e Remove เพื่อกลับสู่การตั้งค่าเริ่มต้น
เส้นขอบของหน้าที่พิมพ์แต่ละหน้าจะแสดงบนแผ่นงานด้วยเส้นประเล็ก ๆ ในบางกรณีจำเป็นต้องให้เซลล์บางเซลล์อยู่ร่วมกันในหน้าที่พิมพ์เดียวกันหรือในทางกลับกันการแยกหน้าที่พิมพ์จะเกิดขึ้นในตำแหน่งเฉพาะบนแผ่นงาน ทำได้โดยการกำหนดขอบเขตของหน้าที่พิมพ์ด้วยตนเอง ในการแทรกตัวแบ่งหน้าคุณต้องสร้างเซลล์ปัจจุบันซึ่งจะอยู่ที่มุมซ้ายบนของหน้าที่พิมพ์และให้คำสั่งแทรก\u003e ตัวแบ่งหน้า Excel จะแทรกตัวแบ่งหน้าที่บังคับก่อนแถวและคอลัมน์ที่ เซลล์ที่กำหนด... หากเซลล์ที่เลือกอยู่ในแถวแรกหรือคอลัมน์ A ตัวแบ่งหน้าจะถูกตั้งค่าในทิศทางเดียวเท่านั้น

สเปรดชีตใน Microsoft Excel

1. บทนำ

2. การสร้างอิเล็กทรอนิกส์ ตาราง Microsoft Excel

3. แนวคิดพื้นฐานของสเปรดชีต

4. การป้อนแก้ไขและจัดรูปแบบข้อมูล

5. การคำนวณในสเปรดชีต

6. คัดลอกเนื้อหาของเซลล์

7. การสร้างแผนภาพและกราฟ

ในการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่สะดวกจะใช้ตาราง คอมพิวเตอร์ช่วยให้สามารถนำเสนอในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ซึ่งทำให้ไม่เพียง แต่แสดงผล แต่ยังประมวลผลข้อมูลได้อีกด้วย คลาสของโปรแกรมที่ใช้เพื่อจุดประสงค์นี้เรียกว่าสเปรดชีต

คุณลักษณะของสเปรดชีตคือความสามารถในการใช้สูตรเพื่ออธิบายความสัมพันธ์ระหว่างค่าของเซลล์ต่างๆ คำนวณโดย สูตรที่กำหนด จะดำเนินการโดยอัตโนมัติ การเปลี่ยนแปลงเนื้อหาของเซลล์จะนำไปสู่การคำนวณค่าของเซลล์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องใหม่โดยความสัมพันธ์ของสูตรและด้วยเหตุนี้เพื่ออัปเดตตารางทั้งหมดให้สอดคล้องกับข้อมูลที่เปลี่ยนแปลง

การใช้สเปรดชีตช่วยลดความยุ่งยากในการทำงานกับข้อมูลและช่วยให้คุณได้รับผลลัพธ์โดยไม่ต้องคำนวณด้วยตนเองหรือการเขียนโปรแกรมพิเศษ การใช้สเปรดชีตที่กว้างที่สุดพบได้ในการคำนวณทางเศรษฐกิจและการบัญชี แต่ในปัญหาทางวิทยาศาสตร์และทางเทคนิคสามารถใช้สเปรดชีตได้อย่างมีประสิทธิภาพเช่นสำหรับ:

·ดำเนินการคำนวณประเภทเดียวกันกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่

·ระบบอัตโนมัติของการคำนวณขั้นสุดท้าย

·แก้ไขปัญหาโดยการเลือกค่าพารามิเตอร์จัดตารางสูตร

·การประมวลผลการทดลอง

·ค้นหาค่าที่เหมาะสมของพารามิเตอร์

·การจัดทำเอกสารตาราง

·การสร้างแผนภาพและกราฟตามข้อมูลที่มีอยู่

หนึ่งในเครื่องมือที่พบบ่อยที่สุดสำหรับการทำงานกับเอกสารที่มีโครงสร้างแบบตารางคือ Microsoft Excel

สร้าง Microsoft Excel Spreadsheets

แนวคิดพื้นฐานของสเปรดชีต

เอกสาร Excel เรียกว่าสมุดงาน เวิร์กบุ๊กคือชุดของเวิร์กชีตซึ่งแต่ละเวิร์กบุ๊กมีโครงสร้างแบบตารางและสามารถมีตารางได้ตั้งแต่หนึ่งตารางขึ้นไป ในหน้าต่างเอกสารใน Excel จะแสดงเฉพาะแผ่นงานปัจจุบันซึ่งคุณกำลังทำงานอยู่ แผ่นงานแต่ละแผ่นจะมีชื่อเรื่องที่ปรากฏบนแท็บแผ่นงานที่ด้านล่างของแผ่นงาน ทางลัดสามารถใช้เพื่อสลับไปยังแผ่นงานอื่นในสมุดงานเดียวกัน ในการเปลี่ยนชื่อแผ่นงานให้ดับเบิลคลิกที่ทางลัด

แผ่นงานประกอบด้วยแถวและคอลัมน์ คอลัมน์เหล่านี้นำหน้าด้วยอักษรละตินตัวพิมพ์ใหญ่และเพิ่มเติมด้วยการผสมสองตัวอักษร โดยรวมแล้วเวิร์กชีตสามารถมีได้ถึง 256 คอลัมน์โดยมีหมายเลข A ถึง IV เส้นจะเรียงตามลำดับโดยมีตัวเลขตั้งแต่ 1 ถึง 65536 (หมายเลขบรรทัดสูงสุดที่อนุญาต)

เซลล์และที่อยู่ ที่จุดตัดของคอลัมน์และแถวเซลล์ตารางจะเกิดขึ้น เป็นองค์ประกอบขั้นต่ำในการจัดเก็บข้อมูล การกำหนดเซลล์ที่แยกจากกันจะรวมตัวเลขของคอลัมน์และแถว (ตามลำดับนี้) ที่จุดตัดของตำแหน่งตัวอย่างเช่น A1 หรือ DE234 การกำหนดเซลล์ (หมายเลข) ทำหน้าที่เป็นที่อยู่ ที่อยู่เซลล์ถูกใช้เมื่อเขียนสูตรที่กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างค่าที่อยู่ในเซลล์ต่างๆ

เซลล์ใดเซลล์หนึ่งจะทำงานอยู่เสมอและถูกเน้นด้วยกรอบของเซลล์ที่ใช้งานอยู่ กรอบนี้ทำหน้าที่เป็นเคอร์เซอร์ใน Excel การป้อนข้อมูลและการแก้ไขจะดำเนินการในเซลล์ที่ใช้งานอยู่เสมอ คุณสามารถย้ายกรอบของเซลล์ที่ใช้งานอยู่โดยใช้ปุ่มเคอร์เซอร์หรือตัวชี้เมาส์

หากคุณต้องการเลือกช่วงของเซลล์สี่เหลี่ยมคุณสามารถทำได้โดยลากตัวชี้จากเซลล์มุมหนึ่งไปยังแนวทแยงตรงข้าม ในขณะเดียวกันกรอบของเซลล์ปัจจุบันจะขยายออกเพื่อครอบคลุมช่วงที่เลือกทั้งหมด หากต้องการเลือกทั้งคอลัมน์หรือแถวให้คลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ (แถว) คุณสามารถเลือกคอลัมน์หรือแถวที่ติดต่อกันได้หลายรายการโดยลากไปที่ส่วนหัว

การป้อนแก้ไขและจัดรูปแบบข้อมูล

เซลล์เดียวสามารถมีข้อมูลหนึ่งในสามประเภท ได้แก่ ข้อความตัวเลขหรือสูตรและยังคงว่างเปล่า เมื่อ Excel บันทึกเวิร์กบุ๊กมันจะเขียนลงในไฟล์เฉพาะพื้นที่สี่เหลี่ยมของแผ่นงานที่อยู่ติดกับมุมบนซ้าย (เซลล์ A1) และมีเซลล์ที่เติมเต็มทั้งหมด

ประเภทของข้อมูลที่วางในเซลล์จะถูกกำหนดโดยอัตโนมัติเมื่อคุณพิมพ์ หากข้อมูลนี้สามารถตีความเป็นตัวเลขได้ Excel จะทำเช่นนั้น มิฉะนั้นข้อมูลจะถือว่าเป็นข้อความ การป้อนสูตรจะเริ่มต้นด้วยสัญลักษณ์“ \u003d” (เครื่องหมายเท่ากับ) เสมอ

ป้อนข้อความและตัวเลข ข้อมูลจะถูกป้อนลงในเซลล์ปัจจุบันโดยตรงหรือในแถบสูตรที่อยู่ส่วนบนของหน้าต่างโปรแกรมด้านล่างแถบเครื่องมือโดยตรง จุดแทรกถูกทำเครื่องหมายด้วยเคอร์เซอร์ข้อความ หากคุณเริ่มพิมพ์โดยการกดแป้นตัวเลขและตัวอักษรข้อมูลจากเซลล์ปัจจุบันจะถูกแทนที่ด้วยข้อความที่คุณป้อน หากคุณคลิกที่แถบสูตรหรือดับเบิลคลิกที่เซลล์ปัจจุบันเนื้อหาของเซลล์เก่าจะไม่ถูกลบและคุณสามารถแก้ไขได้ ไม่ว่าในกรณีใดข้อมูลที่ป้อนจะแสดงทั้งในเซลล์และในแถบสูตร

ในการกรอกรายการบันทึกข้อมูลที่ป้อนให้ใช้ปุ่ม Enter ในแถบสูตรหรือแป้น Enter หากต้องการยกเลิกการเปลี่ยนแปลงที่ทำและคืนค่าเซลล์ก่อนหน้าให้ใช้ปุ่มยกเลิกในแถบสูตรหรือแป้น Esc วิธีที่ง่ายที่สุดในการล้างเซลล์ปัจจุบันหรือช่วงที่เลือกคือใช้ปุ่ม Delete

การจัดรูปแบบเนื้อหาของเซลล์ ข้อมูลข้อความจะถูกจัดชิดทางด้านซ้ายของเซลล์ตามค่าเริ่มต้นและตัวเลขจะจัดชิดขวา ในการเปลี่ยนรูปแบบการแสดงข้อมูลในเซลล์ปัจจุบันหรือช่วงที่เลือกให้ใช้คำสั่ง Format\u003e Cells แท็บของกล่องโต้ตอบนี้ช่วยให้คุณสามารถเลือกรูปแบบการบันทึกข้อมูล (จำนวนตำแหน่งทศนิยมสกุลเงินวิธีเขียนวันที่ ฯลฯ ) กำหนดทิศทางข้อความและวิธีการจัดตำแหน่งกำหนดแบบอักษรและรูปแบบของสัญลักษณ์ควบคุมการแสดงและลักษณะของเฟรมกำหนดสีพื้นหลัง

การคำนวณในสเปรดชีต

สูตร การคำนวณในตาราง Excel ดำเนินการโดยใช้สูตร สูตรสามารถมีค่าคงที่ตัวเลขการอ้างอิงเซลล์และฟังก์ชัน Excel ที่เชื่อมต่อกับสัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์ วงเล็บช่วยให้คุณเปลี่ยนลำดับมาตรฐานของการดำเนินการ ถ้าเซลล์มีสูตรแผ่นงานจะแสดงผลการคำนวณปัจจุบันสำหรับสูตรนั้น หากคุณสร้างเซลล์ให้เป็นปัจจุบันสูตรจะแสดงในแถบสูตร

หลักสำคัญในการใช้สูตรใน Excel คือถ้าค่าของเซลล์ขึ้นอยู่กับเซลล์อื่นในตารางจริงๆคุณควรใช้สูตรเสมอแม้ว่าการดำเนินการจะทำได้ง่าย สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าการแก้ไขตารางในภายหลังจะไม่ลดทอนความสมบูรณ์และความถูกต้องของการคำนวณที่ดำเนินการในตาราง

การอ้างอิงเซลล์ สูตรสามารถมีลิงก์นั่นคือที่อยู่ของเซลล์ที่มีเนื้อหาถูกใช้ในการคำนวณ ซึ่งหมายความว่าผลลัพธ์ของการคำนวณสูตรขึ้นอยู่กับตัวเลขในเซลล์อื่น เซลล์ที่มีสูตรจึงขึ้นอยู่กับ ค่าที่แสดงในเซลล์ที่มีสูตรจะคำนวณใหม่เมื่อค่าของเซลล์ที่อ้างอิงเปลี่ยนไป

คุณสามารถระบุการอ้างอิงเซลล์ด้วยวิธีต่างๆ ขั้นแรกให้ป้อนที่อยู่เซลล์ด้วยตนเอง อีกวิธีหนึ่งคือคลิกที่เซลล์ที่ต้องการหรือเลือกช่วงที่คุณต้องการป้อนที่อยู่ เซลล์หรือช่วงจะถูกเน้นด้วยกรอบจุด

กล่องโต้ตอบ Excel ทั้งหมดที่กำหนดให้คุณต้องระบุหมายเลขเซลล์หรือช่วงจะมีปุ่มที่แนบมากับฟิลด์ต่างๆ เมื่อคุณคลิกที่ปุ่มดังกล่าวกล่องโต้ตอบจะถูกย่อให้เล็กที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ซึ่งทำให้ง่ายต่อการเลือกเซลล์ (ช่วง) ที่ต้องการโดยการคลิกหรือลาก

ลิงก์สัมบูรณ์และสัมพันธ์ ตามค่าเริ่มต้นการอ้างอิงเซลล์ในสูตรจะถือว่าเป็นญาติ ซึ่งหมายความว่าเมื่อคัดลอกสูตรที่อยู่ในลิงก์จะถูกเปลี่ยนโดยอัตโนมัติเพื่อให้ตรงกับตำแหน่งสัมพัทธ์ของเซลล์ต้นทางและสำเนาที่สร้างขึ้น

สมมติว่าเซลล์ B2 มีลิงก์ไปยังเซลล์ A3 ในแง่สัมพัทธ์เราสามารถพูดได้ว่าลิงก์ชี้ไปยังเซลล์ที่อยู่ทางซ้ายหนึ่งคอลัมน์และหนึ่งแถวด้านล่างเซลล์ที่กำหนด หากคัดลอกสูตรไปยังเซลล์อื่นการอ้างอิงแบบสัมพัทธ์นี้จะยังคงอยู่ ตัวอย่างเช่นเมื่อคุณคัดลอกสูตรไปยังเซลล์ EA27 ลิงก์จะยังคงชี้ไปที่เซลล์ทางด้านซ้ายและด้านล่างในกรณีนี้คือเซลล์ DZ28

ด้วยการกำหนดแอดเดรสแบบสัมบูรณ์ที่อยู่ของลิงก์จะไม่เปลี่ยนแปลงเมื่อคัดลอกดังนั้นเซลล์ที่จุดลิงก์จะถูกพิจารณาว่าไม่ใช่ตาราง ในการเปลี่ยนวิธีการกำหนดแอดเดรสเมื่อแก้ไขสูตรให้เลือกการอ้างอิงเซลล์แล้วกด F4 องค์ประกอบหมายเลขเซลล์ที่ใช้การกำหนดแอดเดรสแบบสัมบูรณ์จะขึ้นต้นด้วย $ ตัวอย่างเช่นด้วยการกดปุ่ม F4 อย่างต่อเนื่องเซลล์หมายเลข A1 จะเขียนเป็น A1, $ A $ 1, A $ 1 และ $ A1 ในสองกรณีหลังองค์ประกอบหนึ่งของหมายเลขเซลล์จะถือเป็นค่าสัมบูรณ์และอีกส่วนหนึ่ง - เป็นสัมพัทธ์

คัดลอกเนื้อหาของเซลล์

การคัดลอกและย้ายเซลล์ใน Excel ทำได้โดยการลากและวางหรือใช้คลิปบอร์ด เมื่อทำงานกับเซลล์จำนวนน้อยจะสะดวกในการใช้วิธีแรกเมื่อทำงานกับช่วงขนาดใหญ่วิธีที่สอง

วิธีการลากและวาง หากต้องการใช้การลากแล้วปล่อยเพื่อคัดลอกหรือย้ายเซลล์ปัจจุบัน (ช่วงที่เลือก) พร้อมกับเนื้อหาให้เลื่อนตัวชี้เมาส์ไปที่กรอบของเซลล์ปัจจุบัน (จะเปลี่ยนเป็นลูกศร) ตอนนี้เซลล์สามารถลากไปที่ใดก็ได้บนแผ่นงาน (จุดแทรกจะถูกทำเครื่องหมายด้วยคำแนะนำเครื่องมือ)

ในการเลือกวิธีการดำเนินการนี้รวมทั้งเพื่อการควบคุมที่เชื่อถือได้มากขึ้นขอแนะนำให้ใช้การลากและวางแบบพิเศษด้วยปุ่มเมาส์ขวา ในกรณีนี้เมื่อคุณปล่อยปุ่มเมาส์เมนูพิเศษจะปรากฏขึ้นซึ่งคุณสามารถเลือกการดำเนินการเฉพาะที่จะดำเนินการได้

แอปพลิเคชันคลิปบอร์ด การถ่ายโอนข้อมูลผ่านคลิปบอร์ดมีลักษณะเฉพาะบางประการใน Excel ที่เกี่ยวข้องกับความซับซ้อนของการควบคุมการดำเนินการนี้ ขั้นแรกคุณต้องเลือกช่วงที่จะคัดลอก (ตัด) และให้คำสั่งเพื่อวางบนคลิปบอร์ด: แก้ไข\u003e คัดลอกหรือแก้ไข\u003e ตัด การวางข้อมูลลงในเวิร์กชีตสามารถทำได้ทันทีหลังจากวางข้อมูลลงในคลิปบอร์ดแล้ว ความพยายามที่จะดำเนินการอื่นใดจะส่งผลให้ยกเลิกกระบวนการคัดลอกหรือย้ายที่เริ่มต้น อย่างไรก็ตามไม่มีข้อมูลสูญหายเนื่องจากข้อมูล "ตัด" จะถูกลบออกจากตำแหน่งเดิมในเวลาที่วางเท่านั้น

ค้นหาวิธีแก้ปัญหา Add-in นี้ใช้เพื่อแก้ปัญหาการเพิ่มประสิทธิภาพ เซลล์ที่เลือกค่าที่เหมาะสมที่สุดและตั้งค่าข้อ จำกัด จะถูกเลือกในกล่องโต้ตอบค้นหาโซลูชันซึ่งเปิดโดยใช้คำสั่งเครื่องมือ\u003e ค้นหาโซลูชัน

ตัวช่วยสร้างเทมเพลตสำหรับการรวบรวมข้อมูล Add-in นี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อสร้างเทมเพลตที่ใช้เป็นแบบฟอร์มสำหรับการป้อนระเบียนลงในฐานข้อมูล เมื่อสร้างเวิร์กบุ๊กจากเทมเพลตข้อมูลที่ป้อนลงในเวิร์กบุ๊กจะถูกคัดลอกไปยังฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเทมเพลตโดยอัตโนมัติ ตัวช่วยสร้างถูกเรียกใช้โดยคำสั่ง Data\u003e Template Wizard

ตัวช่วยสร้างเว็บฟอร์ม Add-in ออกแบบมาเพื่อสร้างแบบฟอร์มที่จะโฮสต์บนเว็บไซต์ แบบฟอร์มถูกจัดระเบียบในลักษณะที่ข้อมูลที่ป้อนโดยผู้เยี่ยมชมจะถูกเพิ่มลงในฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับฟอร์มโดยอัตโนมัติ ต้องสร้างแบบฟอร์มการรวบรวมข้อมูล Excel บนแผ่นงานล่วงหน้า การตั้งค่าระบบรวบรวมข้อมูลจัดระเบียบโดยใช้วิซาร์ดซึ่งเรียกใช้โดยคำสั่ง Service\u003e Wizard\u003e Web Form

การสร้างแผนภูมิและกราฟ

ใน Excel แผนภูมิคำจะใช้เพื่ออ้างถึงการแสดงข้อมูลตัวเลขทุกชนิดในรูปแบบกราฟิก การสร้างภาพกราฟิกขึ้นอยู่กับชุดข้อมูล นี่คือชื่อของกลุ่มเซลล์ที่มีข้อมูลอยู่ในแถวหรือคอลัมน์เดียว สามารถแสดงชุดข้อมูลหลายชุดในแผนภูมิเดียว

แผนภูมิคือวัตถุปลั๊กอินที่ฝังอยู่ในแผ่นงานแผ่นใดแผ่นหนึ่งของสมุดงาน อาจอยู่ในแผ่นงานเดียวกันกับข้อมูลหรือบนแผ่นงานอื่น ๆ (มักจะใช้แผ่นงานแยกต่างหากเพื่อแสดงแผนภูมิ) แผนภูมิจะรักษาความสัมพันธ์กับข้อมูลที่สร้างขึ้นและเมื่อข้อมูลนั้นถูกรีเฟรชข้อมูลนั้นจะเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏทันที

ในการสร้างแผนภูมิโดยปกติจะใช้ตัวช่วยสร้างแผนภูมิซึ่งเปิดใช้งานโดยคลิกปุ่มตัวช่วยสร้างแผนภูมิบนแถบเครื่องมือมาตรฐาน มักจะสะดวกในการเลือกพื้นที่ที่มีข้อมูลที่จะแสดงในแผนภูมิไว้ล่วงหน้า แต่คุณสามารถระบุข้อมูลนี้ได้ในระหว่างวิซาร์ด

ประเภทแผนภูมิ ในขั้นตอนแรกของการทำงานพ่อมดจะเลือกรูปร่างของแผนภาพ แบบฟอร์มที่มีอยู่จะแสดงอยู่ในรายการชนิดบนแท็บมาตรฐาน สำหรับประเภทแผนภูมิที่เลือกทางด้านขวาจะมีการระบุตัวเลือกการนำเสนอข้อมูลหลายรายการ (ดูจานสี) ซึ่งคุณควรเลือกประเภทที่เหมาะสมที่สุด แท็บกำหนดเองจะแสดงชุดประเภทแผนภูมิที่มีรูปแบบสมบูรณ์พร้อมการจัดรูปแบบที่พร้อมใช้งาน หลังจากระบุรูปร่างของแผนภาพแล้วให้คลิกปุ่มถัดไป

การเลือกข้อมูล ขั้นตอนที่สองของวิซาร์ดใช้เพื่อเลือกข้อมูลที่จะสร้างไดอะแกรม หากช่วงข้อมูลถูกเลือกไว้ก่อนหน้านี้การแสดงผลคร่าวๆของแผนภูมิในอนาคตจะปรากฏในพื้นที่แสดงตัวอย่างที่ด้านบนของวิซาร์ด หากข้อมูลอยู่ในช่วงสี่เหลี่ยมเดียวก็จะสะดวกในการเลือกโดยใช้แท็บ

ช่วงข้อมูล หากข้อมูลไม่ได้รวมกันเป็นกลุ่มเดียวข้อมูลสำหรับการวาดชุดข้อมูลแต่ละชุดจะถูกตั้งค่าบนแท็บซีรี่ส์ การแสดงตัวอย่างแผนภูมิจะรีเฟรชโดยอัตโนมัติเมื่อชุดข้อมูลที่แสดงเปลี่ยนไป

การออกแบบแผนภูมิ ขั้นตอนที่สามของวิซาร์ด (หลังจากคลิกปุ่มถัดไป) ประกอบด้วยการเลือกการออกแบบไดอะแกรม บนแท็บของหน้าต่างวิซาร์ดคุณสามารถตั้งค่า:

·ชื่อแผนภูมิป้ายชื่อแกน (แท็บชื่อเรื่อง);

·การแสดงและการติดฉลากแกนพิกัด (แท็บแกน);

·แสดงเส้นตารางขนานกับแกนพิกัด (แท็บ Gridlines);

·คำอธิบายของกราฟที่สร้างขึ้น (แท็บตำนาน);

·การแสดงฉลากที่สอดคล้องกับองค์ประกอบข้อมูลแต่ละรายการบนแผนภูมิ (แท็บ Data Labels);

·การนำเสนอข้อมูลที่ใช้ในการสร้างกราฟในรูปแบบของตาราง (แท็บตารางข้อมูล)

แท็บบางแท็บในรายการอาจไม่มีขึ้นอยู่กับประเภทแผนภูมิ

ตำแหน่งของแผนภูมิ ในขั้นตอนสุดท้ายของวิซาร์ด (หลังจากคลิกปุ่มถัดไป) คุณระบุว่าจะใช้เวิร์กชีตใหม่หรือแผ่นงานที่มีอยู่เพื่อวางไดอะแกรม โดยปกติตัวเลือกนี้มีความสำคัญสำหรับการพิมพ์เอกสารที่มีไดอะแกรมในภายหลังเท่านั้น หลังจากคลิกปุ่มเสร็จสิ้นแผนภาพจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติและแทรกลงในแผ่นงานที่ระบุ

การแก้ไขแผนภาพ คุณสามารถเปลี่ยนไดอะแกรมสำเร็จรูป ประกอบด้วยชุดขององค์ประกอบแต่ละรายการเช่นตัวกราฟเอง (ชุดข้อมูล) แกนพิกัดชื่อแผนภูมิพื้นที่พล็อตและอื่น ๆ เมื่อคุณคลิกที่องค์ประกอบของแผนภาพองค์ประกอบนั้นจะถูกไฮไลต์ด้วยเครื่องหมายและเมื่อคุณวางเมาส์เหนือองค์ประกอบนั้นจะมีการอธิบายโดยคำแนะนำเครื่องมือ คุณสามารถเปิดกล่องโต้ตอบเพื่อจัดรูปแบบองค์ประกอบแผนภูมิผ่านเมนูรูปแบบ (สำหรับองค์ประกอบที่เลือก) หรือผ่านเมนูบริบท (คำสั่งรูปแบบ) แท็บต่างๆของกล่องโต้ตอบที่เปิดขึ้นช่วยให้คุณเปลี่ยนตัวเลือกการแสดงสำหรับรายการข้อมูลที่เลือก

หากคุณจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญกับแผนภาพคุณต้องใช้ตัวช่วยสร้างไดอะแกรมอีกครั้ง ในการดำเนินการนี้ให้เปิดแผ่นงานที่มีแผนภูมิหรือเลือกแผนภูมิที่ฝังอยู่ในแผ่นงานที่มีข้อมูล หลังจากเริ่มตัวช่วยสร้างแผนภูมิคุณสามารถเปลี่ยนพารามิเตอร์ปัจจุบันที่พิจารณาในหน้าต่างวิซาร์ดเป็นค่าเริ่มต้น

ในการลบแผนภูมิคุณสามารถลบเวิร์กชีตที่มีอยู่ (แก้ไข\u003e ลบชีต) หรือเลือกแผนภูมิที่ฝังอยู่ในเวิร์กชีตข้อมูลแล้วกดแป้น Delete